Technika biurowa.pdf

TECHNIKI PRACY BIUROWEJ

(materiał wykładowy)

dr Jacek Janowski

1. TECHNIKI PRACY BIUROWEJ ...............................................................

1.1. Technika pracy biurowej .......................................................................

1.1.1. Charakterystyka dyscypliny ...........................................................

1.1.1.1. Zakres dyscypliny ...................................................................

1.1.1.2. Cel dyscypliny .........................................................................

1.1.2. Charakterystyka pracy biurowej .....................................................

1.1.2.1. Poj ę cie biurokracji ...................................................................

1.1.2.2. Inne ujcia biurokracji ..............................................................

1.1.2.3. Cechy pracy biurowej ..............................................................

1.1.2.4. Instytucjonalizacja pracy biurowej ..........................................

1.1.2.5. Elementy pracy biurowej .........................................................

1.1.2.6. Modele pracy biurowej ............................................................

1.1.3. Organizacja pracy biurowej ............................................................

1.1.3.1. Przebieg pracy biurowej ..........................................................

1.1.3.2. Elementy organizacji pracy biurowej ......................................

1.1.3.3. Formalizacja pracy biurowej ...................................................

1.1.4. Technologia pracy biurowej ...........................................................

1.1.4.1. Umiejętności praktyczne pracy biurowej ................................

1.1.5. Elektronizacja pracy biurowej ........................................................

1.1.5.1. Rola informacji w działaniu biurokracji ..................................

1.1.5.2. Elementy informacyjne w biurye ............................................

1.1.5.3. Transformacja od biurokracji do informacji ...........................

1.1.5.4. Elektroniczny obieg dokumentów ...........................................

1.1.5.5. Przemiany administracja i biurokracja ....................................

1.1.5.6. Przetwarzanie informacji w administracji ...............................

1.1.5.7. Poj ę cie elektronicznej administracji ........................................

1.1.5.8. Rozwi ą zania teleinformatyczne w administracji .....................

1.1.6. Elektroniczne narz ę dzia pracy ........................................................

1.1.6.1. Elektronika ..............................................................................

1.1.6.2. Dane elektroniczne ..................................................................

1.1.6.3. Elektroniczny zapis danych .....................................................

1.1.6.4. Elektroniczna wymiana danych ..............................................

1.1.6.5. Elektroniczna transmisja danych .............................................

1.1.6.6. Elektroniczna wymiana a transmisja danych ..........................

1.1.6.7. Elektroniczny no ś nik informacji .............................................

1.1.6.8. Informatyczny no ś nik danych .................................................

1.1.6.9. Ś rodki komunikacji .................................................................

1.1.6.10. Ś rodki komunikacji elektronicznej ........................................

1.1.6.11. Środki komunikacji elektronicznej a elektroniczne nośniki informacji

1.1.6.12. Ś rodki porozumiewania si ę na odległo ść ..............................

1.1.6.13. System informatyczny ...........................................................

1.1.6.14. System teleinformatyczny .....................................................

1.1.7. Komunikacja elektroniczna w pracy ..............................................

1.1.7.1. Charakter komunikacji elektronicznej ....................................

1.1.7.2. Rodzaje komunikacji elektronicznej .......................................

1.1.7.3. Komunikacja sieciowa ............................................................

1.1.7.4. Sie ć komputerowa ...................................................................

1.1.7.5. Sie ć internetowa ......................................................................

1.1.7.6. Adresy internetowe .................................................................

1.1.7.7. Problem dost ę pu do Internetu .................................................

1.1.7.8. Kanały dost ę pu do Internetu ...................................................

1.1.7.9. Lokalne bezprzewodowe sieci komputerowe .........................

1.1.7.10. Komunikacja pozainternetowa ..............................................

1.1.7.11. Komunikacja mobilna ...........................................................

1.1.7.12. Telefoniczna koununikacja tekstowa i zautomatyzowana ....

1.1.7.13. Komunikacja lokalizowana ...................................................

TECHNIKI PRACY BIUROWEJ

Technika pracy biurowej

Charakterystyka dyscypliny

Zakres dyscypliny

Techniki pracy biurowej obejmują:

organizację pracy biura,

określenie przedmiotu pracy – statut, plan pracy, zgłoszenie

podział kompetencji – regulamin organizacyjny,

porządek pracy - regulamin pracy,

motywację pracy – regulamin wynagradzania i premiowania,

obieg informacji – instrukcja obiegu informacji,,

bezpieczeństwo i higienę pracy – regulamin BHP,,

wyposaŜenie i zaopatrzenie stanowiska pracy – plan finansowy,

technologie pracy w biurze:

informatyczne,

telekomunikacyjne,

audiowizualne,

papiernicze,

inne.

relacje międzyludzkie pracy biurowej:

odniesienia wzajemne pracowników - praca w zespole,

relacje podporządkowania i zaleŜności – nadzór i kontrola,

obsługa petentów, interesantów i klientów,

wygląd miejsca pracy i w miejscu pracy.

mikroklimat miejsca pracy.

Cel dyscypliny

Celem dyscypliny jest przekazanie niezbędnych umiejętności:

- organizacji pracy własnej i niewielkich zespołów ludzkich,

- organizacji własnego stanowiska pracy,

- rozwiązywania problemów komunikacji interpersonalnej,

- prowadzenia dyskusji i negocjacji,

- przestrzegania zasad dobrego wychowania,

- uczestniczenia w przepływie informacji w kontaktach bezpośrednich:

- organizowania zebrań i konferencji oraz kształtowania aparycji,

- przyjmowania i załatwiania interesantów,

- wykonywania typowych czynności kancelaryjnych,

- wykorzystywania w pracy biurowej środków technicznych i materiałów biurowych,

- wykorzystania komputerów w przygotowywaniu dokumentów,

posługiwania się Internetem do wyszukiwania informacji.

Charakterystyka pracy biurowej

Pojęcie biurokracji

Twórcą modelu idealnej biurokracji był Max Weber. Według niego biurokracja to celowo określona,

abstrakcyjna konstrukcja myślowa, opisująca budowę i funkcjonowanie instytucji biurowej, w której pracujący

ludzie jako urzędnicy ściśle podporządkowują się przepisom oraz zwierzchnikom działającym w granicach

przynaleŜnych im uprawnień. Tak zdefiniowaną biurokrację cechuje to iŜ:

jej uczestnikami (pracownikami) są osobiście wolni ludzie, podlegający tylko przepisom, wskazanym w umowie

o pracę,

podstawą selekcji na urząd są kwalifikacje zawodowe, sprawdzane egzaminami i dokumentowane dyplomami,

urzędnicy są mianowani, a nie wybierani, dlatego mogą być zwolnieniu pod pewnymi warunkami, a sami mogą

zawsze złoŜyć rezygnację,

osoby zatrudnione są wynagradzane stosownie do pozycji zajmowanej w hierarchii zaszeregowania,

urzędnicy podlegają awansom w oparciu o staŜ i osiągnięcia w pracy, ale to zaleŜy od uznania zwierzchnika,

praca urzędnicza podlega systematycznej kontroli w trakcie jej wykonywania oraz po jej zakończeniu,

pracownicy podlegają ścisłej dyscyplinie formalnej wynikającej z regulaminów organizacyjnych, instrukcji,

zakresów obowiązków.

Inne ujcia biurokracji

Według innych ujęć biurokracja jest:

rozbudowaną i sformalizowaną strukturą zapewniającą zbiorową organizację pracy, przez jej

kierowanie i kontrolowanie,

nienaturalną (sztuczną) i narzuconą (przymusową) formą rozwiązywania codziennych problemów Ŝycia

społecznego,

najbardziej racjonalnym (celowo uporządkowanym) sposobem rządzenia zarządzania i samorządzenia,

mechanizm normowanego, planowego, kierowanego, kontrolowanego podejmowania i prowadzenia

działalności.

Administracyjną struktura działań podporządkowującą sobie indywidualną i społeczną aktywność

obywateli,

aparat decyzyjny i wykonawczy oparty o prawnie zagwarantowany dostęp do informacji i prawnie

unormowany jej obieg,

oparty o podział kompetencji typ zorganizowania działalności informacyjnej na szerszą skalę.

Biurokracja zanika w następstwie działalności informacyjnej społeczeństwa, czyli rozwijania się

społeczeństwa informacyjnego. Usprawnienie biurokracji dokonuje się za pomocą technik informacyjnych (maszyn

słuŜących do elektronicznego przetwarzania danych).

Cechy pracy biurowej

Praca biurowa ma charakter:

materialny i formalny,

techniczny i organizacyjny,

manualny i zautomatyzowany,

osobowy i rzeczowy,

indywidualny i zespołowy,

praktyczny i teoretyczny,

realny i wirtualny,

opisowy i normatywny,

jakościowy i ilościowy,

prosty i złoŜony,

czynnościowy i rezultatowy,

powtarzalny i jednorazowy,

prakseologiczny i etyczny,

koncepcyjny i ustalony,

umysłowy i fizyczny,

decyzyjny i wykonawczy,

zamknięty i otwarty,

jednofazowy i wielofazowy.

Instytucjonalizacja pracy biurowej

KaŜda praca biurowa wykonywana jest w ramach określonego rodzaju administracji, która moŜe być

publiczna, społeczna, bądź prywatna. Prezentacja technik pracy biurowej wymaga rozróŜnienia pomiędzy:

organem jako podmiotem decyzyjnym,

urzędem jako pomocniczą jednostką organizacyjną organu,

biurem jako wyodrębnionym fizycznie miejscem pracy umysłowej,

Biuro będąc wyodrębnionym fizycznie miejscem pracy obejmuje jedno lub więcej stanowisk pracy.

Elementy pracy biurowej

Elementy pracy biurowej to:

zadania wynikające z prawa, statutu, zgłoszenia,

kadra: kierownicza, wykonawcza, pomocnicza,,

narzędzia: lokal i jego wyposaŜenie,,

zasoby: informacyjne, finansowe, materiałowe,

organizacja: prawo, regulaminy, instrukcje, plany, polecenia.

Natomiast do wyznaczników pracy biurowej naleŜą: organizacja, zarządzanie, informacja, decyzja, regulacja,

realizacja, zaopatrzenie. Odpowiednio stanowisko pracy jest efektem czynności: organizacyjnych, zarządczych,

informacyjnych, regulacyjnych, decyzyjnych, realizacyjnych i zaopatrzeniowych. Zastosowanie środków

technicznych wiąŜe się z: mechanizacją pracy, automatyzacją pracy, robotyzacją pracy, algorytmizacją pracy

elektronizacją pracy, informatyzacją pracy, komputeryzacją pracy, digitalizacją pracy, wirtualizacją pracy

cybernetyzacją pracy

Modele pracy biurowej

KaŜda praca biurowa jest zróŜnicowana w zaleŜności od rodzaju administracji, w ramach której jest

wykonywana. Odpowiednio do wyróŜnianych trzech sektorów:

I sektor państwowy,

II sektor gospodarczy,

III sektor społeczny,

WyróŜnić moŜna trzy rodzaje administracji i odpowiadające im rodzaje pracy biurowej. Opierają się one o trzy

modele kierowania rozumianego jako:

rządzenie w administracji publicznej, państwowej i samorządowej, gdzie praca opiera się na przepisach

powszechnie i wewnętrznie obowiązującego prawa,

zarządzanie w administracji prywatnej i gospodarczej, gdzie praca odbywa się w oparciu o motywację,

samorząd w administracji społecznej, tzw. non-profit, gdzie praca opiera się na dobrowolnym zaangaŜowaniu.

Organizacja i technologia pracy biurowej

Przebieg pracy biurowej

Na przebieg pracy biurowej składa się:

- planowanie pracy: system pracy, struktura pracy, dziedziny pracy, działy pracy,

- regulowanie pracy: kategorie pracy, rodzaj pracy, jakość pracy, ilość pracy,

- wycena pracy: koszt pracy, wynagrodzenie za prace, wartość pracy kwalifikowanie pracy, zaszeregowanie pracy,

- zaopatrzenie pracy: urządzenia, narzędzia, materiały, w tym dokumenty i przepisy

- instruktaŜ pracy: tablice, tabele, karty, wykresy, instrukcje regulaminy, harmonogramy, zakresy, polecenia,

terminarze, organizery, plany,

- wykonywanie pracy obejmujące:

- zadania – powierzone zakresy realizacji celu,

- działania – wydzielone sposoby realizacji zadań,

- czynności – kompleksy zachowań i czynności,

- ruchy – najdrobniejsze części operacji,,

- mikroruchy – kinetyczne przemieszczenia w przestrzeni,

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: