Spis treści
Rozdział 11 2
WYKONYWANIE PRACY 2
1. WSTĘP 2
2. UZYSKAJ POZWOLENIE NA DALSZE DZIAŁANIE 2
3. ZREWIDUJ PLAN PROJEKTU 2
4. ZBIERZ ZESPÓŁ DO PROJEKTU 4
5. PRZEPROWADZENIE SPOTKAŃ INAUGURACYJNYCH 6
6. PRZEPROWADŹ SZKOLENIE 8
7. v 9
8. PYTANIA 9
Literatura 10
Dotychczas omówiliśmy rozpoczynanie projektu i proces planowania. Obecnie przejdziemy do wykonania projektu. Pozostanie jeszcze kontrola i proces zakończenia.
Po ukończeniu planu projektu i zapoznaniu się z nim przez klientów, sponsora (i być może również zespołu, jeśli już został stworzony), dokonaniu odpowiednich zmian i zaaprobowaniu ich możesz starać się o oficjalną zgodę na realizację przedsięwzięcia. W niektórych firmach przyjmuje ona formę zwykłego, nieformalnego ustnego zezwolenia, w innych wymaga formalnego dokumentu podpisanego przez sponsora lub komisję koordynacyjną (bądź przez nich razem).
Niezależnie od sposobu wyrażenia aprobaty dla projektu upewnij się, że ją uzyskałeś, zanim przejdziesz do fazy wykonywania planu. Najlepszym rozwiązaniem jest zgoda pisemna, którą możesz dołączyć do notatnika projektu.
Otrzymawszy zgodę na dalszą pracę z projektem, powinieneś zrewidować wykonany przez ciebie plan projektu. W wielu organizacjach może minąć nawet miesiąc lub dłużej, zanim uzyskasz ową zgodę, dlatego też pewne składniki planu mogły się znacząco zmienić od czasu, gdy przedłożyłeś plan. Zmiany te mogą zostać wprowadzone w porozumieniu ze sponsorem projektu lub z zespołem, jeśli został już powołany, często jednak dokonuje ich sam menedżer projektu.
Przeglądanie i poprawianie planu umożliwia rozpoczęcie realizacji projektu na podstawie bieżących informacji. Szczególną uwagę zwróć na:
· Sprawdź skutki projektu. Aby mieć pewność, że końcowe skutki są nadal ważne, przejrzyj ich listę, po czym w razie potrzeby dodaj nowe lub zmodyfikuj istniejące.
· Sprawdź wymagane zasoby. Jeśli nie przypisano ci z góry zespołu do projektu, . sprawdź liczbę zasobów ludzkich i odpowiadających im poziomom kwalifikacji. Przejrzyj także listę pozostałych wymaganych zasobów i również zweryfikuj ich liczbę i zdolności.
· Sprawdź strukturę pracy projektu. Aby skontrolować wymagania pracy sprawdź strukturę analizy pracy. Jeśli stwierdzisz, że potrzebne jest dodanie pewnych zadań, dodaj je w odpowiednich obszarach. Ponadto, jeśli twoja struktura dotyczyła tylko planowania na wysokim szczeblu, musisz teraz rozbić ją na zadania, dające się przypisać poszczególnym pracownikom.
· Sprawdź szacunki projektu. Musisz także dokonać kontroli szacunków projektu. Zweryfikuj przydziały zasobów do każdego z zadań, zwracając szczególną uwagę na wymagany do ich wykonania poziom umiejętności.
· Sprawdź harmonogram projektu. Ostatnią kwestią planu podlegającą sprawdzeniu jest harmonogram zajęć. Jeśli dodałeś lub skorygowałeś jakiekolwiek zadania lub zasoby, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w czasie trwania zadań, w związku z czym musisz ponownie przekalkulować rozkład prac.
W niektórych przedsiębiorstwach po otrzymaniu zgody nie wolno już wprowadzać żadnych zmian. Sprawdź politykę firmy pod tym względem zanim przystąpisz do dalszych prac.
PRZYKŁAD
Ostateczny kształt projektu bankietu
Podczas sprawdzania planu projektu bankietu komisja koordynacyjna zauważyła wydatek na opłacenie pracy fotografa. Jeden z jej członków ma bogate doświadczenie jako fotograf i zgłosił się na ochotnika do wykonania zdjęć podczas bankietu. W związku z tym usuń fotografa z zasobów oraz zadanie jego wybory ze struktury analizy pracy. Następnie policz od nowa koszt i wykonaj harmonogram.
Zależnie od tego, w jaki sposób tworzy się zespół do projektów w twojej firmie, możesz na tym etapie spotkać się z wcześniej przydzielonym zespołem lub będziesz musiał dopiero taki zespół powołać. Jeśli nie masz jeszcze swojej załogi, w tej części powiemy, jak ją zorganizować.
Zbierz zasoby
Twój projekt uzyskał zgodę na realizację, musisz zatem postarać się o odpowiednie do projektu zasoby, zgodne z częścią planu ustalającą tą właśnie kwestię. Jeśli w celu pozyskania zasobów trzeba przeprowadzić negocjacje z innymi osobami, wykonaj to właśnie teraz.
Sporządź listę kontaktową
Ważnym dodatkiem do planu projektu, sporządzanym po utworzeniu zespołu do projektu, jest lista kontaktowa. Powinny się na niej znaleźć dane najważniejszych członków zespołu i innych istotnych dla projektu osób. Szczegółowe informacje na temat każdej z osób powinny obejmować:
· Pełne nazwisko.
· Adres.
· Numer telefonu.
· Adres e-mail.
· Numer telefonu komórkowego.
· Numer faxu.
· Godziny pracy i strefa czasowa (w przypadku projektów międzynarodowych).
· Funkcje pełnione w projekcie przez poszczególne osoby, ich tytuły i firmy, dla których pracują.
Dla własnej wygody możesz również przypomnieć czas odpowiedzi osoby, jeśli znalazł się on w planie komunikacji. Niektóre listy kontaktowe zawierają też dni, godziny i miejsca regularnych spotkań statutowych, wynikających z harmonogramu.
Po wykonaniu i rozesłaniu list kontaktowych należy dbać o jej ewentualne uaktualnianie w przypadku zmiany biura pracowników, dodania nowych członków lub odejścia innych. Jeśli lista nie jest aktualna, pracownicy będą dzwonić do ciebie zamiast do osób, z którymi potrzebują się skontaktować.
Rys. 11.2. Przykładowy układ listy kontaktowej projektu
Wykonaj listę kontaktową dla projektu bankietu
Lista kontaktowa dla projektu bankietu powinna obejmować:
a. menedżera projektu,
b. sponsora,
c. pomoc administracyjną,
d. trzech reprezentantów spośród pracowników,
e. kierownika wybranego lokalu - dodać w trakcie realizacji projektu po wyborze lokalu,
f. wykonawcę pamiątek,
g. fotografa,
h. mówcę,
i. grupę rozrywkową.
Ponieważ jedyną osobą, która będzie się kontaktować z osobami od „e” do „i” jest sekretarka, dlatego można nie dodawać ich danych do listy dla wszystkich osób.
Dobrze jest zaczynać każdy projekt od jednego lub dwóch spotkań inauguracyjnych. Każde powinno być skierowane do innych odbiorców i mieć inny przebieg, wspólnym celem obu zgromadzeń jest natomiast wyjaśnienie kolejnych kroków projektu.
Zaplanuj spotkanie inauguracyjne
Kiedy tylko otrzymasz zgodę na dalsze działanie, zaplanuj spotkania inauguracyjne. Jeśli to możliwe postaraj się, aby odbyły się jeszcze w tym samym tygodniu, w którym uzyskałeś zgodę na realizację. Nie zrażaj się, gdy ze względu na obowiązki pracowników oraz różnice geograficzne zebranie będzie musiało zostać przeniesione na następny tydzień.
Wykonaj porządek dzienny spotkania
Każde spotkanie powinno mieć swój porządek dnia. Dla spotkania rozpoczynającego będzie on dość prosty. Jego zadaniem jest:
- zgromadzenie wszystkich członków zespołu,
- przypomnienie planu projektu,
- przybliżenie funkcji i obowiązków poszczególnych uczestników.
Przeprowadź wewnętrzne spotkanie inauguracyjne
Wewnętrzne spotkanie inauguracyjne odbywa się w firmie, w gronie najważniejszych członków zespołu. Trwa około 15-30 minut, a jego podstawowym celem jest zebranie uczestników i przygotowanie ich do działania. Wraz z grupą kluczowych członków zespołu należy przypomnieć plan komunikacji, zwłaszcza w kwestiach dotyczących czasu i miejsca spotkań statutowych oraz terminów składania sprawozdań i kart kontrolnych. Przedyskutować trzeba też strategie projektu, szczególnie wtedy, gdy dotyczy on klientów spoza przedsiębiorstwa.
Zanim przeprowadzisz spotkanie musisz zdecydować, którzy członkowie zespołu zostaną na nie zaproszeni i jaki będzie przebieg zebrania. Szczegółowy porządek dnia może obejmować następujące elementy:
· Krótką prezentację projektu.
· Przedstawienie członków.
· Funkcje i obowiązki.
· Harmonogram.
· Plan komunikacji.
· Strategie projektu.
Każdy z tych tematów zostanie krótko omówiony, ażeby zespół mógł podjąć dyskusję nad poszczególnymi sprawami. Oprócz wcześniejszego rozesłania planu spotkania możesz też zaopatrzyć uczestników spotkania w kopię planu projektu.
Uwaga
Jeśli członkowie całego zespołu w twoim projekcie znajdują się w różnych, odległych od siebie miejscach, może okazać się konieczne przeprowadzenie telekonferencji lub wideokonferencji, aby w spotkaniu inauguracyjnym mogli uczestniczyć wszyscy zainteresowani.
Przeprowadź spotkanie inauguracyjne dla wszystkich uczestników
Po spotkaniu kluczowych członków zespołu, kiedy poznali oni już zasadnicze elementy projektu, dobrze jest przeprowadzić jeszcze jedno zebranie inauguracyjne dla całego zespołu. Powinny w nim uczestniczyć wszystkie osoby pracujące z projektem, nawet te z innych działów lub organizacji.
To spotkanie będzie dłuższe niż poprzednie zebranie wewnętrzne, nie powinno jednak trwać dłużej niż godzinę. Porządek dnia będzie praktycznie taki sam jak dla spotkania wewnętrznego, chociaż skoncentruje się na planie, harmonogramie oraz aspektach obowiązków związanych przede wszystkim z członkami zespołu, pochodzącymi spoza przedsiębiorstwa.
Przeprowadź spotkanie inauguracyjne dla uczestników projektu bankietu
Ze względu na strategie wykorzystane do projektu bankietu jego spotkanie inauguracyjne będzie nieco odmienne od pozostałych. Zebranie kluczowego zespołu poprzedzi zebranie głównego zarządu, podczas którego wybrane zostaną spośród pracowników 3 osoby do komisji nominującej, tak więc kolejne spotkanie będzie już pierwszym zadaniem zaplanowanym w strukturze analizy pracy projektu. Zgromadzenie w szerszym gronie nie odbędzie się.
Ponieważ projekty wprowadzają zawsze pewne rodzaje zmian może się okazać, że twój zespół nie dysponuje wymaganym poziomem umiejętności, żeby pracować w zmienionych warunkach. W takich przypadkach dla tych członków zespołu należy przeprowadzić stosowne szkolenie. Może ono przyjmować różnorodne formy, począwszy od zwykłej instrukcji starszego rangą pracownika aż po regularne jedno- lub dwutygodniowe szkolenie.
Jeśli szkolenie odbywa się poza miejscem pracy i jest specyficzne dla realizowanego projektu, wówczas jego koszt powiększa ogólny koszt projektu. Jeśli jednak szkolenie ma charakter bardziej ogólny, obejmując taką tematykę, jak na przykład podstawy kierowania, umiejętności komunikacyjne itp., koszty projektu powinny zostać pokryte ze środków odpowiedniego budżetu.
Szkolenie zespołu projektu bankietu
Projekt bankietu raczej nie wymaga prowadzenia działań rozwojowych.
gosicka