protokół.doc

Temat: Protokół

Protokół jest dokumentem stwier­dzającym określone fakty, stany, zdarzenia. Służy różnym celom i jest często podstawą do podejmowania decyzji. Protokoły na ogół są sporządzane na potrzeby wewnętrzne jednostek i po­winny zawierać informacje obiektywne i dokładne.

Protokół to pismo informacyjne, które:

v   dokładnie rejestruje przebieg obrad, posie­dzeń, kontroli;

v   opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;

v   opisuje działania, czynności i fakty stwier­dzone przez pracownika lub grupę pracow­ników np. w czasie kontroli, przekazywania składników majątkowych innym osobom czy podmiotom,

v   stwierdzające   okoliczności   zajścia   zdarzeń,   np.   zniszczeń,   wypadków, przesłuchań.

Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy, składa się z trzech głów­nych części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.

Część wstępna protokołu obejmuje:

v     tytuł - umieszczony pośrodku kolumny tekstu zawierający tytuł zawiera słowo protokół, określe­nie jego rodzaju, zwięzłe podanie rodzaju zdarzenia, stanu, określenie miejscowości(miejsca, lokalu), daty oraz godziny;

v     wstęp - umieszcza się po podwójnym odstępie po tytule i wymienia się w nim osoby biorące udział w protokolarnych czynnościach (jeśli nie, to załącza się listy obecności) i osoby nieobecne (z podaniem, czy ich nieobecność została usprawiedliwiona, czy też nie); wstęp zawiera także porządek dzienny (porządek obrad), tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane, oraz ich kolejność.

Część zasadnicza protokołu zawiera:

ü      opis czynno­ści lub zdarzeń. Jest to dokładne przed­stawienie tego, co protokół ma stwierdzić. Przedstawienie  przebiegu  czynności, zdarzeń i stwierdzenie faktów. W przypadku np. protokołu zebrania jest to  opis  sposobu  realizacji poszczególnych punktów porządku  obrad w formie pełnej bądź skróconej relacji z przebiegu, Je­śli np. protokół ma stwierdzić przebieg i wynik zebrania, to powinien dać opis sposobu reali­zacji poszczególnych jego punktów.

ü      okoliczności towarzyszące — opis np. sposobu podejmowania uchwał

ü      wnioski i uchwały — zapisuje się wnioski, a uchwały, które zostały podjęte, często tylko się wymienienia, zaś ich treści w pełnym brzmie­niu dołącza się w postaci załączników do protokołu.

Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w jednej z trzech form: do­słownej, streszczonej, uproszczonej.

Protokół w formie dosłownej stanowi wier­ne, prawie dosłowne przytoczenie poszczegól­nych przemówień (wystąpień) bez znaczniej­szych skrótów, głównie na podstawie zapisu na­grań, stenogramów lub tekstów wypowiedzi do­starczonych protokolantowi przez uczestników zebrania, czyli tekstów autoryzowanych. Po­szczególne części przygotowanego projektu protokołu uzgadnia się z uczestnikami zebrania,

referującymi sprawy objęte porządkiem obrad i zabierającymi głos w dyskusji. Tego rodzaju protokół jest bardzo długi, np. z obrad sejmu, rozpraw sądowych.

Protokół w formie streszczonej polega na zwięzłym streszczeniu poszczególnych wypo­wiedzi oraz łączeniu wypowiedzi na jeden temat. Jest to skrótowy opis wystąpień, przemówień czy zdarzeń, eliminujący wszystko co zbędne. Skró­tom nie podlega tylko treść uchwał.

Protokół w formie uproszczonej redukuje do minimum część dyskusyjną, ograniczając się do wzmianek o charakterze syntetycznym. W tej formie powstaje tzw. proto­kół uchwałowy, w którym wymienia się najważniejsze tematy wystą­pień i kto zabrał głos. Charakteryzuje się zwięzłością, sformułowania są syntetyczne i krótkie, np. W dyskusji wszyscy poparli stanowisko refe­renta i zapadła uchwała.... Wnioski i uchwały zapisane są w pełnym brzmieniu.

Część końcowa protokołu — zaczyna się po podwójnym odstępie po części zasadni­czej i zawiera:

v        formułę stwier­dzającą zakończenie czynności. Jest to krótkie zdanie, w którym można podać godzinę ukończenia czyn­ności czy też zastosować często używane sformułowanie brzmiące: Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. Jeżeli w protokole pomijana jest ta formuła, to część końcowa zaczyna się od podpisu;

v        podpisy — protokół pod­pisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wy­mienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wia­domości.

Skreślenia i poprawki można nanosić wyłącznie tak, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Po podpisaniu protokołu nie wolno wprowadzać do niego żadnych zmian. Zauważone po podpisaniu niedopatrzenie można sprostować przez spo­rządzenie aneksu, który muszą podpisać te same osoby, które podpisy­wały protokół;

v        załączniki — stanowią różne materiały uzupełniające treść protokołu, np.: lista obecności, pisemne wypowiedzi, tzw. głosy do protokołu, treść postanowień, uchwał.

Najczęściej są spotykane protokoły:

1.    protokoły zebrań, narad, posiedzeń, które rejestrują ich przebieg. Są sporządzane w celu utrwalenia oraz zapewnienia możliwości odtworzenia ich przebiegu i zarejestrowania powziętych uchwał;

2.    protokoły  rozpraw  (dyscyplinarnych,  sądowych),  które  są podobne  do protokołów zebrań i sporządzane według określonych schematów lub na formularzach, np. protokoły z rozpraw administracyjnych;

3.    protokoły   kontroli,   sporzą­dza się w celu stwierdzenia istniejącego w mo­mencie kontroli stanu faktycznego oraz ujaw­nienia wszelkiego rodzaju niedociągnięć i nie­dokładności

Protokoły kontroli powinny za­wierać:

v   tytuł protokołu (określenie rodzaju protoko­łu, miejsce i datę jego sporządzenia, przed­ miot kontroli),

v   nazwisko i stanowisko służbowe prowadzą­cego kontrolę i przedstawiciela jednostki kontrolowanej,

v   stwierdzone niedociągnięcia lub ich brak,

v   ewentualne zalecenia po przeprowadzeniu kontr...