zadanie.doc

Aby zasady racjonalnego obiegu pism mogły być zastosowane w praktyce, firma musi spełniać kilka warunków. Są to:

Ø      właściwa struktura organizacyjna i szczegółowy podział zadań pomiędzy pracowników biurowych,

Ø      wprowadzenie systemu decentralizacji decyzji i uprawnień,

Ø      zatrudnianie pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawo­dowych i wysokim poziomie etyki i kultury zawodowej,

Ø      stworzenie optymalnych warunków pracy w biurze,

Ø      stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,

Ø      optymalny system przepisów prawnych umożliwiających szybkie i pra­widłowe działanie.

Zadanie.

Sporządź wykres drogi obiegu pisma według podanego opisu, a następ­nie zracjonalizuj obieg tego pisma, opierając się na zasadach racjonalnego obiegu pism. Po dokonanej racjonalizacji wyznacz na tym samym wykresie in­nym kolorem nową drogę pisma.

W pewnej firmie Y istnieje następująca procedura uzyskiwania i rozliczania delegacji służbowej:

Pracownik wypełnia wniosek o wydanie druku „polecenie wyjazdu służ-- owego ". Wniosek zostaje przekazany sekretarce działu, w którym zatrudniony jest pracownik,  w celu przedstawienia go  kierownikowi. Kierownik wniosek sprawdza i podpisuje. Wniosek wraca do sekretarki, która przekazuje go pracownikowi. Pracownik udaje się z wnioskiem do działu kadr, gdzie następuje sprawdzenie wniosku pod względem formalnym i wystawienie „polecenia wyjazdu służbowego ", które wraz z wnioskiem przekazane jest sekre­tarce dyrektora naczelnego. Następuje akceptacja sprawy. Teraz pismo wraz z wnioskiem trafia do działu kadr, gdzie jest rejestrowane, nadaje mu się nu­mer, przystawia pieczątkę. Pracownik odbiera „polecenie wyjazdu służbowe­go " osobiście i kwituje odbiór w książce kontrolnej. Z otrzymanym pismem pracownik udaje się do głównego księgowego w celu uzyskania podpisu, bę­dącego podstawą wypłaty zaliczki. Następnie pracownik udaje się do kasy, gdzie otrzyma zaliczkę.