Nadzorowanie zapisów ( Logo ).pdf

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

PROCEDURA

Systemowa

P02.02 wyd. [data wydania]

str. 1 / stron 5

ilość załączników: 1

egz. nr: ...............

Tytuł:

Nadzorowanie zapisów

Spis treści

1. Cel................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ... 2

2. Przedmiot i zakres ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 2

3. Definicje ................................ ................................ ................................ ................................ ......................... 2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia ................................ ................................ ................................ .................. 2

5. Schemat blokowy ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 3

6. Opis postępowania ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 4

6.1 Identyfikacja potrzeb dotyczących zapisów ................................ ................................ ................................ . 4

6.2 Sporządzanie i oznaczanie ................................ ................................ ................................ ......................... 4

6.3 Okresy przechowywania ................................ ................................ ................................ ............................. 4

6.4 Przechowywanie................................ ................................ ................................ ................................ ......... 4

6.5 Udostępnianie zapisów klientowi................................ ................................ ................................ ................. 4

6.6 Końcowe rozdysponowanie................................ ................................ ................................ ......................... 4

7. Dokumenty związane ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 4

8. Zapisy ................................ ................................ ................................ ................................ ............................. 5

9. Załączniki ................................ ................................ ................................ ................................ ....................... 5

10. Zmiany do wydania poprzedniego ................................ ................................ ................................ .............. 5

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe ................................ ................................ ...................... 5

Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data za-

twierdze-

nia]

data

Imię i Nazwisko – Właściciel/Dyrektor

............................................................

podpis

Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

P02.02, wyd. [data wydania]

str. 2 z 5

1. Cel

Zapewnienie, że utrzymywane i przechowywane są przez ustalony okres odpowiednie zapisy

umożliwiające prezentację osiągnięcia wymaganej jakości wyrobów, realizacji działań i skuteczności

systemu zarządzania jak ością.

2. Przedmiot i zakres

Procedura ustala system nadzoru nad zapisami dotyczącymi jakości obejmujący sporządzanie,

przechowywanie i obsługiwanie zapisów.

Procedura dotyczy wszystkich rodzajów zapisów tworzonych w Przedsiębiorstwie oraz

dokumentów stanowiących zapisy otrzymywane od dostawców i insty tucji zewnętrznych.

3. Definicje

1. Zapisy dotyczące jakości: informacje zebrane na druku (formularzu) lub na nośnikach

elektronicznych związane z wyrobem, procesem lub systemem jakości dotyczące stanu spełniania

wymagań i/lub realizacji działań; aby jakakolwi ek informacja mogła być traktowana jako zapis

jakości to musi być to dokument nadzorowany przez upoważnioną osobę, zatwierdzony przez

podpis, dający się jednoznacznie przyporządkować i z awierający datę wystawienia.

2. Kluczowy dokument: dokument (zapis) o tak iej wadze, że przedwczesne pozbycie się go mogłoby

spowodować poważne ryzyko utraty prestiżu, kosztów i odpowiedzialności prawnej; jako kluczowe

dokumenty traktuje się przynajmniej wszystkie zapisy wymagane przyjętą normą systemu jakości

oraz wynikające z uzgodnień kontraktowych.

3. Pełnomocnik: Pełnomocnik Właściciela Przedsiębiorstwa ds. systemu zarządzania jakością.

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

1. Każdy kto tworzy dokumenty (zapisy) jest odpowiedzialny za poprawność merytoryczną,

oznaczenie i formę dokumentu.

2. Pełnomocnik jest odpowiedzialny i uprawniony do ustalenia wykazu i okresów przechowywania

kluczowych dokumentów (zapisów).

3. Wyznaczone jednostki są odpowiedzialne za odpowiednie obsługiwanie zapisów i przechowywanie

przez ustalony okres.

4. Szczegółowy po dział odpowiedzialności wynika z pkt. 6 procedury i tabeli odpowiedzialności za

przechowywanie poszczególnych rodzajów zapisów (p. zał. nr 1).

5. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za ciągłą aktualność i adekwatność

niniejszej procedury oraz za doskonalenie procesu nadzoru nad zapisami.

LOGO

P02.02, wyd. [data wydania]

str. 3 z 5

5. Schemat blokowy

Określenie zbioru

zapisów

Norma ISO 9001.

Przepisy.

Procedury.

Ustalenie zasad

i okresów

przechowywania

Zał. nr 1

Wykaz zapisów

i okresy

przechowywania

Ustalenie

odpowiedzialnych za

sporządzenie

i obsługę zapisów

Procedury.

Instrukcje.

Zał. nr 1.

Sporządzanie,

przechowywanie i

udostępnianie zapisów

Rejestry.

Zbiory zapisów.

Końcowy przegląd

i rozdysponowanie

Protokół

LOGO

P02.02, wyd. [data wydania]

str. 4 z 5

6. Opis postępowania

6.1 Identyfikacja potrzeb dotyczących zapisów

Pełnomocnik identyfikuje potrzeby sporządzenia zapisów. Odpowiednie ustalenia są zawarte w

procedurach systemu jakości. Załącznik nr 1 do niniejszej procedury zawiera wykaz zapisów

kluczowych.

6.2 Sporządzanie i oznaczanie

Wszystkie zapisy muszą być sporządzone czytelnie oraz muszą być oznaczone tak, aby dały się

jednoznacznie przyporządkow ać do wyrobu lub działania, którego dotyczą. Musi być zapewniona

identyfikacja osoby, która zapis sporządziła.

6.3 Okresy przechowywania

1. Pełnomocnik ustala wykaz zapisów kluczowych, okresy ich przechowywania i odpowiedzialnych za

przechowywanie. Wykaz ten st anowi integralną część niniejszej procedury (zał. nr 1) i musi być

aktualizowany stosownie do sytuacji.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych identyfikują potrzeby przechowywania zapisów innych niż

kluczowe i stosownie do zidentyfikowanych potrzeb dokonują we wnętrznych ustaleń odnośnie

przechowywania tych zapisów. W szczególności w każdej komórce musi być sporządzony

szczegółowy wykaz zapisów związanych z zakresem realizowanych zadań. Wykaz ten powinien

obejmować zarówno zapisy wchodzące, jak i tworzone oraz p ostępowanie z tymi zapisami.

6.4 Przechowywanie

Każda komórka, w której powstają i/lub są wykorzystywane zapisy jest zobowiązana do

przechowywania zapisów w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub

zagubieniem oraz w sposób zapewniają cy łatwy i szybki dostęp dla upoważnionego personelu.

6.5 Udostępnianie zapisów klientowi

Wszystkie zapisy nie stanowiące dokumentów do przekazania klientowi jako dokumentacja

towarzysząca wyrobowi (usłudze), muszą być również udostępnione klientowi lub jego

przedstawicielowi na jego żądanie w zakresie właściwym do wykazania wiarygodności działań

jakościowych.

6.6 Końcowe rozdysponowanie

1. Pod koniec okresu przechowywania zapisy muszą być przejrzane i muszą być podjęte decyzje

odnośnie dalszego rozdysponowania.

2. Kierownik nadzorujący określone rodzaje zapisów jest upoważniony do końcowego

rozdysponowania z zastrzeżeniem uzgodnienia z Pełnomocnikiem.

3. Z końcowego rozdysponowania musi być sporządzony protokół.

7. Dokumenty związane

1. Norma ISO 9001 wyd. 2000;

2. Przepisy o odpowiedzialności za produkt.

3. Procedury systemu jakości.

LOGO

P02.02, wyd. [data wydania]

str. 5 z 5

8. Zapisy

1. Protokoły końcowego rozdysponowania.

9. Załączniki

1. Wykaz i okresy przechowywania zapisów kluczowych (zał. nr 1);

10. Zmiany do wydania poprzedniego

Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski

2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane

strony, co jest wykazane poniżej:

Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury

Lp.

Imię i nazwisko

Stanowisko

Data

Podpis

>> Koniec procedury <<

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: