dr Michał Flieger
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Wydział Prawa i Administracji, Katedra Nauk Ekonomicznych
Temat: Analiza porównawcza implementacji technik i metod organizatorskich w systemach zarządzania współczesnych przedsiębiorstw oraz gmin
Streszczenie
Artykuł przedstawia metody i techniki organizacyjne stosowane w przedsiębiorstwach prywatnych i gminach. W artykule poddano analizie instrumenty, które organizacje te mają do dyspozycji w takich dziedzinach jak zbieranie informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej, twórcze poszukiwanie rozwiązań problemów, projektowanie i wdrażanie zmian, organizowanie pracy i koordynowanie jej przebiegu, restrukturalizacja pracy oraz badanie systemu zarządzania organizacją. Artykuł przedstawia wyniki badań, dotyczące faktycznego zastosowania i oceny powyższych instrumentów.
Słowa kluczowe: technika zarządzania, metoda zarządzania, zastosowanie technik i metod, skuteczność, implementacja, system zarządzania, przewaga konkurencyjna
Title: Comparing analysis of the implementation of organizational techniques and methods in contemporary management systems of private companies and gminas
Summary
The article presents organizational methods and technics which may be used in private companies and gminas in various areas of their activities. In the article there is an analysis of instruments which organizations may use in such areas as gathering information to analyse and diagnose problematic situation, heuristic ways of solutions finding, changes planning and implementing, work organising and coordination, work restructuralization and examining the managing system in the organization. The main part of the article presents the results of the survey concerning the actual use and evaluation of the instruments.
Key words: management techniques, management methods, the use of techniques and methods, effectiveness, implementation, management system, competitive advantage
1. Wstęp
Współczesne organizacje stoją przed koniecznością poszukiwania nowych obszarów budowania przewagi konkurencyjnej w coraz szybciej zmieniającym się otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym organizacji. Presja to wzmacniana jest z jednej strony utrudnionym procesem przewidywania zamian, a z drugiej coraz bardziej ograniczonymi możliwościami opierania skutecznych strategii konkurencyjnych na zasobach materialnych (Krupski R. 2009: 149-150). Współczesne organizacje niekoniecznie stawiają sobie za główny cel zwiększanie swoich rozmiarów, ponieważ to nie jest obecnie warunek konieczny bycia wysoce konkurencyjnym. Dzisiaj organizacje muszą być przede wszystkim elastyczne oraz efektywne, co powoduje, że następuje zwrot ku wartościom niematerialnym, które są obecnie głównym zasobem organizacji (Perechuda K. 2000: 76-77). Tutaj też upatruje się największych możliwości walki konkurencyjnej i budowania usprawnień organizacyjnych.
Stąd tematyka niniejszego artykułu koncentruje się na systemie zarządzania, a ściślej rzecz ujmując na stosowanych w zarządzaniu taktycznym i operacyjnym metodach i technikach organizatorskich. Podstawowym celem artykułu jest przedstawienie wyników badań przeprowadzonych przez autora niniejszej pracy w zakresie zastosowania powyższych we współczesnych przedsiębiorstwach sektora prywatnego oraz w gminach. Poszczególne wyniki cząstkowe badań dla obu tych rodzajów organizacji zaprezentowane zostały we wcześniejszych publikacjach autora (Flieger M. 2009: 111). Niniejszy artykuł jest próbą zestawienia obu obszarów (prywatnego i publicznego) i odpowiedzi na pytanie, jakie są różnice i podobieństwa w systemach zarządzania przedsiębiorstw prywatnych i gmin w zakresie stosowanych metod i technik organizatorskich. Analiza porównawcza w takim ujęciu może pozwolić na wyłonienie tych metod i technik, które są z powodzeniem stosowane w sektorze prywatnym i jednocześnie niedoceniane przez gminy. Płynące wnioski mogą przyczynić się do uwzględnienia w codziennych procesach zarządczych gmin nowych instrumentów, co pozwoli na usprawnienie ich działania i poprawę pozycji konkurencyjnej na rynku.
W celu uzyskania odpowiedzi na powyższe pytanie przeprowadzono badania ankietowe zbliżone do wywiadu ustrukturalizowanego na próbie 267 małych i średnich przedsiębiorstw oraz 45 gmin z regionu całego kraju. W formularzach ujęto 66 metod i technik organizatorskich w ramach pytań zamkniętych (czy przedsiębiorstwo i gmina stosuje, czy nie stosuje danej metody lub techniki) oraz w tym dodatkowo 6 technik gdzie możliwość odpowiedzi rozszerzono o pytanie otwarte. Poniżej, po krótkiej charakterystyce badanych metod, przedstawione zostaną wyniki badań.
2. Podział oraz krótka charakterystyka badanych metod i technik badawczych
Metoda zarządzania jest to systematycznie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu; jest to uświadomiony i uporządkowany sposób działania złożonego, powtarzalny z racji swej skuteczności (Koźmiński A., Zawiślak A. 1982: 51). Technika natomiast jest to celowy, racjonalny, oparty na teorii sposób wykonywania prac w jakiejś dziedzinie, przy czym sposób oznacza tok jakiegoś działania, a więc układ jego stadiów (Kotarbiński T. 1981: 524). Techniki są częścią składową metody i stanowią sposób postępowania do osiągnięcia założonego celu, są więc podporządkowane postępowaniu stosowanemu w danej metodzie.
Dla potrzeb niniejszego opracowania metody i techniki organizatorskie zostały podzielone na dziewięć podgrup. Pierwszą z nich stanowią techniki zbierania informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej. Ich zadaniem jest właściwe zebranie i zestawienie informacji tworzących podstawy do opracowania analizy stanu istniejącego i syntezy w postaci wniosków diagnostycznych. Zestawienie badanych technik w podgrupie pierwszej przedstawia tabela 1.
Tabela 1
Techniki zbierania informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej
Lp.
Nazwa techniki
Krótka charakterystyka
1
Analiza dokumentacji
Analiza danych utrwalonych w postaci dokumentów, bez względu na sposób zapisu informacji
2
Obserwacja ciągła stanowiska pracy
Polega na notowaniu wszystkich czynności występujących na stanowisku pacy w celu rejestracji przebiegu procesów pracy
3
Obserwacja migawkowa stanowiska pracy
Technika oparta na zasadach badań reprezentacyjnych, polega na przeprowadzeniu badań cząstkowych populacji w celu rejestracji przebiegu procesów pracy
4
Techniki badań społecznych prowadzonych wśród pracowników:
· Wywiad swobodny
Zbliżony do rozmowy, ale przeprowadzonej zgodnie z założonym celem, wg opracowanego wcześniej planu
· Wywiad ustrukturalizowany
Przeprowadzany na podstawie wcześniej przygotowanego kwestionariusza
· Ankiety indywidualne
Ankieta wypełniana przez osobę badaną lub przez ankietera
· Ankiety audytoryjne
Jednoczesne wypełnienie ankiety przez zebranych w jednym miejscu respondentów
1. Źródło: Opracowanie własne
Drugą podgrupę badawczą stanowią techniki i metody twórczego rozwiązywania problemów. Ich celem jest poszukiwanie rozwiązań problemów ujawnionych w fazie diagnozy organizacyjnej, likwidowanie lub ograniczenie źródeł i przyczyn ich powstawania oraz ustalenie sposobów realizacji zdefiniowanych rozwiązań. Metody i techniki twórcze wykorzystywane w fazie poszukiwań opierają się na pobudzaniu umysłu do kreatywnej twórczości, wykraczającej poza przyjęte ramy i ograniczenia. W wyniku procesu myślenia heurystycznego mogą powstać oryginalne propozycje rozwiązań problemów, z jakimi w danym momencie boryka się organizacja. Metody i techniki badawcze należące do tej podgrupy przedstawia tabela 2.
Tabela 2
Metody i techniki twórczego poszukiwania rozwiązań problemów
Nazwa metody/techniki
Burza mózgów
Zespół osób, po uprzednim poinformowaniu co do celu spotkania, przedstawia pomysły, które są zapisywane i weryfikowane po zakończeniu fazy twórczej
Quick Think Method
Technika, która od burzy mózgów różni się tym, że zespół osób , bez uprzedniego poinformowania co do celu spotkania przedstawia pomysły. Stosowana zwykle gdy istnieje duża presja czasu
Dyskusja 66 (Philips Buzz Session)
6-osobowe grupy przez 6 minut intensywnie tworzą pomysły, po czym następuje ich odczytanie na sesji plenarnej i ponowne poddanie pod dyskusję w zespołach, co pozwala na stopniowe dochodzenie do akceptowalnych rozwiązań
Brainwritting - 635
6 osób w ciągu 5 minut ustala i zapisuje 3 pomysły rozwiązań i przekazuje sąsiadowi, który w kolejnej turze dopisuje własne propozycje. Zakłada się 5-krotny obieg formularzy w ciągu ok. 30 min.
5
Technika Gordona - Synektyka
Polega na utworzeniu zawodowej komórki w przedsiębiorstwie, odpowiedzialnej za bieżące poszukiwanie twórczych rozwiązań
6
Technika podświadomych źródeł pomysłów
Odmiana techniki Gordona wykorzystująca przedłużenie procesu inkubacji na skutek zwiększenia liczby sesji twórczych
7
Technika wejść i wyjść
Tworzone są listy elementów wejściowych i wyjściowych procesu, po czym rozpoczynając od oczekiwanych efektów modyfikuje się listę wejść, biorąc pod uwagę warunki ograniczające
8
Techniki pobudzania skojarzeń:
· Rejestr cech
Zestawia się wszystkie elementy związane z problemem i poprzez ich przestawienie, zmianę cech itp. opracowuje się lepsze rezultaty
· Technika list pytań
Znajduje się odpowiedzi na odpowiednio skonstruowane i zestawione pytania, co zmusza do koncentracji i aktywizacji kreatywnej zespołu
9
Analiza morfologiczna
gosicka