18.10.05 teoria organizacji i zarzadzania.doc

Teoria organizacji i zarządzania                    wykład 18.10.2005

Planowanie jest wszechstronnym procesem, w którym menedżerowie formułują specyficzne cele organizacji i sporządzają plany ich osiągnięcia.

Misja – szeroko sformułowane cele, zamierzenia, które wyznaczają kierunek działania organizacji.

Określenie misji obejmuje:

→ opis podstawowych wyrobów lub usług organizacji

→ funkcje, które będzie wypełniała

→ rynki lub klientów, których będzie obsługiwała (do kogo będzie docierać z danym produktem)

Misja przedsiębiorstwa produkcyjnego- przykład:

Będziemy opracowywać i produkować zawory i instalacje z metali oraz tworzyw sztucznych celując w rynek firm budownictwa mieszkaniowego poprzez ogólnokrajową sieć hurtową.

Cele

1.      Istnieje wiele celów, przeważnie od kilku do kilkunastu. Na ogół określane są w kategoriach wpływów, zysków, wielkości produkcji, udziałów w rynku.

2.      Cele określane są w sposób hierarchiczny. Oznacza to, że niektóre mogą być formalnie lub nieformalnie ważniejsze od innych.

3.      Cele mają różny horyzont czasowy. Istnieją cele krótkoterminowe ( do 1 roku) i cele długoterminowe (powyżej 1 roku).

4.      Cele z punktu widzenie menedżera mogą być zależne lub kontrolowane. Cele zależne to cele narzucone menedżerowi. Cele kontrolowane to cele określane przez samego menedżera.

5.      Cele zawsze muszą określać: co? gdzie? kiedy?

Cel powinien być możliwy do osiągnięcia, ale nie może być zbyt łatwy, musi się wiązać z pewnym wysiłkiem.

Plany strategiczne- są opracowywane na 5 lub więcej lat; są koncepcyjne, opisują główne kierunki działań.

Polityki- są stale obowiązującym (ciągłym) planem, dostarczającym menedżerowi wytycznych przy podejmowaniu decyzji. Ich zadaniem jest zapewnienie zgodności wśród menedżerów organizacji oraz uniknięcie konieczności wielokrotnego podejmowania tych samych decyzji.

Procedury- trwale obowiązujący plan, bardziej konkretny i szczegółowy niż polityki. Określa, w jaki sposób mają być wykonywane powtarzające się zadania.

Reguły lub przepisy – najbardziej konkretny rodzaj planu stałego. Określają konieczny przebieg działań.

Plany operacyjne (taktyczne)- opracowywane do 1 roku, przeważnie są jednorazowe i szczegółowe.

Projekt -plan o jednorazowym zastosowaniu na ogół o określonym czasie trwania, opracowywany dla osiągnięcia jednego, wąskiego celu.

Budżet- określa wymierne ilości zasobów (pieniędzy, sprzętu, materiałów, pracy), które zostaną przeznaczone na realizację danego planu.

Cele: co? gdzie? kiedy?

Plany: jak? kto?

Proces planowania

Etap1 Określenie celów

Etap2 Ocena sytuacji – ocena warunków zewnętrznych i wewnętrznych realizacji celów

Plany mogą być modyfikowane w trakcie realizacji, gdyż otoczenie jest zmienne i mogą pojawić się lepsze rozwiązania.

Etap3 Ustalenie procedury- kto czym się zajmuje

Etap4 Ustalenie harmonogramu pracy

Etap5 Przypisanie odpowiedzialności

Etap6 Sprawdzenie planu z punktu widzenia wykonalności i kosztów

Metody prognozowania

1.      Prognozowanie metodą badania opinii- zbieranie informacji za pomocą kwestionariuszy.

2.      Prognozowanie metodą analizy trendów- obserwacja tego Jak wcześniej reagowano na podobne czynniki.

3.      Prognozowanie metodą analizy statystycznej- ważne tu są elementy przyczynowo-skutkowe.

Tworzenie harmonogramów

1.      Plany etapowe.

2.      Plany zazębiające ( wykresy Ganita).

3.      Plany sieciowe (PERT, CPM).

Zarządzanie przez cele

Idea przewodzenia i swoista filozofia ZPC skoncentrowana jest na wspólnym ( przełożeni i podwładni) negocjowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.

Zalety ZPC

►konkretyzacja celów poszczególnych komórek organizacyjnych i osób oraz powiązanie ich z celami przedsiębiorstwa

►samodzielność i przedsiębiorczość pracowników i menedżerów; angażowanie się pracowników i kadry kierowniczej

►praca zespołowa oraz poprawienie relacji między pracownikiem a przełożonym

►rozłożenie odpowiedzialności za losy firmy

►inwencja twórcza, swoboda działania pracowników

►mobilizacja pracowników, większa skuteczność

►integracja załogi

►planowanie taktyczne

►samokontrola zamiast surowej kontroli zewnętrznej

►przystosowanie w sposób szybszy do wymogów otoczenia

Wady i słabości ZPC

►pracochłonność związana z ustaleniem i hierarchizacją celów

►rozbudowana dokumentacja dotyczącą celów

►skupienie się na celach materialnych i niedocenianie celów niematerialnych

►trudności w procesie kontroli i oceny wyników pracy

►wywoływanie napięć i stresów podczas etapu kontroli