SMS-y jako koszty uzyskania przychodu 
- sposoby dokumentowania
 

Faktura VAT telefonu komórkowego wystawiona na firmę, którą rozliczam, zawiera koszty wysyłania SMS-ów. Jak udokumentować urzędowi skarbowemu, że wysłane SMS-y dotyczyły działalności - aby móc je zaliczyć w koszty? Na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia urzędowi skarbowemu, że poniesiony wydatek był związany z działalnością - jak to zrobić, jeżeli biling nie zawiera takich szczegółowych informacji?

Dokumentowanie wypłat wynagrodzeń
Jeśli naliczasz płace, musisz także prowadzić
bezbłędną dokumentację wypłat tych wynagrodzeń.
Czytaj więcej…

Szczegółowy biling…
Możliwości udokumentowania związku poniesionych kosztów2 SMS-ów z prowadzoną działalnością zależą od operatora sieci komórkowej. W niektórych przypadkach możliwe jest odpłatne uzyskiwanie od operatora (na wniosek podmiotu, na który są wystawiane faktury VAT) wydruku adresatów oraz treści przesyłanych SMS-ów, co umożliwi prawidłową ocenę aspektu podatkowego poniesionych kosztów SMS-ów.

… czy ewidencja?
Innym rozwiązaniem jest np. prowadzenie ewidencji adresatów i tematów SMS-ów przez podatnika. Takie rozwiązanie jest jednak pracochłonne i w sumie nieefektywne, ale może stanowić przyjęty przez podatnika sposób udokumentowania związku poniesionych kosztów SMS-ów z prowadzoną działalnością.

W przypadku, gdy dla podatnika koszty SMS-ów w prowadzonej przez niego działalności są stosunkowo wysokie, optymalnym rozwiązaniem dla prawidłowych ustaleń podatku dochodowego jest uzyskiwanie od operatora sieci komórkowej wydruku adresatów i treści SMS-ów.

Warto dodać, że rozwiązanie to nie będzie powodować sporów pomiędzy organem podatkowym a podatnikiem.

Podsumowując, najbezpieczniejszym sposobem udokumentowania związku ponoszonych kosztów SMS-ów z prowadzoną działalnością jest uzyskiwanie odpłatnego i załączanego do faktury za usługi operatora sieci komórkowej wydruku zawierającego co najmniej adresatów SMS-ów. 

Odpowiadała: Barbara Jońca
biegły rewident

Podstawa prawna:

1. Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).
2. Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.)
   oraz art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).