Temat: Sprawozdania
Sprawozdania - ustne lub pisemne - zawierające relacje z przebiegu zdarzeń, badań, działalności, zaistniałych faktów i towarzyszących im okoliczności, które mogą być sprawdzone.
Są to pisemne informacje składane zwierzchnikowi, przedstawiające stan faktyczny (np. sprawozdania finansowe, jak bilans, rachunek wyników), efekty podjętych działań (np. w ramach różnych projektów, prac komisji) lub wyniki badań. Obowiązuje w nich język sformalizowany i styl urzędowy. Wskazane jest stosowanie specjalistycznej terminologii, ponieważ z reguły są przeznaczone dla fachowców z branży.
Wartość użytkowa sprawozdania zależy przede wszystkim od jego obiektywizmu. Sprawozdawca ma obowiązek w sposób dokładny i rzetelny, bez przeinaczeń i przemilczeń, przedstawić faktyczny stan rzeczy. Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź na blankietach korespondencyjnych.
Sprawozdania to dokumenty.
Sporządza się je na:
v opracowanych formularzach, które umożliwiają uzyskanie pożądanych przez odbiorcę informacji (głównie raporty liczbowe),
v specjalnych blankietach korespondencyjnych przygotowanych przez firmę, które charakteryzują się oryginalnym ujęciem oraz zindywidualizowaniem w ramach ogólnych zasad obowiązujących przy redagowaniu pism urzędowych,
v na papierze bez nadruków.
Sprawozdania na formularzach zawierają z góry ustalone pytania. Efektywność tej metody polega właśnie na tym, że konieczność udzielania odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu sprawozdawczym umożliwia uzyskanie pożądanych wiadomości (np. danych statystycznych).
Sprawozdania na blankietach korespondencyjnych są przeznaczone dla jednego odbiorcy. Charakteryzują się oryginalnym ujęciem oraz dużym zindywidualizowaniem w ramach ogólnych zasad obowiązujących przy redagowaniu pism urzędowych.
Oprócz sprawozdań o charakterze rutynowym opracowuje się w razie potrzeby sprawozdania stanowiące opis działań o charakterze okolicznościowym. Sprawozdania właściwe -tak się je czasem nazywa - opracowuje się zwykle w celu przedstawienia rezultatów badań lub przebiegu wydarzeń, a także w celu opisania sposobów poszukiwania rozwiązań złożonego problemu. Sprawozdania te różnią się od pozostałych rodzajów sprawozdań swoją strukturą.
Rodzaje sprawozdań:
• sprawozdanie liczbowe (tabelaryczno-statystyczne), przedstawiające stan faktyczny za pomocą cyfr i porównań statystycznych. Zawiera dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres, musi być właściwie wypełnione, bez błędów rachunkowych, i zawierać prawdziwe dane. Przygotowuje sieje na formularzach lub w tabelach opracowanych we własnym zakresie;
• sprawozdanie ankietowe polega na zbieraniu informacji za pomocą zadawania określonych pytań, przedstawionych w specjalnych kwestionariuszach, formularzach ankietowych;
• sprawozdania opisowe słownie przedstawiające przebieg zdarzeń i określony stan faktyczny. Stosuje się je w sprawach, np. sprawozdanie z wyjazdu służbowego; polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zdarzeń, wyników, składa się z części wstępnej i końcowej.
W sprawozdaniu podobnie jak w protokole można wyodrębnić trzy części:
v Część wstępna zawierająca:
Ø tytuł „sprawozdanie" lub „raport" (zaleca się pismo wyróżnione),
Ø określenie przedmiotu sprawozdania (temat, czego dotyczy),
— określenie strony składającej sprawozdanie (nazwa instytucji, organu lub osoby sporządzającej),
— okres sprawozdawczy, który obejmuje (np. cały rok kalendarzowy, podanie skrajnych dat od - do),
— datę sporządzenia (miesiąc zapisany słownie), która może być również umieszczona w części końcowej, z lewej strony na wysokości podpisu osoby piszącej raport,
Ø spis treści (w przypadku raportów wielostronicowych).
v Część zasadnicza zawierająca treść (w różnej postaci), omawiającą to, co w danym czasie się zdarzyło, podjęte działania, istniejący stan rzeczy.
Zagadnienia w ujęciu opisowym mogą być przedstawione w układzie:
Ø chronologicznym — w kolejności są podawane etapy działania, przebieg zdarzeń; jest to najprostsza i najbardziej przejrzysta forma,
Ø tematycznym - według rodzaju zagadnień,
Ø stopnia realizacji zadań — w kolejności zależnej od zaawansowania realizacji zadania, np. od zadań wykonanych do zadań zrealizowanych w najmniejszym stopniu bądź niezrealizowanych.
v Część końcowa:
Ø może zawierać wnioski (podsumowujące całość i pozwalające na poprawę i usprawnienie przyszłych działań) oraz rekomendacje (sugestie dotyczące przyszłych kierunków działań, wskazania wprowadzenia zmian),
Ø imię i nazwisko, stanowisko służbowe, podpis autora (autorów) sprawozdania (po prawej stronie, w odległości 2-3 odstępów od ostatniego zdania raportu),
Ø załączniki, jeżeli są, wymienia się w kolejności ich występowania w sprawozdaniu.
Przykład
SPRAWOZDANIE
z wycieczki klasy 2 Liceum Ekonomicznego w Warszawie na wystawę sprzętu biurowego w firmie „Electrolux" 25 kwietnia 2009 r.
Organizator - mgr Wanda Pita
Na wystawie prezentowano urządzenia biurowe:
• komputery,
• kserokopiarki,
• drukarki,
• automatyczne sekretarki,
• maszyny do liczenia,
• telefaksy,
• niszczarki dokumentów,
• kasy fiskalne,
oraz pomocnicze środki pracy biurowej:
• skoroszyty,
• segregatory,
• obwoluty.
Organizatorzy wystawy zapoznali młodzież z zasadami obsługi najnowszych urządzeń biurowych. Zainteresowanie budziły najnowszej generacji komputery, telefaksy oraz kasy fiskalne. Część uczniów chętnie testowała możliwości urządzeń. Zwrócono też uwagę na estetykę pomocniczych środków pracy biurowej, pełne wyposażenie i funkcjonalność sprzętu w nowoczesnym biurze. Uczniowie otrzymali od organizatorów foldery prezentujące większość eksponowanych maszyn i urządzeń.
Sprawozdanie sporządziła
mgr W. Piła
gosicka