przechowywanie akt.docx

Temat: Organizacja obiegu dokumentów

Obieg pisma jest to droga pisma od momentu jego wpłynięcia do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności biurowe związane z obiegiem pism, dzielone są na trzy fazy.

I.          Faza - przyjmowanie pism,

II.       Faza - załatwianie spraw,

III.    Faza - wysyłanie odpowiedzi.

W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pism. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma.

Typowe punkty zatrzymania pisma:

·           kancelaria ogólna lub sekretariat - przyjmowanie pism z zewnątrz, rozdział pism na poszczególne komórki organizacyjne, wysyłanie pism na zewnątrz,

·           sekretariaty komórek organizacyjnych - przyjmowanie pism z kance­larii głównej, przekazywanie pism kierownikowi w celu przydzielenia tych pism odpowiednim pracownikom biurowym,

·           kierownik komórki organizacyjnej - przegląda pisma, wydaje dyspo­zycje dotyczące sposobu załatwienia i przydziela pisma właściwym pra­cownikom,

·           pracownik biurowy (referent) — rejestruje i załatwia sprawę pod wzglę­dem merytorycznym,

·           aprobant - wyraża zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,

·           sala komputerów lub maszyn - sporządzanie maszynopisu odpowiedzi na pismo,

·           kierownik - sprawdza i podpisuje czystopis.

W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje się wiele czynności biurowych i manipulacyjnych. Pismo przebywa w punkcie zatrzymania dłu­żej lub krócej w zależności od wielu czynników, mających wpływ na organi­zację pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu pism zapewnia właściwe i szybkie załatwianie spraw, a tym samym wpływa na sprawną działalności całej firmy. Dlatego w pracy biurowej należy kierować się zasadami racjo­nalnego obiegu pism.

Zasady racjonalnego obiegu pism:

·           jak najmniejsza, ograniczona do niezbędnych, liczba punktów zatrzyma­nia pisma,

·           jak najkrótsza droga obiegu pisma,

·           jednorazowe przejście pisma przez dany punkt zatrzymania,

·           wykorzystywanie nowoczesnych środków techniki biurowej, w celu skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych,

·           ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do koniecz­nego minimum,

·           dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzy­mania.

Temat: Przechowywanie akt

1.      Dokument biurowy - to jest każde pismo, notatka, sprawozdanie, pro­tokół, zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

2.      Akta spraw - to jest zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczą­cych określonej sprawy, np. akta osobowe pracownika.

a)      akta spraw bieżących - obejmują sprawy oczekujące na załatwienie, w toku załatwiania i już załatwione, ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia.

b)     akta spraw załatwionych - obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych.

3.      Dokumentacja biurowa - obejmuje akta spraw bieżących i załatwio­nych oraz księgi, rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zaga­dnień.

Przez przechowywanie akt należy rozumieć przechowywanie nośników treści dokumentacji biurowej. Przechowywanie nośników stwarza wiele problemów organizacyjno-technicznych.

Każdy rodzaj dokumentacji biurowej ma określony czas przechowywania, zgodnie z przepisami regulującymi te kwestie. Po upływie czasu przechowy­wania firma powinna pozbywać się niepotrzebnej dokumentacji - niszcząc ją lub przekazując do archiwów państwowych.

Przechowywanie akt bieżących

Najprostszym i jednocześnie racjonalnym sposobem jest przechowywanie akt bieżących przez pracownika biurowego w komórce organizacyjnej. Akta przechowywane są w skoroszytach, segregatorach, kartotekach według przyję­tych systemów klasyfikacji. Do obowiązków pracownika biurowego należy oznaczanie akt, nadanie numeru sprawy, odłożenie ich i przechowywanie w określonym układzie.

Innym sposobem jest przechowywanie akt bieżących w registraturze cen­tralnej. Jest to specjalnie wyposażona komórka organizacyjna, obsługiwana przez jednego lub kilku pracowników. Do jej zadań należy: przechowywanie akt spraw całej instytucji, ich rejestracja, wydawanie akt pracownikom i ich odbieranie po załatwieniu sprawy.

Przechowywanie akt archiwalnych

Odrębnym zagadnieniem jest przechowywanie akt spraw załatwionych. Sposób i czas przechowywania tych akt zależą od kategorii archiwalnej. Kategorie ar­chiwalne akt podane są w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Akta dzielimy na:

a)      akta kategorii A - do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające zna­czenie historyczne; trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub roz­proszone;

b)     akta kategorii B - do tej kategorii zaliczamy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy.
 

Akta manipulacyjne nazywa się aktami C. W wykazie akt są oznaczone symbolem Bc.

Istnieją jeszcze pewne rodzaje spraw, których kategorii nie można z góry określić. Akta te oznacza się w wykazie akt symbolem BE.

Okres przechowywania akt spraw załatwionych jest różny i zależy głównie od kategorii archiwalnej

a)        Akta kategorii A przechowywane są wieczyście, do końca istnienia fir­my, a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego.

b)        Akta kategorii B przechowywane są, zgodnie z przepisami, określoną liczbę lat, a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze, np. B5-5 lat.

 

Akta oznaczone symbolem Bc przechowywane są do końca roku kalenda­rzowego, w którym powstały, a następnie są niszczone.

Akta oznaczone symbolem BE przechowywane są określoną liczbę lat oznaczoną cyfrą arabską przy literach, a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej, w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza sieje na makulaturę.

Wszystkie akta archiwalne przechowywane są w archiwum zakładowym lub zakładowej składnicy akt.