Harmonogram organizacji konferencji prasowej
I. KONCEPCJA
1.ustalenie terminu
2.sporządzenie listy dziennikarzy
3.Ustalenie prowadzącego i referentów szczegółowych
4.Ustalenie terminu, miejsca i godziny konferencji(sprawdzić czy termin nie koliduje z terminem innych imprez interesujących dziennikarzy)
II.ZAPROSZENIE DZIENNIKARZY
1.Zredagowanie zaproszeń
2.Dostarczenie zaproszeń(poczta, faks ,posłaniec ,osobiście min 5-7 dni przed imprezą)
III OPRACOWANIE MATERIAŁOW INFORMACYJNYCH DLA DZIENNIKARZY
1.nie powinno przekraczać 1 -1.5 strony
IV.PRZYGOTOWANIE MATERIAŁOW POMOCNICZYCH
1.Można je przekazać dziennikarzom przy okazji konferencji, np.foldery,drobne upominki
V.PRZYGOTOWANIE SALI
1. Przygotowanie miejsca dla osób udzielających inf (na podwyższeniu)
2.instalacja mikrofonu
3.Przygotowanie tabliczek z nazwiskami osób udzielających inf.
4.Przygotowanie tabliczek z napisem "konferencja prasowa" do umieszczenia przed wejściem do sali
5.Przygotowanie wystroju sali, w tym elementów wizualnych podkreślających tożsamość firmy.
VI.PRZYGOTOWANIE STOLIKA RECEPCYJNEGO
wskazane jest umieszczenie go przed wejsciem na sale lub w sali.na ok pół godz przed konferencją osoba powinna oczekiwać na gości.Na stoliku materiały dla dziennikarzy
VII.PRZYGOTOWANIE POCZĘSTUNKU
kawa,herbata,napoje,ciastka,kanapki...itp
VIII.PZEBIEG KONFERENCJI
1.Powietanie przez prowadzącego konferencje(rzecznik prasowy firmy) i podziękowanie za przybycie
2.Przedstawienie osób udzielających inf : szefa firmy lub jego zastępcy oraz ekspertów.
3.Krótkie wystąpienie (najlepiej dowcipne) szefa firmy.
4.Informacja zasadnicza
5. Pytania i odpowiedzi.
IX.ZAKOŃCZENIE KONFERENCJI
Podziękowanie za udział
X.WYKORZYSTANIE CZASU BEZPOŚREDNIO PO KONFERENCJI
1.Spotkanie towarzyskie.
2. Dodatkowe pytania.
XI.CZYNNOŚCI DO WYKONANIA PO KONFERENCJI
1.Rozesłanie materiałów do tych dziennikarzy, którzy nie mogli wziąć udziału.
2.Gromadzeni wyników konferencji w mass mediach.
3.Opracowanie sprawozdania zawierającego m.in wskazówki dla przyszłych podobnych działań.
XII. PRZYGOWOWANIE SPRAWOZDNIA Z WYKORZYSTANEGO BUDŻETU WRAZ Z WNIOSKAMI NA PRZYSZŁOŚĆ.
goffu