ZARZADZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI – CWICZENIA – 27.03.2011.doc

ZARZADZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI – CWICZENIA – 27.03.2011

1.       Planowanie zatrudnienia – definicja i cel

Planowanie jest ciągiem określonych działań, w których wyniku następuje ustalenie celów i odpowiednich przedsięwzięć (czynności) zmierzających do osiągnięcia tychże celów. Planowanie oznacza, iż kierownicy z góry obmyślają cele i działania oraz że ich działania oparte są na jakiejś, planie czy logice. Plany wyznaczają  więc cele przedsiębiorstwa i przedsięwzięcia gwarantujące ich osiągnięcie.

Planowanie kadr to bardziej lub mniej dokładne przewidywanie liczby pracowników w określonych kwalifikacjach niezbędnych do realizacji nakreślonych celów i zadań organizacji. To sprecyzowanie: co w jakim celu chce się robić, aby później móc przystąpić do realizacji w odniesieniu do personelu firmy. Ułatwia więc uświadamianie lub postawienie pewnych celów i zadań do wykonania.

Planowanie w odniesieniu do personelu opiera się na diagnozie obecnego stanu zasobów ludzkich i prognozie potrzeb kadrowych, wynikających ze strategii organizacji. Pozyskanie właściwych pracowników, zgodnie z bieżącymi i perspektywicznymi potrzebami kadrowymi firmy, jest dla kierownictwa każdego przedsiębiorstwa sprawą zasadniczą. Z kolei rodzaj, horyzont czasowy i zakres planowania jest ukierunkowany głównie nie stanem obecnym i zakres planowania jest ukierunkowany głownie stanem obecnym a pożądanym. Celem planowania jest identyfikacja przyszłych wymagań organizacyjnych stojących przed funkcją personalną i podsystemem ludzkim organizacji oraz przygotowanie działań mających wyeliminować różnice między stanem obecnym a pożądanym.

2.       Podmioty planowania w zakresie funkcji personalnej i korzyści z planowania zatrudnienia.

1. 1. Obsada, czyli zatrudnienie; plan zatrudnienia obrazuje zapotrzebowanie organizacji na pracowników w okresie planistycznym, w ujęciu ilościowym i jakościowym (kwalifikacje), oraz sposoby zaradzenia nierównowadze między stanem zatrudnienia prognozowanym a pożądanym (źródła i sposoby rekrutacji nowych pracowników, metody ograniczenia zatrudnienia itd.)
   2. Ocena, czyli przede wszystkim kryteria oceny umożliwiające rozwój pożądanej kultury organizacyjnej, umiejętności oraz motywacji pracowników, a także sposób przeprowadzenia oceny i jej częstotliwości
   3. Wynagrodzenie personelu, czyli sposób i formę motywowania ludzi do efektywnej pracy, umożliwiające realizację strategii organizacji
   4. Rozwój personelu, rozumiany jako zapewnienie pożądanej jakości personelu w okresie planistycznym, ustalenie kierunków kształcenia i rozwoju umiejętności pracowników, planowanie karier pracowników w skali organizacji

3.       Etapy planowania:

1. 1. Zbieranie i analiza danych
   2. Ustalenie celów i priorytetów
   3. Tworzenie i wdrażanie planów i programów działania w zakresie obsady, oceny, wynagrodzenia i rozwoju personelu
   4. Kontrola o ocena realizacji planów i programów

4.       Wewnętrzne i zewnętrzne uwarunkowania planowania zatrudnienia.

Przy planowaniu personelu należy wziąć pod uwagę warunki zewnętrzne i wewnętrzne (organizacyjne). Do warunków zewnętrznych zalicza się przede wszystkim warunki ekonomiczne wpływające na stan rynku pracy, liczebność i jakość wolnej siły roboczej itd. Należy wziąć pod uwagę również aktualne ustawodawstwo i tendencje w sferze tworzenia prawa, jak również relacje ze związkami zawodowymi, ich siłę, kulturę negocjacyjną. Do warunków wewnętrznych, które należy uwzględnić przy planowaniu personelu, zaliczamy: ogólny stan przedsiębiorstwa, jego pozycję na rynku, a także strategiczne kierunki rozwoju. Należy więc sięgnąć po dane diagnostyczne oraz do planów strategicznych, przede wszystkim zaś do głównego planu strategicznego przedsiębiorstwa, do planów marketingowych, finansowych i produkcyjnych.

5.       Działania w sytuacjach nadmiaru i niedoboru pracowników

1. 1. Nadmiar pracowników. W sytuacji nadmiaru pracowników należy zaplanować program perspektywicznego ograniczenia zatrudnienia. Program taki pomoże nam uniknąć wysokich kosztów materialnych i społecznych spowodowanych nagłymi decyzjami o zwolnieniach masowych, które podejmowane są przez organizacje nie przywiązujące należytej uwagi do planowania zatrudnienia. Planowanie personelu daje kierownictwu możliwość ewolucyjnego, miękkiego przygotowania zmian.

Program edukacyjny może obejmować następujące działania:

·         Nie zatrudnianie nowych pracowników na miejsce odchodzących

·         Redukcja nadgodzin lub zmniejszenie wcześniejszego przechodzenia na emeryturę

·         Zamrożenie rekrutacji zewnętrznej, uzupełnianie wakatów kadrami pochodzącymi z zewnętrznego rynku pracy (po odpowiednim przeszkoleniu), identyfikacja stanowisk pracy przeznaczonych do likwidacji

·         Zwolnienia grupowe, jest to krok ostateczny, którego należy uniknąć tak długo jak to tylko możliwe. Można na przykład podjąć negocjację ze związkami zawodowymi w celu okresowego obniżenia przeznaczonych do zwolnienia – możliwe, ze będą potrzebni do innej pracy

W sytuacji nadmiaru pracowników ważne jest planowanie takiego systemu cen, który nie dopuści do odejścia najbardziej świadomych, cennych dla organizacji pracowników skuszonych atrakcyjną ofertą wcześniejszych emerytur. Poprzez system ocen należy wytypować tych pracowników, których będziemy chcieli  zachęcić do odejścia, przekwalifikowania się czy zmian stanowiska  pracy. Celowi temu może również służyć odpowiedni system wynagrodzeń, motywujący pracowników do zachowań pożądanych z punktu widzenia firmy.

2. 2. Niedobór pracowników. Jeżeli niedobór jest niewielki i przejściowy, to wystarczy zaplanować pracę w nadgodzinach. Jeżeli stwierdzimy niedobór pracowników wykwalifikowanych, to możemy zaplanować program kształcenia pracowników połączony z system nagrodzenia  premiującym zdobywanie wykształcenia. Gdy niedobór jest znaczący, możemy przygotować akcję rekrutacyjną. Planujemy kryteria oceny kandydatowi zgodnie z przyjętymi celami strategicznymi. W ten sposób unikamy przykrej sytuacji „łapanki” nagłego naboru często przypadkowych pracowników. Staramy się ponadto utrzymać pracowników już zatrudnionych. Planujemy taki system wynagrodzeń, który będzie przez nich postrzegany jako atrakcyjny (aczkolwiek nie nadmiernie kosztowny dla organizacji), dbamy o to, by zapewnić im możliwość zrobienia kariery zawodowej (aby z tego powodu nie musieli zmienić pracowników).

6.       Istota i źródła rekrutacji

Rekrutacja to przyjmowanie kandydatów do pracy, przeprowadzanie według znanego (kandydatowi) trybu. To proces mający doprowadzić do obsadzenia poszczególnych stanowisk tak, aby – z jednej strony – zagwarantować sprawiedliwość, a z drugiej – aby te zadania były dostosowane do możliwości, aspiracji i oczekiwań kandydatów. To także przyciąganie przez organizację stosunków dużej liczby kandydatów, aby możliwa była selekcja

Ogólnie można wyróżnić dwa główne źródła  rekrutacji pracowników:

·         Wewnętrzny rynek pracy (rekrutacja wewnętrzna) – oznacza poszukiwanie kandydatów wśród zatrudnionego już personelu, polega wiec na pozyskiwaniu pracowników przez zmianę istniejących warunków pracy i płacy. To również dostrzeganie i umiejętne zagospodarowanie nadwyżek osobowych w innych elementach struktury organizacyjnej firmy

·         Zewnętrzny rynek pracy (rekrutacja zewnętrzna) – oznacza pozyskiwanie kandydatów z zewnątrz organizacji. Polega na zawarciu nowych kumów o pracę (na czas określony lub nieokreślony) lub wypożyczeniu pracowników (tzw. leasing personelu)

7.       Alternatywne źródło pozyskiwania pracowników

Planowanie działalności przedsiębiorstwa pozwala z wyprzedzeniem przewidzieć pewne zjawiska w dążeniu do personelu. Stosowanie do wyników prognoz można orzec, czy potrzeby rekrutacyjne mają charakter trwały czy też są czymś przejściowym. Dlatego w planach dotyczących zatrudnienia należy ujmować również alternatywne sposoby pozyskiwania wykwalifikowanego personelu. Są nimi:

·         Szkolenie – to zabiegi dydaktyczne, zarówno w wymiarze teoretycznym, jak i praktycznym, powinny być skierowane na zdobycie przez wyselekcjonowaną grupę zatrudnionych w firmie pracowników odpowiedniej wiedzy i umiejętności (kwalifikacji), potrzeby do piastowania określonego stanowiska

·         Zwiększenie produktywności – można tego dokonać usprawniając metody, procedury i systemy, a także inwestując w nowe technologie. Podobnie efekty można osiągnąć, wprowadzając bardziej atrakcyjne formy wynagrodzenia dodatkowego

·         Elastyczność – można ja osiągnąć w różny sposób. Największe efekty uzyska się jednak, rozwijając wśród personelu „elastyczność funkcji”

·         Leasing siły roboczej – wypożyczenie pracowników za pośrednictwem wyspecjalizowanych firm. Korzystanie z firm świadczących takie usługi jest dość popularne w Europie Zachodniej i USA. Działalność tego typu firm sprowadza się do dysponowania wykwalifikowanymi pracownikami i do łatwego ich „wypożyczania” firmie, w której etatowy pracownik jest nieobecny dłuższy czas np. z powodu choroby lub macierzyństwa

·         Redukcja – dalsze wykorzystywanie pracowników w danej firmie. Aby tak rozumiana redukcja była możliwa do zastosowania i miała ludzka twarz powinny być spełnione określone warunki.

ZARZADZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI – CWICZENIA – 27.03.2011

1