9
Czynności postępowania w sprawie indywidualnej.
Postępowanie administracyjne jest łańcuchem czynności formalnych, podejmowanych przez władzę administracyjną i osoby zainteresowane przy wykonywaniu przepisów prawa administracyjnego. Na ten ciąg czynności formalnych składają się działania prawne i faktyczne. Należą tutaj tez orzeczenia i możliwość ich weryfikowania.
Spośród czynności postępowania w sprawie indywidualnej wyróżnić można:
1. Czynności procesowe merytoryczne.
Należą tutaj:
Wszczęcie postępowania- może być wszczęte na wniosek (zasada skarbowości) lub z urzędu (zasada oficjalności). O tym, w jakiej sprawie lub, w jaki sposób postępowanie zostanie wszczęte decydują przepisy materialno-prawne. Przy czym wyjątkiem od tej zasady jest art.61§2: Organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody - postępowanie umorzyć.
Ważna jest też data wszczęcia postępowania, gdyż od tej daty biegną terminy do załatwienia sprawy. Datą wszczęcia postępowania na wniosek jest dzień doręczenia podania, zaś datą wszczęcia postępowania z urzędu- I czynność organu. W op. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Dzień doręczenia postanowienia jest datą wszczęcia postępowania. Żądanie wszczęcia postępowania może też być wniesione w formie skargi (zgodnie z art. 233), jeżeli ta skarga pochodzi od strony.
W postępowaniu ogólnym organ jest zobowiązany do ustalenia, jakie podmioty są stronami wszczętego postępowania. Powinien też o wszczętym postępowaniu zawiadomić organizację społeczną (nie dotyczy to postępowania podatkowego), jeżeli ta jest zainteresowana wynikiem sprawy ze względu na cele statutowe lub wymagania interesu społecznego lub prokuratora, o ile jest potrzebny jego udział w sprawie.
Wszczęcie postępowania może nastąpić w kilku sytuacjach (uregulowanych w kpa.):
Þ Organ działa z własnej inicjatywy lub z inicjatywy organu nadzoru;
Þ Z żądaniem wszczęcia postępowania występują podmioty na prawach strony;
Þ Wszczęcie postępowania następuje na skutek skargi powszechnej wniesionej przez osobę trzecią.
Postępowanie może być również prowadzone w odniesieniu do kilku spraw (art.62). Chodzi tutaj o sprawy, w których prawa i obowiązki stron wynikają z tego samego stanu faktycznego i z tej samej podstawy prawnej oraz właściwy jest ten sam organ. Zasady tej nie można zastosować do spraw, w których występują strony o sprzecznych lub uzależnionych od siebie interesach, ponieważ to co będzie prawem dla jednej strony, dla drugiej będzie obowiązkiem lub pozbawieniem praw. Sprawy muszą być tutaj od siebie odrębne.
Wniesienie podania- treścią podania może być żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie, tj. każdy wniosek procesowy lub inne oświadczenie strony, uczestnika postępowania. Podanie może być wniesione w celu wszczęcia postępowania lub też w trakcie jego trwania i po zakończeniu decyzją. Podanie powinno zawierać, co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu 9Podobnie w sprawach podatkowych). Wnoszący podanie ma prawo żądać potwierdzenia jego wniesienia przez adnotację na kopii lub osobnym poświadczeniem.
2. Czynności procesowe techniczne:
Wywołują skutki prawne przez fakty. Poprzez te czynności organ władczo ingeruje w sferę praw lub obowiązków różnych podmiotów. Są niezbędne do rozpoznania sprawy i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zaliczyć tutaj można:
Þ Wezwania- mogą być skierowane do każdej osoby posiadającej informacje konieczne w postępowaniu. Jest to czynność dokonywana z zachowaniem jawności i musi ono dokładnie określać:
¨ Podmioty, (tj., kto kogo wzywa?).
¨ Sprawę, pozycje procesową wezwanego.
¨ Cel, w którym go się wzywa z zaznaczeniem, czy ma on obowiązek osobistego stawienia się, czy też może się on posłużyć pełnomocnikiem lub przekazać żądane wiadomości na piśmie.
¨ Termin stawienia się.
¨ Pouczenie o skutkach nie stawienia się.
Osobistego stawienia się można żądać tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym wezwany zamieszkuje albo przebywa lub też, gdy zamieszkuje lub przebywa w sąsiedniej gminie albo mieście. Ordynacja podatkowa obowiązek osobistego stawienia się na wezwanie określa do obszaru województwa (właściwego miejscowo w sprawie), na którym zamieszkuje lub przebywa wezwany. Każda osoba, która stawi się na wezwanie ma prawo do zwrotu kosztów podróży, utraconego zarobku dziennego, diety, kosztów noclegu, co regulują przepisy postępowania sądowego.
W sprawach szczególnie pilnych możliwe jest wezwanie telegraficzne, telefoniczne lub za pomocą innych środków łączności. Muszą być podane jednak wszystkie elementy wezwania, bowiem skutek prawny takiego wezwania będzie wywarty, tylko wtedy, gdy wezwanie dotrze we właściwej treści i odpowiednim terminie do wzywanego. W przypadku osób zamieszkujących w odległych miejscowościach można zrezygnować z wezwania tych osób. Wykorzystać tutaj można pomoc prawną przez zwrócenie się do organu administracyjnego w miejscu zamieszkania osoby o wezwanie jej do złożenia wyjaśnień, zeznań lub dokonania innej czynności. Osoba ma wtedy obowiązek osobistego stawienia się przed tamtejszym organem, a organ korzystający z pomocy określa okoliczności, których czynność ma dotyczyć. W dalszym postępowaniu wykorzystuje protokół z przyjęcia wyjaśnień i zeznań.
Þ Doręczenia – stanowią czynność procesową o dużej doniosłości z uwagi na obowiązywanie zasady pisemności w postępowaniu oraz z uwagi na skutki prawne, jakie z doręczeniem wiążą przepisy prawa procesowego i materialnego. Od daty doręczenia biegną terminy procesowe i materialne, a organ i strona będą związani decyzją lub postanowieniem. Od daty doręczenia możliwe jest też stosowanie środków dyscyplinujących lub egzekucyjnych. Przepisy o doręczeniach są kazuistyczne, bowiem trzeba dokładnie ustalić czy doręczenie miało miejsce i czy było skuteczne.
Rodzaje doręczeń:
¨ Doręczenie właściwe (zwykłe)- stosuje się je do osób fizycznych, jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych. Ma miejsce wtedy, gdy pismo dostarcza się adresatowi do jego rąk (np. przez pocztę; przez pracowników organu administracyjnego; inne osoby lub organy, które są upoważnione). Strony pozbawione zdolności do czynności prawnych wyręcza przedstawiciel, któremu doręcza się pismo kierowane do strony. W przypadku ustanowienia pełnomocnika, jest on podmiotem, któremu doręcza się pismo. Musi on być zawsze powiadamiany o czynnościach procesowych. Doręczenie osobom fizycznym pisma następuje w miejscu ich zamieszkania lub w miejscu pracy. Wyjątkowo można doręczyć pismo w lokalu organu administracyjnego albo w każdym miejscu zastania adresata. Doręczenie powinno być potwierdzone podpisem adresata, którym kwituje fakt doręczenia i jego datę. Uchylenie się adresata od złożenia podpisu lub odmowa przyjęcia nie pozbawia doręczenia skutku prawnego – jest to fikcja doręczenia wraz z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i jego dacie. Jeżeli w sprawie występuje kilka stron, to pismo doręcza się każdej z nich lub jednej upoważnionej przez pozostałe strony. W przypadku organizacji społecznych lub jednostek organizacyjnych pismo doręcza się osobie upoważnionej do prowadzenia korespondencji w siedzibie organizacji lub jednostki.
¨ Doręczenia zastępcze – polega na oddaniu pisma osobie, która przyjmie na siebie zobowiązanie doręczenia pisma adresatowi. Do tych osób należą: pełnoletni domownik, sąsiad, dozorca domu. O doręczeniu zastępczym należy powiadomić adresata zawiadomieniem pozostawionym w skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania. W przypadku osób nieobecnych pismo doręcza się przedstawicielowi osoby nieobecnej ustawionemu przez sąd lub przedstawicielowi tej osoby doraźnie wyznaczonemu przez organ administracyjny.
W postępowaniu podatkowym, osoba przebywająca za granicą dłużej niż 6 miesięcy ma obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń. Taki też obowiązek mają zagraniczne osoby fizyczne, które nie maja miejsca pobytu w Polsce. Pisma kierowane do osób nieznanych z miejsca pobytu doręcza się przedstawicielowi ustanowionemu przez sąd albo czasowo działającemu przedstawicielowi ustanowionemu przez organ podatkowy. Pisma kierowane do osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych, które nie mają organów doręcza się kuratorowi, wyznaczonemu przez sąd.
Fikcja doręczenia- przepisy wyznaczają 2 fikcje doręczenia:
a) Pismo skierowane do osoby fizycznej może być złożone na okres 7 dni w urzędzie pocztowym lub w urzędzie gminy, a adresat jest o tym powiadamiany zawiadomieniem pozostawionym w skrzynce pocztowej (lub informację się zostawia na drzwiach mieszkania, w pracy, itp.). po upływie 7 dni pismo uznaje się za doręczone.
b) Odstępuje się od doręczenia, jeżeli przepisy szczególne zezwalają na powiadomienie stron przez rozplakatowanie obwieszczeń lub ogłoszenie publiczne. Tego typu doręczenie jest uznane za dokonane z mocy prawa po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
W ordynacji podatkowej, gdy nie można dokonać doręczenia zwykłego lub zastępczego wzywa się adresata do odebrania pisma w drodze publicznego wezwania ogłaszanego w prasie (dwukrotnie w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim). Po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia pismo uznaje się za doręczone.
Þ Protokoły, adnotacje.
Wynikają z zasady pisemności.
Protokół – jest to podstawowa forma utrwalenia na piśmie czynności procesowych. Powinien odpowiadać wymaganiom formalnym i materialnym, pod tym względem podlega kontroli procesowej. Z protokołu powinno wynikać, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.
Kontrola procesowa protokołu - polega na tym, że protokół odczytuje się wszystkim obecnym osobom, które biorą udział w czynności urzędowej. Osoby te powinny podpisać protokół, co zapewni wiarygodność protokołu. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby powinna również być zawarta w protokole.
Adnotacja- to notatka sporządzona w aktach sprawy, w postaci osobnego dokumentu lub na innym dokumencie. Opisuje się w niej czynności, które mają istotne znaczenie w sprawie. Adnotacja nie ma żadnych wymagań formalnych i materialnych, ma znaczenie pomocnicze przy rozpatrywaniu sprawy, ale nie obejmuje ustaleń, od których może zależeć rozstrzygnięcie sprawy.
Þ Udostępnienie akt sprawy.
Opiera się na zasadzie jawności wobec stron. Mając dostęp do akt sprawy strona może skutecznie bronić swoich interesów. Organ administracji publicznej w każdym stadium postępowania jest obowiązany umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów, wyłączając wykazy wiadomości stanowiące tajemnicę państwową lub służbową.
Jeżeli jest to uzasadnione ważnym interesem strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej uwierzytelnionych odpisów.
Ordynacja podatkowa ogranicza prawo strony do wglądu do akt. W świetle art. 179. § 1 wyłącza się od przeglądania dokumenty objęte ochroną tajemnicy państwowej, ze względu na interes publiczny. Odmowa umożliwienia zapoznania się z dokumentami następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie, a następnie skarga do NSA. Ograniczenie jawności akt dla stron ze względu na ochronę tajemnicy państwowej i służbowej wynika z mocy prawa. Ordynacja podatkowa dopuszcza przeglądanie akt sprawy wyłącznie w lokalu podatkowym i w obecności jego pracownika.
3. Środki dyscyplinujące przebieg postępowania i czynności procesowe.
Należą tutaj przede wszystkim terminy ustanawiane dla organu administracyjnego oraz dla stron i innych uczestników postępowania, a także środki przymusu, stosowane wobec stron i uczestników postępowania.
Þ Terminy załatwienia sprawy
Wyróżnić tutaj można:
¨ Ustawowe i wyznaczone;
¨ Zawite i zwykłe;
¨ Przywracalne i nieprzywracalne;
Ad.1) Terminy ustawowe oznacza sam ustawodawca np. termin do wniesienia odwołania. Terminy te nie mogą być skracane ani wydłużane. Uchybienie terminu ustawowego przez stronę skutkuje bezskutecznością czynności. Inaczej jest w przypadku organów administracji, gdyż uchybienie takie nie powoduje bezskuteczności czynności procesowej, a jedynie jej wadliwość. W przypadku niezachowania terminu ustawowego przez stronę, może ona złożyć prośbę o przywrócenie terminu.
Przywrócenie terminu –jest to instytucja procesowa, która ma na celu ochronę jednostki przed negatywnymi skutkami uchybienia terminu do podjęcia czynności przez stronę (uczestnika) postępowania
B. Adamiak wyróżnia 4 przesłanki do przywrócenia terminu, które muszą być spełnione razem:
¨ Uprawdopodobnienie braku swojej winy - brak winy zachodzi w sytuacji, gdy przeszkody nie można było, według obiektywnych kryteriów, usunąć; tzn., jeżeli zaszły przeszkody niemożliwe do przezwyciężenia;
¨ Złożenie wniosku o przywrócenie terminu
¨ Dochowanie terminu (7 dni) do wniesienia prośby o przywrócenie terminu,
¨ Dopełnienie wraz z wnioskiem czynności, dla której termin był ustanowiony
Uchybienie terminu przez pełnomocnika powoduje negatywne skutki dla osoby reprezentowanej. Nie ma wpływu na odpowiedzialność pełnomocnika - adwokata fakt zaniedbania dokonanego pracownika kancelarii.
Dla pozytywnego rozstrzygnięcia prośby o przywrócenie terminu konieczne jest wykazanie zachowania przez stronę szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowych. Niewielkie niedbalstwo np. dokonanie czynności następnego dnia po terminie nie może powodować uwzględnienia prośby. O przywróceniu terminu postanawia właściwy w sprawie organ administracji publicznej. Od postanowienia o odmowie przywrócenia terminu służy zażalenie. Zażalenie nie przysługuje natomiast na postanowienie uwzględniające prośbę.
Natomiast o przywróceniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia postanawia ostatecznie organ właściwy do rozpatrzenia odwołania lub zażalenia. Z zapisu tego wynika jednoznacznie, że na postanowienie takie nie przysługuje zażalenie.
Terminy wyznaczone- to terminy określone przez organ prowadzący postępowanie administracyjne (np. termin do złożenia wyjaśnień). Mogą być skracane lub wydłużane przez organ na wniosek strony.
Ad.2) Terminy zwykłe (instrukcyjne) mają na celu przyspieszenie i usprawnienie postępowania administracyjnego. Ich uchybienie nie powoduje żadnych negatywnych skutków, poza wydłużeniem postępowania. Natomiast terminy zawite to terminy, których uchybienie powoduje nieważność i bezskuteczność czynności dokonanej po ich upływie (np. termin 7 dni na złożenie zażalenia, 14 dni na wniesienie odwołania). Terminy zawite są z reguły przywracalne.
Ad.3) Terminy przywracalne mogą być przywrócone zgodnie z art. 58 kpa w odróżnieniu do terminów nieprzywracalnych, które nie mogą być przywrócone w trybie art. 58 kpa w razie ich uchybienia przez stronę.
Ad.4) Terminem dokonania czynności procesowej przez organ – są to terminy ad quem (maksymalny termin załatwienia sprawy) oraz terminy post quem (termin, po upływie, którego dokonuje się czynności- np. rozprawa może się odbyć po upływie 7 dni od doręczenia wezwań). Terminy dokonania czynności dynamizują postępowanie oraz spełniają rolę gwarancyjną dla stron i uczestników postępowania. Nie wlicza się ich do terminu załatwienia sprawy.
Terminy dotyczące strony Są to terminy ad quem. Mają charakter dyscyplinujący dla stron. Generalnie są to terminy zawite. Jeżeli czynność ma być skuteczna procesowo, to powinna być dokonana przed upływem tych terminów. Niektóre terminy mogą być wyznaczone przez organ (np. termin do zawarcia ugody). Mają one ten sam skutek, co terminy ustawowe.
Obliczanie terminów.
Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie (np. doręczenie decyzji), przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło, to upływ ostatniego dnia z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Przykładowo, jeżeli decyzja została doręczona stronie 2 marca 1999 r., to termin do wniesienia odwołania (14 dni) upływa 16 marca 1999 r. o godz. 24.
Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Termin, którego bieg rozpoczął się w poniedziałek 05 lipca kończy się w poniedziałek 12 lipca o godz. 24.
Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Termin, który biegnie od dnia 30 stycznia kończy się 28 lutego (w roku nieprzestępnym) o godz. 24.
Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Dniami ustawowo wolnymi od pracy nie są, w rozumieniu art. 57 k.p.a., dodatkowe dni wolne od pracy, wprowadzone na zasadach określonych w art. 150 kpa
Skuteczne dla zachowania terminu jest złożenie pisma w urzędzie pocztowym lub urzędzie konsularnym. Decyduje data stempla pocztowego.
Termin załatwienia sprawy administracyjnej.
W kpa przyjęto zasadę, że organy administracji państwowej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
Niezwłocznie powinny być załatwiane te sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
Art. 35 § 3 kpa określa następujące instrukcyjne terminy do załatwienia sprawy administracyjnej:
1 miesiąca - w przypadku sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego i w postępowaniu odwoławczym.
2 miesięcy -w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej,
W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 k.p.a.).
Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 lub ustalonym w myśl art. 36 stronie służy zażalenie do organu administracji państwowej wyższego stopnia.
Þ Środki przymusu stosowane wobec stron i innych uczestników postępowania.
a) Kara grzywny – może być tylko wymierzona innym uczestnikom postępowania (świadkowie, biegli) za naruszenie obowiązków procesowych. W wyjątkowych przypadkach można zwolnić z kary grzywny, jeżeli zaszła usprawiedliwiona przyczyna naruszenia obowiązków procesowych. Karę grzywny wymierza się w formie postanowienia, na które służy zażalenie. Kpa przewiduje karę grzywny do 200 zł,
b) Kara porządkowa – wprowadzona w op. (do 2500 zł.) W op. kara porządkowa może być wymierzona zarówno stronom, jak i innym uczestnikom postępowania za naruszenie obowiązków procesowych. Karę porządkową można uchylić na wypadek usprawiedliwionej przyczyny naruszenia obowiązków procesowych. Wymierzenie kary porządkowej nie stoi na przeszkodzie wymierzenia innych środków przymusu, ustanowionych w odrębnych przepisach. Kara porządkowa nakładana jest w formie postanowienia, na które służy zażalenie.
c) Odpowiedzialność dyscyplinarna
d) Środki przymusu przewidziane w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
gosicka