Metodyka prac audytowych
Zagadnienia:
1. Planowanie zadań audytowych
2. Realizacja zadań audytowych
3. Sprawozdanie z zadania audytowego
Zasady ogólne planowania audytu
1. Wybór obszarów poddanych audytowi na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka
2. Poddanie audytowi wszystkich systemów zarządzania i kontroli w możliwie krótkim czasie
3. Duże systemy zarządzania należy badać metodą próbkowania
4. Jak najmniej audytów poza planem
PLANOWANIE ZADAŃ AUDYTOWYCH
Plan audytu zawiera:
1. Aprioryczną ocenę ryzyk,
2. Uporządkowane, tematy (obszary) audytu wewnętrznego,
3. Proponowany harmonogram przebiegu audytu wewnętrznego,
4. Wielkość potrzebnych środków materialnych i zasobów ludzkich.
5. Zasygnalizowanie ewentualnej konieczności pozyskania ekspertyz z zewnątrz i określenie kosztów ich nabycia,
6. Obszary zaplanowane do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na przestrzeni kolejnych lat.
Lista weryfikacyjna planu audytowego
1. Wcześniejszych dokumentów roboczych audytu, i sprawozdań z ich przeprowadzenia oraz ustaleń dotyczących konkretnych działań następczych,
2. Okresu trwania poprzednich zadań w zestawieniu z ustaleniami i zaleceniami z przeprowadzonych audytów oraz ustalenia ich wpływu na bieżące zadania audytowe,
3. Oceny ryzyka bieżącego zadania audytowego i identyfikacji spraw wzbudzających szczególne obawy z punktu widzenia bieżącego audytu,
4. Znajomości działalności operacyjnej komórki poddawanej zadaniu audytowemu,
5. Koordynacji audytu z audytorami zewnętrznymi oraz ustalenia wpływu ich pracy na zakres bieżącego zadania audytowego,
6. Ustalenia konkretnych celów zadania audytowego,
7. Oszacowania czasu i zasobów koniecznych do osiągnięcia celów zadania audytowego.
Przykład planowania audytu
Rozporządzenie Ministra Finansów z 10 kwietnia 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzenia audytu wewnętrznego
Przegląd wstępny
Ułatwia programowanie zadania audytowego:
• zrozumienie badanej działalności,
• wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego,
• zidentyfikowanie istniejących mechanizmów kontroli,
• uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego,
• ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzenie zadania audytowego na danym obszarze.
Zadanie audytowe
Program zadania audytowego opracowuje audytor po zakończeniu etapu planowania
Zawartość zadania audytowego
a) oznaczenie zadania ze wskazaniem jego tematu,
b) cel zadania,
c) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
d) wskazówki metodyczne,
e) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania.
Wskazówki metodyczne
§ planowane techniki przeprowadzania zadania,
§ problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
§ rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania
Program zadania audytowego
Podręcznik audytu wewnętrznego w administracji publicznej
Ministerstwo Finansów
Marzec 2003
REALIZACJA ZADAŃ AUDYTOWYCH
• Narada otwierająca
• Realizacja zadania audytowego
• Narada zamykająca
Narada otwierająca
Uczestnicy:
• Audytorzy
• Przedstawiciele komórki audytowanej
Audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego, aby zminimalizować zaburzenia w pracy komórki organizacyjnej poddawanej audytowi
Realizacja zadania audytowego
Wybór technik audytu:
• Zapoznanie się z dokumentacją
• Wyjaśnienia i informacje pracowników
• Obserwacje pracowników
• Oględziny
• Rekonstrukcja wydarzeń lub obliczeń
• Sprawdzenie rzetelności informacji
• Porównanie zbiorów danych
• Graficzna analiza procesów
• Pobieranie próbek losowych
Czynności audytorskie
• wstępny przegląd organizacji oraz zestawu jej mechanizmów kontroli
• wstępną ocenę funkcjonowania mechanizmów kontroli,
• testowanie i ponowną ocenę, czyli potwierdzenie, zmianę lub odrzucenie wstępnej próby oceny systemu mechanizmów kontroli wewnętrznej
Testy audytowe
Testy polegają na określeniu i doborze reprezentacyjnej próbki operacji, zbadaniu ich i porównaniu wyników z oczekiwaniami.
Rodzaje testów:
Ø testy zgodności - Przeprowadza się dla uzyskania dowodów, że dany system działa zgodnie z oczekiwaniami audytora, który w wyniku oceny systemu kontroli wewnętrznej uzyskał pewność, że mechanizmy kontroli istnieją są stosowane i skuteczne
Ø testy wiarygodności :
• Służą one do sprawdzenia, czy zawarte w dokumentacji informacje są dokładne, kompletne i odzwierciedlają stan faktyczny.
• Zazwyczaj przeprowadza się po testach zgodności, ale dopuszczalne jest także połączenie tych dwóch rodzajów testów.
Podsumowanie procedury badania i oceny mechanizmów kontroli wewnętrznej
Obejmują one:
• Wstępny przegląd dla uzyskania obrazu funkcjonowania mechanizmów kontroli wewnętrznej u klienta audytu
• Analizę funkcjonowania tych mechanizmów
• Ustalenie faktów za pomocą analizy i dociekania jakie ustalono mechanizmy kontroli
• Wstępne próby zarysowania schematów organizacyjnych, analiz graficznych procesów oraz notatki je opisujące
• Prześledzenie procesów – śledzenie wybranych transakcji przez cały system dla stwierdzenia funkcjonowania zgodnego z opisem
• Dokumentowanie przebiegu audytu
• Ocena wstępnej próby
• Testowanie i ponowna ocena wstępnej próby
• Udokumentowanie wyników
SPRAWOZDANIE Z ZADANIA AUDYTOWEGO
Powinno zawierać elementy:
• Stwierdzenie stanu istniejącego (co jest?)
• Kryteria (co powinno być?)
• Skutek (co z tego wynika?)
• Przyczyna (dlaczego tak się stało?)
• Zalecenia (co należy zrobić)
Sprawozdanie z audytu
Powinno być zrozumiałe, przejrzyste, obiektywne i bezstronne, czyli oparte na faktach, konstruktywne, kompletne i sporządzone w określonym terminie.
Rozporządzenie MINISTRA FINANSÓW
z dnia 24 czerwca 2006 r.
w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego
hinolek