powrót - szkoły ponadgimnazjalne            powrót - opracowania nauczycieli        home

Pojęcie pisma i jego rodzaje

Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

Słowo korespondencja pochodzi od wyrazu łacińskiego correspondentio, co oznacza porozumiewanie się listowne, czyli pisanie listów i odpowiadanie na nie.

Dlatego też przez korespondencję rozumiemy czynności związane ze sporządzaniem pism, jak również efekt tych prac, to znaczy pisma będące formą komunikowania się, wymiany myśli, ustalania bądź uzgadniania stanowisk.

Pisma można podzielić ze względu na:

- treść,

- formę,

- miejsce powstania,

- stopień pilności,

- stopień zapewnienia tajemnicy,

- sposób przesyłania.

Ze względu na treść pisma dzielimy na:

a)      pisma informacyjne, które dostarczają adresatowi pełnych i obiektywnych danych

dotyczących określonej sprawy, np. faktura, zawiadomienie, zaświadczenie, protokół, awizo; wspólną cechą pism informacyjnych jest brak czynnika nakłaniającego odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma;

b)      pisma przekonujące – celem ich jest skłonienie adresata do zajęcia stanowiska zgodnego

ze stanowiskiem autora, np. podanie, skarga, odwołanie, reklamacja.

Ze względu na formę pisma dzielimy na:

a)      pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne,

np. blankiety ministra, blankiety drukowane z okazji świąt, rocznic itp.,

b)      pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych tzw. firmówkach,

c)      pisma sporządzane na formularzach, czyli odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia

(np. zamówienia, protokoły przesłuchania),

d)      pisma sporządzane na papierze bez nadruków w formie nieokreślonej przez PN lub przepisy.

Ze względu na miejsce powstania pisma dzielimy na:

a)      zewnętrzne, powstające poza firmą (np. listy urzędowe, które przysyłają inne firmy, zawiadomienia, zaproszenia przychodzące od nadawców spoza firmy);

b)      wewnętrzne, powstające w firmie (np. notatki służbowe, protokoły, okólniki).

Ze względu na stopień pilności spraw wyróżniamy:

a)      pisma zwykłe, które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach,

b)      pisma pilne i bardzo pilne, które muszą być załatwione w pierwszej kolejności, nie później niż w ciągu trzech dni od momentu ich otrzymania; sprawy bardzo pilne można załatwiać telefonicznie wysyłając jednocześnie pismo; możliwe jest zastosowanie telefaksu,

c)      pisma terminowe, w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy.

Ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy rozróżnia się:

a)      pisma tajne – zawierające wiadomości objęte tajemnicą państwową: ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy,

b)      pisma poufne – zawierające wiadomości objęte tajemnicą służbową; dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,

c)      pisma jawne nie chroniące żadnej tajemnicy,

d)      pisma do użytku wewnętrznego – pisma jawne tylko w obrębie zakładu pracy.

Części składowe pisma wychodzącego na zewnątrz

Układ pism wychodzących na zewnątrz ustalony jest Polską Normą. W wielu instytucjach wchodzi styl zachodni, tj. wg norm ustalonych w krajach Europy Zachodniej. Nadal jednak

w Polsce obowiązuje PN, która wyodrębnia następujące części składowe pisma:

1. Nagłówek.

2. Nazwa (imię i nazwisko) i adres odbiorcy pisma.

3. Znaki powoławcze:

    - Wasze pismo z dnia,

    - Znak,

    - Nasz znak,

    - Data.

4. Określenie przedmiotu sprawy.

5. Treść.

6. Podpis.

7. Elementy dodatkowe.

Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy. Nagłówek może być umieszczony po lewej lub prawej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym.

Zamawiając blankiet korespondencyjny, firma uzgadnia z wykonawcą tekst, rodzaj

i wielkość czcionek, grubość linii, znak firmowy, elementy reklamowe, informacje dodatkowe. Nagłówek powinien być czytelny i estetycznie wykonany.

Nazwę i adres odbiorcy umieszcza się na polu adresowym blankietu korespondencyjnego

w oznaczonym kreskami prostokącie.

Każdy składnik nazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym, w odpowiedniej kolejności oraz zawsze w pierwszym przypadku.

Pisząc nazwę i adres odbiorcy pisma stosuje się skok pojedynczy.

Nazwę ulicy i numer domu pisze się z odsunięciem o dodatkowy skok. Oznaczenia kodowe

i nazwę miejscowości pisze się pismem wyróżnionym. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów, wyjątki to: ul. – ulica, m. – mieszkanie oraz skróty stopni i tytułów zawodowych

i naukowych – mgr, inż., dr, prof.

Oznaczenia pocztowe w piśmie typu polecony, ekspres pisze się nad nazwą, np.:

                                                                  P O L E C O N Y

                                                                  Przedsiębiorstwo Robót Drogowych

                                                                  Dział Organizacji

                                                                  ul. Wiśniowa 126

                                                                  00-950  W A R S Z A W A

Jeżeli nazwa odbiorcy jest długa i nie można jej zmieścić w jednym wierszu, to pisze się ją

w dwóch a nawet trzech wierszach.

Jeżeli pismo jest przeznaczone dla określonego pracownika lub osoby fizycznej to poszczególne składniki adresu pisze się w następującej kolejności:

                                                                      Pan

                                                                      Mgr Antoni Nowacki

                                                                      Prezes Zarządu Spółdzielni „Znak”

                                                                      ul. Kilińskiego 16

                                                                      20-078  L U B L I N

Poprzedzenie imienia i nazwiska w adresie wyrazami Pan, Pani w pełnym brzmieniu jest wyrazem szacunku. Umieszczenie nazwiska przed imieniem jest dopuszczalne tylko

w spisach.

W korespondencji urzędowej spotyka się różne podejście do znaków powoławczych, do których zalicza się:

-         znak i datę pisma, na które odpowiadamy,

-         znak własny nadawcy i datę wysłania pisma.

W praktyce na blankietach korespondencyjnych spotyka się nadruki:

Wasze pismo z dnia                      Znak                         Nasz znak                         Data

Odpowiednie informacje dotyczące poszczególnych elementów wpisuje się blokowo pod określonymi nadrukami, np.

Wasze pismo z dnia                      Znak                         Nasz znak                         Data

15.04.2002 r.                                 OH-23/02                 HZ-011/02                       30.04.2002 r.

Elementy te umieszczone są poniżej pola adresowego.

Na papierze bez nadruku stosuje się też uproszczoną formę umieszczania znaków powoławczych  zawierających znak pisma i datę sporządzenia.

Elementy te umieszczane są pod polem nagłówkowym.
Zapis taki powinien wyglądać w następujący sposób:

Zespół Szkół Ekonomicznych                                                                    Piła, dnia 15.04.2002 r.

ul. Sikorskiego 18

64-920 Piła

SZ I-4102/12/02

Należy zwrócić uwagę na różny sposób pisania dat w wysyłanej korespondencji.

Spotykamy następujące formy pisania dat:

Piła, dnia 15 kwietnia 2002 r.

Piła, dnia 15.04.2002 r.

Piła, dnia 2002-04-15

Należy pamiętać, by miesiąc pisać cyframi arabskimi lub słownie i na drukach urzędowych wpisywać zero w miejsce brakujących dziesiątek. Miesiąca nie należy pisać cyfrą rzymską, gdyż umożliwia to przerabianie daty, jej fałszowanie.

Określenie przedmiotu sprawy redaguje się zwięźle, zawsze w pierwszym przypadku. Po nadruku „Sprawa” należy postawić dwukropek. Po dwukropku wpisuje się właściwe określenie sprawy, które zawsze pisze się z małej litery i w pierwszym przypadku. Po treści zawierającej określenie przedmiotu sprawy nie stawia się kropki, gdyż odrębność tej treści pod względem graficznym jest dostateczna, np.:

...