Access.pdf

Poradykomputerowe.pl

Baza danych w programie Access

Kluczem do utworzenia sprawnej bazy danych jest umiejętne rozplanowanie przechowywanych i grupowanych

informacji, co w przyszłości pozwoli Wam uniknąć częstych i niepotrzebnych modyfikacji bazy danych

spowodowanych źle uporządkowanymi i powtarzającymi się informacjami.. Tworzenie bazy danych omówimy na

przykładzie listy kontaktów. W tekście tym dowiecie się: 1. Jak utworzyć bazę danych za pomocą kreatora? 2.

W jaki sposób dostosować do Waszych potrzeb interfejs bazy danych?

Kreator bazy danych

Program Access wyposaŜony został w kreatora bazy danych, którego celem jest ułatwienie projektowania bazy danych.

Kreator oparty jest na wielu szablonach dołączonych do programu, dzięki czemu nie będziecie zmuszeni tworzyć bazy danych

od podstaw. Sam kreator dysponuje szerokim wachlarzem baz danych, począwszy od bazy zarządzania kontaktów, a

skończywszy na bazach biznesowych opartych na tabelach nadzorujących interesujące Was procesy biznesowe (np. faktury

czy teŜ wynagrodzenia dla pracowników). Jeśli będziecie chcieli utworzyć bazę danych przy uŜyciu kreatora, zapoznajcie się z

poniŜszymi wskazówkami:

1. Uruchomcie program Access, a następnie wybierzcie z menu Nowy plik/Szablony ogólne.

2. Na ekranach Waszych monitorów pojawi się okno Szablony. Kliknijcie na zakładkę Bazy danych i wybierzcie opcję

Zarządzanie kontaktami.

3. Następnie utwórzcie bazę danych, zapisując jej nazwę w polu Nazwa pliku i klikając na przycisk Utwórz.

4. Po utworzeniu bazy danych uruchomiony zostanie właściwy kreator.

5. Kliknijcie przycisk Dalej i z nowego okna wybierzcie interesujące Was typy tabel, które zostaną zastosowane w polach

Waszej bazy danych.

6. Kolejny z kroków kreatora baz danych prowadzi Was do wyboru stylu dla obiektów Waszej bazy danych. Wybierzcie jeden

ze stylów i kliknijcie przycisk Dalej.

7. W kolejnym oknie kreatora wybierzcie styl, jaki chcecie zastosować do drukowania raportów i naciśnijcie przycisk Dalej.

8. Po wyborze stylu dla raportów bazy danych na ekranach Waszych monitorów wyświetli się ostatnie okno kreatora. Wpiszcie

nazwę dla nowo utworzonej bazy danych i kliknijcie na przycisk Dalej. Na Waszych monitorach pojawi się panel główny bazy

zarządzającej kontaktami, dzięki któremu moŜecie rozbudowywać nowo powstałą bazę danych o niezbędne informacje.

Dostosowywanie interfejsu bazy danych

Domyślne ustawienia menu, pasków narzędzi czy teŜ panelu przełączania moŜe być pozbawione interesujących Was opcji. W

tym wypadku najlepiej ustawić cały interfejs bazy danych do Waszych indywidualnych potrzeb. W tym celu przyjrzyjcie się

poniŜszym wskazówkom:

1. Jeśli będziecie chcieli wyświetlić pasek narzędzi, wybierzcie opcję Narzędzia/Dostosuj. Na ekranach Waszych monitorów

pojawi się okno Dostosowywanie, z którego wybierzcie zakładkę Paski narzędzi i zaznaczcie interesujące Was pola wyboru

(np. okienko zadań czy podgląd wydruku), a wybrany pasek narzędzi zostanie wyświetlony.

2. Wybrane opcje moŜecie umieścić na nowym pasku narzędzi. W tym celu kliknijcie przycisk Nowy w zakładce Paski

narzędzi, a następnie wpiszcie jego nazwę i zakończcie operację, klikając przycisk OK.

3. W tym samym oknie moŜecie dodać do paska narzędzi interesujące Was polecenia. Wystarczy, Ŝe klikniecie na zakładkę

Polecenia i wybierzecie interesującą Was kategorię z dostępnych list poleceń. Po wybraniu interesujących Was poleceń

wystarczy, Ŝe przeciągniecie wybrane polecenie na pasek narzędzi.

4. KaŜdy z przycisków moŜecie szybko usunąć, klikając na wybrane polecenie prawym przyciskiem myszy i wybierając z listy

opcję Usuń. Jeśli będziecie chcieli wyróŜnić jeden z przycisków innym kolorem, wybierzcie z zakładki Paska narzędzi opcję

Edytuj obraz przycisku i z dostępnej tabeli wybierzcie jeden z interesujących Was kolorów.

Poradykomputerowe.pl

Access - Tworzenie tabel w widoku projektu

Często zapisujesz wiele informacji w programie Excel, tworzysz duŜe bazy danych, jednak program Excel nie

nadaje się do przechowywania duŜych ilości danych. Program Excel długo otwiera takie pliki i długo je przelicza

podczas zmiany nawet pojedynczej komórki. Poza tym Excel nie ma odpowiednich narzędzi, które potrafią

przetwarzać takie dane w miarę szybko i prosto. Są wprawdzie takie narzędzia jak Autofiltr, tabele przestawne

czy odpowiednie formuły, ale kaŜde z tych narzędzi nadaje się tylko do wykorzystania w określonym przypadku.

Znacznie lepiej przechowywać duŜe ilości danych w typowych plikach bazy danych takich jak pliki programu

Access. Program Access poza tym daje moŜliwość tworzenia kwerend, które ułatwiają obróbkę tych danych, tj.

sortowanie, wybieranie danych spełniających określone kryteria, łączenia danych z kilku tabel, itp. PoniŜej

pokaŜemy ci w jaki sposób utworzyć bazę danych, dodać do tej bazy tabelę z informacjami o klientach i

odpowiednio ją zmodyfikować

Tworzenie bazy danych. Aby utworzyć bazę danych:

1. Otwórz program Microsoft Access.

2. Po otwarciu programu Access pojawi się lista ostatnio otwartych plików. Wybierz opcję Utwórz nowy plik.

3. W następnym oknie wybierz opcję Pusta baza danych.

4. Pojawi się okno zapisu pliku. Zlokalizuj odpowiedni folder, zmień nazwę w polu Nazwa pliku i zapisz plik naciskając

przycisk Utwórz.

Rys. 1. Zapisywanie nowej bazy danych.

*Uwaga*

Bazy danych programu Access nie wymagają zapisywania po zmianie danych w bazie tak jak na przykład

skoroszyty Excela. Takie informacje są automatycznie zapisywane od razu w pliku źródłowym. Zapisywanie

pliku jest konieczne tylko w wypadku modyfikacji struktury pliku.

*Koniec uwagi*

Pojawi się okno główne bazy danych widoczne na rys. 2.

Rys. 2. Główne okno bazy danych w wersji Access 2003.

Poradykomputerowe.pl

Po lewej stronie okna widoczne są rodzaje elementów składowych bazy danych. Tabele są najwaŜniejszymi elementami

bazy danych, poniewaŜ to one zawierając dane. W oknie po prawej znajduje się lista tabel. Na razie jest ona pusta, w tym

oknie znajdują się tylko trzy przyciski słuŜące do tworzenia tabel. MoŜesz utworzyć tabelę wprowadzając dane, moŜesz

równieŜ skorzystać z kreatora, jednak poniŜej przedstawimy jak stworzyć tabelę od podstaw czyli przełączyć się do

widoku projektu i tam ustawić parametry takiej tabeli.

Widok projektu tabeli

Do widoku projektu moŜesz przełączyć się naciskając na przycisk Projektuj lub dwukrotnie klikając polecenie Utwórz

tabelę w widoku projektu.

Rys. 3. Widok projektu tabeli.

U góry okna widoku projektu znajdują się po kolei nazwy pól, rodzaj danych przechowywanych w tych polach oraz opis

pola. Opis pola słuŜy tylko jako informacja na temat danego pola tabeli.

*Wskazówka*

KaŜda tabela bazy danych składa się z pól (najczęściej widocznych jako kolumny) i rekordów (najczęściej

przedstawianych jako wiersze). Pole tabeli odzwierciedla rodzaj danych zawartych w rekordach. Natomiast

w rekordach przechowywane są dane. KaŜdy rekord jest osobnym zbiorem danych i rekordy nie są w Ŝaden

sposób powiązane między sobą.

*Koniec wskazówki*

Aby stworzyć tabelę zawierającą informacje o klientach:

1. W pierwszym wierszu w widoku projektu tabeli w polu Nazwa pola wpisz Nazwa klienta.

2. W polu Typ danych obok wybierz Tekst, poniewaŜ nazwy klientów będą ciągami tekstowymi.

3. W drugim wierszu w polu Nazwa pola wpisz Adres, a w polu Typ danych wybierz Tekst.

4. Podobnie stwórz pole Miasto, Kod pocztowy i NIP za kaŜdym razem wybierając Tekst w polu Typ danych.

Rys. 4. Widok projektu tabeli po wstawieniu pól, które będą charakteryzowały klientów.

Poradykomputerowe.pl

Wstawiłeś do tabeli podstawowe pola, które będą opisywały klientów. Teraz moŜesz przystąpić do wpisywania danych do

tabeli.

*Wskazówka*

W kaŜdej chwili będziesz mógł dodać inne pola, jeśli zajdzie taka potrzeba. Musisz jednak pamiętać, Ŝe w takim

wypadku będziesz musiał uzupełnić wartość w tym polu dla wszystkich rekordów wpisanych juŜ do tabeli, jeśli

to oczywiście będzie konieczne. Dlatego najlepiej na początku, przy tworzeniu tabeli rozwaŜyć jakie jeszcze pola

są potrzebne czyli w tym przypadku: jakie jeszcze cechy klientów mogą być potrzebne w tej tabeli.

*Koniec wskazówki*

Aby wpisać dane do tabeli:

1. Przełącz się do widoku arkusza danych. W tym celu wybierz pierwsze polecenie po lewej stronie na pasku narzędzi Projekt

tabeli i z listy rozwijalnej wybierz polecenie Widok arkusza danych.

Rys. 5. Przełączanie się do widoku arkusza danych.

2. Pojawi się komunikat informujący, Ŝe przed przełączeniem się do widoku projektu musisz zapisać tabelę. Naciśnij Tak, aby

zapisać tabelę.

3. Pojawi się okno Zapisywanie jako. Wpisz w nim nazwę tabeli. PoniewaŜ ta tabela będzie zawierała informacje o klientach

wpisz jako nazwę tabeli: Klienci i naciśnij OK.

Rys. 6. Zapisywanie tabeli pod nazwą Klienci.

5. Pojawi się informacja, Ŝe tabela nie ma zdefiniowanego klucza podstawowego. Klucz podstawowy to pole tabeli,

które jednoznacznie identyfikuje dany rekord tabeli. W tym polu kaŜdy rekord musi posiadać inną wartość niŜ

pozostałe. Okno informuje, Ŝe program Access moŜe sam stworzyć klucz podstawowy. Naciśnij Tak, aby taki klucz

został

tabeli.

Rys. 7. Okno informujące o braku klucza podstawowego w tabeli.

Po tych operacjach zostanie ukazana tabela Klienci w widoku arkusza danych. MoŜesz wypełniać tabelę wpisując dane do

odpowiednich pól.

dodany

Poradykomputerowe.pl

Rys. 8. Tabela klienci w widoku arkusza danych.

W jednym z następnych Eletterów napiszemy o dostosowywaniu tabeli tak, aby ułatwić sobie wpisywanie danych do

tabeli.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: