Funkcje controllingu w procesie zarządzania firmą.pdf

Dr Janusz Nesterak

Katedra Ekonomiki i Organizacji Przedsiębiorstw

Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie

FUNKCJE CONTROLLINGU W PROCESIE ZARZĄDZANIA FIRMĄ.

WSTEP

W środowiskach menedżerskich controlling staje się powoli synonimem systemu

zarządzania skutecznego w walce z kryzysem, inflacją, konkurencją i narastającą zmiennością

otoczenia. Wśród praktyków i teoretyków postrzegany jest on jako profesjonalny sposób

zarządzania przedsiębiorstwem, który od momentu powstania do obecnych czasów podlegał

licznym przeobrażeniom i modyfikacjom, adaptując się do wymagań gospodarki rynkowej.

Autor w niniejszym artykule dokonał próby identyfikacji funkcji, jakie pełni controlling we

współczesnym procesie zarządzania przedsiębiorstwem.

IDEA CONTROLLINGU W PRZEDSIĘBIORSTWIE.

Pojęcie controlling najczęściej kojarzy się z kontrolą czegoś lub kogoś, tymczasem w języku

angielskim „to control” najogólniej oznacza sterowanie, regulowanie, czy też utrzymywanie pod

kontrolą procesów społeczno-materialnych i wyników gospodarczych w przedsiębiorstwie 1 .

Korzenie controllingu sięgają czasów średniowiecza, kiedy to w XV wieku utworzone zostało na

angielskim dworze królewskim stanowisko określane jako „Countrollour” 2 . Przypisano mu zadania

nadzoru oraz weryfikacji zapisów dotyczących przepływu strumieni środków finansowych oraz dóbr

materialnych i usług 3 . Za kolebkę controllingu -w jego współczesnym rozumieniu- uznaje się Stany

Zjednoczone, gdzie w drugiej połowie XVII wieku powstawały pierwsze stanowiska związane z

kontrolą zarządzania finansami publicznymi. W 1778 roku założono Komisję zajmującą się

monitorowaniem wykonania budżetu Stanów Zjednoczonych. Zastosowanie controllingu w

gospodarce przypada na koniec XIX wieku. Wiąże się ono z dynamicznym rozwojem gospodarki

Stanów Zjednoczonych oraz powstawaniem w przedsiębiorstwach pierwszych stanowisk

controllerów. Inspiratorem zastosowania rozwiązań controllingu w przedsiębiorstwach były

istniejące w Stanach Zjednoczonych towarzystwa kolei żelaznej. Funkcjonujące tam

1 S.Nowosielski, Podstawy kontrolingu w zarządzaniu produkcją, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we

Wrocławiu, Wrocław 1994, s.9.

2 W opracowaniach teoretycznych pojawia się pogląd, że słowo controller tożsamy jest ze znanym od XVI wieku comptrollerem,

pochodzącym od francuskiego słowa competr-rachmistrz,. Por. J.H.Jacson, The Growth of the Controllership Function, Controllership in

Modern Management, T.F.Bradshow-Ch.C.Hull, Chicago 1950, s.11-27. Czasami pojawia się włoska etymologia słowa controller, która

oznacza contra rolatus = „przeciw rolę”. Por. D.W.Schoeppner, Controlling – woher und wohin?, Controller Magazin, 1998, nr 1, s.12.

3 I.Sjurts, Kontrolle, Controlling und Unternehmensfuehrung, Wiesbaden 1995, s.163.

przedsiębiorstwa Atchinson, Topeka and Santa Fe Railroad Company utworzyły w 1880 roku

pierwsze stanowiska controllerów (ang. comptroller). Równolegle rozwiązania te wdrażano w

przemyśle. W 1892 roku rozpoczęto stosowanie technik controllingowych w General Electric

Company 4 . W 1921 roku pojawia się pojęcie controllera w rozumieniu osoby, której główną funkcją

było odpowiadanie za budżet i rachunkowość przedsiębiorstwa. Natomiast w latach 1925-1940

przekształcono ideę sterowania, odwołującej się dotychczas tylko do zadań realizowanych przez

controllera, w rozbudowany układ rozwiązań instytucjonalnych, kompleksowo wspierających

zarządzanie firmą.

Wśród czynników przyśpieszających zastosowanie rozwiązań proponowanych przez

controlling na szczególną uwagę zasługują 5 :

 stale wzrastającą wielkość przedsiębiorstw i narastające w powiązaniu z tym problemy z

koordynacją działalności gospodarczej,

 światowy kryzys gospodarczy,

 silna walka konkurencyjna,

 trudności w przewidywaniu koniunktury gospodarczej,

 silne związki nauki z praktyką gospodarczą.

Czynniki te wymusiły na menedżerach konieczność większej dbałości o wzrost efektywności

gospodarowania. Controlling oferował wówczas narzędzia umożliwiające jasne wytyczanie celów

oraz sprawne weryfikowanie obszarów niedomagań w firmie. Rosnące zainteresowanie

controllingiem doprowadziło do utworzenia w 1931 roku w Stanach Zjednoczonych Controller’s

Institute of America (Amerykański Instytut Controllerów), istniejącego do dnia dzisiejszego pod

nazwą Financial Executives Institute – FEI. Instytut ten od 1934 roku rozpoczął wydawanie

czasopisma „The Controller” (od 1962 roku „Financial Executive”), na łamach którego po raz

pierwszy opublikowano katalog zadań controllera. W 1944 roku utworzony został w USA instytut

naukowy Controllership Foundation, który działa obecnie pod nazwą Financial Executives Research

Foundation 6 . We współczesnej gospodarce amerykańskiej rola controllingu sprowadza się do

opracowania i wprowadzenia kompleksowego systemu służącego optymalnemu wykorzystaniu

posiadanych zasobów w celu wzrostu efektywności funkcjonowania podmiotu gospodarczego, przy

równoczesnym umożliwieniu mu szybkiego reagowania na zmiany występujące w otoczeniu. W

takim rozumieniu controlling to "podsystem kierowania firmą obejmujący w swym zakresie funkcję

4 Było to pierwsze przedsiębiorstwo przemysłowe na świecie, w którym utworzono stanowisko o współcześnie brzmiącej i stosowanej

nazwie controller. Obecnie w USA funkcjonuje termin controllership-function, wyrażający zadania controllera, zaś samo pojęcie

controlling nie jest praktycznie stosowane.

5 S.Nowosielski, Controlling w literaturze i praktyce, Przegląd Organizacji,1998, nr 12, ss.33-36.

6 H.Siegwart, Worin unterscheiden sich amerikanisces und deutsches Controlling, Management Zeitschrift, 1982, nr 2, s.97.

planowania, kontroli oraz informacji w celu rozwoju, adaptacji i koordynacji działań całego

systemu" 7 .

W gospodarkach państw europejskich controlling praktycznie pojawił się dopiero w latach

sześćdziesiątych obecnego stulecia wraz z powstaniem filii dużych korporacji amerykańskich 8 .

Przedsiębiorstwa te zainteresowane były ujednoliceniem stosowanej w USA i Europie technologii

zarządzania. Bezpośrednie przeniesienie rozwiązań stosowanych w firmach macierzystych na grunt

europejski nie dało jednak spodziewanych efektów. W dużej mierze zostało to spowodowane

specyficznymi warunkami gospodarczymi, w jakich funkcjonowały europejskie przedsiębiorstwa

oraz błędami w interpretacji rozwiązań amerykańskich. Widoczne wszakże korzyści praktycznego

wykorzystania controllingu przyczyniły się do rozwoju teoretycznych opracowań na ten temat i

prób dopasowania jego koncepcji do warunków europejskich. Szczególnie aktywną rolę w procesie

adaptacyjnym odegrała nauka i praktyka ośrodków funkcjonujących w Niemczech (m.in. Controller

Akademie w Gauting) oraz we Francji (m.in. Institut de Controle de Gestion). W krajach tych

teoretyczne rozwiązania przyczyniły się do wypracowania nowych technik wspomagania procesu

podejmowania decyzji i metod działania. Rozwiązania opracowane w ośrodkach naukowych,

podlegały procesowi stałego doskonalenia a obecnie znajdują powszechne zastosowanie w

procesie zarządzania.

Rola controllingu w przedsiębiorstwie

W literaturze ekonomicznej dominuje traktowanie controllingu jako koncepcji zarządzania a

jej następstwem jest objaśnianie celów controllingu w aspekcie zadań stojących przed procesem

zarządzania. Naczelnym jego celem według tej koncepcji jest zapewnienie dalszego istnienia

przedsiębiorstwa w coraz trudniejszych warunkach otoczenia 9 .

Za twórcę nowoczesnej teorii zarządzania uznaje się H.Fayola, który swoje poglądy

koncentrował na typowych elementach działalności kierowniczej, tj. na funkcjach zarządzania, do

których zaliczył:

 przewidywanie - planowanie,

 organizowanie, połączone z koordynowaniem,

 rozkazywanie - decydowanie,

 kontrolowanie i motywowanie.

7 E.Nowak, Podstawy controllingu, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im.Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.15.

8 Już w 1949 roku pojawiły się pierwsze ogłoszenia prasowe na łamach m.in. Frankfurter Allegemeinen Zeitung, które poszukiwały do

pracy, w odradzających się po II wojnie przedsiębiorstw niemieckich, controllerów.

9 Controlling może być skutecznie wprowadzony nie tylko w przedsiębiorstwach znajdujących się w fazie rozwoju i o dobrej kondycji

finansowej, ale także, a może głównie tam gdzie potrzebne są instrumenty zarządcze wspomagające menedżerów w trudnych

sytuacjach. Zobacz szerzej: J.Sobieska-Karpińska, K.Krypel, Wykorzystanie controllingu przy likwidacji dużego przedsiębiorstwa na

przykładzie kopalni węgla kamiennego, Controlling i Rachunkowość Zarządcza, 2001, nr 3, ss.14-17.

Na temat liczby oraz zakresu funkcji zarządzania panują w literaturze przedmiotu

zróżnicowane poglądy, które jednakże w praktyce tworzą określony zbiór typowych, powtarzalnych

czynności i decyzji kierowniczych. Stanowią one logiczny ciąg określonych zagadnień oraz działań

zmierzających do osiągnięcia celu firmy.

Charakter i waga poszczególnych funkcji zarządzania mają wpływ na postać konkretnego

systemu zarządzania, natomiast rodzaj i nasilenie poszczególnych funkcji są uzależnione od

szczebla zarządzania (tabela 1) 10 .

Tabela 1. Przykłady klasyfikacji funkcji zarządzania.

Funkcje zarządzania

H.Fayol

P.Drucker

J.Kurnal

Ch.Bernard

J.Zieleniewski L.Krzyżanowski

Przewidywanie

Organizowanie

Koordynowanie

Kontrolowanie

Rozkazywanie

Planowanie

Motywowanie

Ustalanie działań

Nadzorowanie i ocena pracy

Sprawy rozwoju

Utrzymywanie łączności

Zapewnienie istotnych usług

Formułowanie celów

Źródło: Podstawy controllingu, Praca zbior. pod red. E.Nowaka, AE we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.13

Pojęcie controlling nie pojawia się w kontekście pojęcia zarządzanie, lecz w związku z

konkretną technologią zarządzania przedsiębiorstwem. Prowadzi ona do zwiększenia stopnia

kompleksowości zagadnień i problemów decyzyjnych. Zakładając, że zintegrowane zarządzanie

jest złożonym procesem decyzyjnym, przebiegającym we wzajemnie powiązanych funkcjach i

fazach, controlling można uznać za koncepcję zarządzania spełniającą postawione mu kryteria. W

zakres controllingu wchodzą wówczas następujące funkcje zarządzania:

 planowanie,

 koordynowanie,

 motywowanie,

 kontrola oraz

 informowanie kierownictwa.

10 Podstawy controllingu, Praca zbior. pod red. E.Nowaka, AE we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.13.

Współczesne przedsiębiorstwa stykają się z różnorodnymi zagrożeniami oraz

ograniczeniami, powodującymi wzrost ryzyka działalności gospodarczej. Stale podnoszą się

wymagania obecnych i potencjalnych klientów, rozszerza się walka konkurencyjna na rynku,

powstają nowoczesne technologie przy skracającym się cyklu życia produktów. Sytuacja ta

doprowadza do wzrostu znaczenia takich cech osób zarządzających, jak umiejętność

przewidywania przyszłych zdarzeń gospodarczych oraz zdolność dostosowania się do zmiennych

warunków funkcjonowania. Stąd jednym z zasadniczych elementów systemu controllingu jest

planowanie 11 , któremu podporządkowana jest cała działalność przedsiębiorstwa.

Planowanie jest w tradycyjny sposób przedstawiane jako narzędzie formułowania i

wdrażania decyzji strategicznych. Pojęcie planowania jest używane w wielorakich znaczeniach i

przypisuje się mu różne funkcje. Planowanie to analiza wewnętrznych oraz zewnętrznych

warunków działania dostosowanych do celów i warunków 12 . Za planowanie uznaje się

sformalizowany i wielowariantowy proces podejmowania decyzji, który pozwala na wypracowanie

pożądanego obrazu przyszłego stanu, wskazując równocześnie sposoby jego osiągnięcia. Proces

ten jest postępowaniem świadomym, opartym na określonej metodzie, przebiegającym w

wyznaczonym czasie i miejscu według wcześniej ustalonego programu. Planowanie nie wyznacza

autorytatywnie zadań, lecz jest procesem przygotowania zespołowej koncepcji funkcjonowania

przedsiębiorstwa, motywującej wszystkich pracowników do zaangażowania się na rzecz osiągnięcia

założonego planu. Planowanie jako proces angażowania się w przyszłość 13 ,

wymaga

przewidywania, woli działania oraz dążenia do realizacji założonych celów. Przy ustalaniu działania

konieczne jest wyznaczenie zbioru problemów i poczynań, dających możliwość realizacji

zakładanych wyników, w sposób najbardziej efektywny, racjonalny oraz pewny 14 . Planowanie jest

jasnym określeniem pożądanego stanu przyszłego i terminu jego osiągnięcia oraz ustaleniem

działań niezbędnych do osiągnięcia tego stanu, który nie mógłby się pojawić naturalną koleją

rzeczy 15 .

Proces planowania powinien przebiegać na dwóch poziomach: strategicznym, prowadzącym

do osiągnięcia celów długookresowych oraz operacyjnym, określającym sposoby realizacji planów

strategicznych 16 . Zasadnicza różnica między planowaniem operacyjnym a strategicznym polega na

tym, że pierwsze z nich dotyczy zawsze konkretnych problemów, drugie natomiast zajmuje się

11 Planowanie odpowiadając na pytanie: co zrobimy?, różni się w swojej treści od prognozowania czy przewidywania, które odpowiadają

na pytanie: co się zdarzy? Pojęcie planowania nie należy także utożsamiać z programowaniem, które wyraża sekwencję działań

dokładnie określonych co do charakteru i terminów. Programowanie w praktyce często, mylnie kojarzone jest z mechanistycznym

wizerunkiem przedsiębiorstwa w jego otoczeniu, opierającym się na założeniu, że przyszłość daje się dokładnie przewidzieć.

12 J.Zieleniewski, Organizacja zespołów ludzkich, Warszawa 1972, s.364.

13 Bazowanie wyłącznie na danych uzyskanych ze sprawozdawczości przedsiębiorstwa jest w controllingu niewystarczające, a

porównywanie uzyskanych wielkości ekonomicznych z przeszłością jest oznaką sztywnego i pasywnego zarządzania.

14 Strategor, Zarządzanie firmą - Strategie-Struktury-Decyzje-Tożsamość, PWE, Warszawa, 1995, ss.415-416.

15 B.Grzeganek-Więcek, Controlling a zarządzanie przedsiębiorstwem, Prace Naukowe AE we Wrocławiu, Wrocław 1998, nr 784, s.76.

16 J.Stoner, Ch.Wankel, Kierowanie, PWE, Warszawa 1992, s.76.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: