ORGANIZACJA I ZARZĄZDANIE W ADMINISTARCJI PUBLICZNEJ
WYKŁAD V
DECYDOWANIE W ZARZĄDZANIU PUBLICZNYM
"Jestem tutaj jedynym odpowiedzialnym człowiekiem. Gdyby ci ludzie nie wiedzieli co robić, gdy spotkają się z wrogiem w środku dżungli, i tak będę za daleko, by im powiedzieć. Moja praca polega na tym, ze dbam o to, by wiedzieli. To, co zrobią, zależy od sytuacji, którą tylko oni sami mogą ocenić.
A odpowiedzialność jest zawsze po mojej stronie, choć decyzję podejmuje każdy samodzielnie".
Wypowiedź dla gazety kapitana piechoty walczącej w wietnamskiej dżungli
1. Proces podejmowania decyzji
Decydowanie jest sposobem realizacji funkcji kierowniczych, zaś istotą zarządzania jest permanentny proces podejmowania decyzji, Decydowanie jest to dokonywanie nielosowego wyboru w działaniu rozumianego jako, dawanie z jakiegoś względu pierwszeństwa jednemu elementowi zbioru przed innymi. Decydowanie jest szczególnym przypadkiem wybierania, a owa szczególność sprowadza sie do tego, że wybór
po pierwsze – ma prowadzić do jakiegoś działania, czyli w skład rozpatrywanego zbioru wchodzą cele i / lub sposoby (kierunki) działania,
po drugie, wybór musi być dokonany w sposób świadomy na podstawie jakiegoś kryterium nielosowego.
Zbiór kierunków działania spośród których następuje wybór w procesie decydowania, jest w oczywisty sposób ograniczony prze zasób wiedzy decydenta, przez przekonanie o osiągalności celu lub wykonalności danego kierunku działania, przez ograniczoność czasu czy zasobów organizacji
Skutkiem decydowania będzie decyzja, jako akt świadomego i nielosowego wyboru jednego z rozpoznanych i uznanych za wykonalne kierunków przyszłego działania.
Decyzja ma miejsce, gdy dokonany zostaje wybór pomiędzy różnymi alternatywami. Podejmowanie decyzji, proces rozpoznawania i wyboru określonego kierunku działania, prowadzącego do rozwiązania konkretnego problemu.
Decyzja jest wyborem jednego działania z pewnej grupy działań możliwych w danym momencie lub świadome powstrzymywanie się od wyboru - co także jest decyzją.
Podejmowanie decyzji wymaga, wyboru pomiędzy alternatywnymi kierunkami działań; szereg narzędzi matematycznych pozwala na systematyzowanie wyboru, który może być oparty na intuicji, zasadach logiki lub ich połączeniu.
W literaturze przedmiotu dość często spotyka sie pojecie decydowania w sposób bliski (a nawet równoznaczny) pojęciu rozwiązywana problemów. Najbardziej typowym przykładem takiego podejścia jest proces decydowania jako rozwiązywania problemów, w którym można wyróżnić etapy:
1) określenie problemu,
2) projektowanie działania,
3) dokonywanie wyboru,
4) dokonywanie oceny,
5) przekształcenie wybranego rozwiązania w skuteczne działanie.
Problem istnieje wówczas, gdy mamy do czynienia z różnicą pomiędzy warunkami oczekiwanymi (jak na przykład celem czy normą) a warunkami rzeczywistymi.
Rozwiązywanie problemów następuje, gdy menedżer podejmuje świadomy wysiłek, by ograniczyć występujące różnice pomiędzy rzeczywistymi i oczekiwanymi warunkami.
Zarządzanie jest zawsze procesem podejmowania decyzji. Decydowanie nie jest odrębną funkcją zarządzania, lecz sposobem realizacji funkcji zarządzania:
planowanie + organizowanie + przewodzenie + kontrolowanie
decydowanie
17
Rys 1. Proces rozwiązywania problemów wykorzystujący analizę racjonalną
3. dentyfiko -wanie
możliwych przyczyn
4. Tworzenie możliwych rozwiązań
7. Implementacja decyzji i ocena jej rezultatów
6. Dokonywanie wyboru spośród alternatyw. Podjęcie decyzji
5. Ocena alternatywnych rozwiązań
1. Rozpoznanie problemu i jego jasne określenie
2. Zbieranie danych i
informacji
Odnajdywanie problemu Podejmowanie decyzji
Rozwiązywanie problemów
Sprowadzenie zarządzania do procesu decyzyjnego wymaga zwięzłego przedstawienia racjonalnego procesu podejmowania decyzji. W procesie decydowania możemy wyróżnić pięć etapów:
1. Określenie problemu
W praktyce żaden problem, z jakim spotykamy się w zarządzaniu, nie występuje w postaci pozwalającej rozwiązać go wprost i bezpośrednio przez podjecie decyzji.
Pierwszym krokiem w podejmowaniu decyzji jest ustalenie i zdefiniowanie rzeczywistego problemu. Zadanie to wymaga czasu i wszelkie rady zalecające pośpiech ograniczają racjonalność w jego rozwiązaniu
Drugi krok pierwszego etapu sprowadza się do określenia uwarunkowań rozwiązania problemu. Chodzi tutaj zarówno o sformułowanie celów rozwiązania, jak i reguł ograniczających poszukiwanie możliwych rozwiązań. Cele rozwiązania powinny odzwierciedlać cele organizacji, w której proces decyzyjny ma miejsce, i w ostateczności ogniskować się na jej funkcjonowaniu i rezultatach. Określone reguły tworzyć maja pewien system wartości, w obrębie którego musi zostać podjęta decyzja. Mogą to być po prostu cele organizacji czy przyjęte zasady projektowania jej struktury.
2. Analiza problemu
Drugi etap podejmowania decyzji obejmuje: kwalifikację problemu decyzyjnego oraz zebranie informacji.
Kwalifikacja problemu jest niezbędna w celu ustalenia tego, kto powinien podjąć decyzję, kto powinien uczestniczyć w jej przygotowaniu lub tylko wypowiedzieć się przed jej podjęciem oraz kogo należy poinformować i kto ma ja wykonać.
Zalecenie gromadzenia informacji jest dyrektywą formułowana na pierwszym miejscu w większości prac poświęconych podejmowaniu decyzji. Jednak dopiero określenie i kwalifikacja problemu pozwalają ustalić, które informacje są istotne, a które tylko interesujące czy nawet mylące.
Dopiero charakterystyka problemu pozwala decydentowi:
1) ustalić, jakie informacje są niezbędne do podjęcia danej decyzji,
2) ocenić zakres i wagę posiadanych już informacji i
3) stwierdzić, jakich dodatkowych informacji potrzebuje, zrobić wszystko, co jest potrzebne dla ich uzyskania.
Decydent nie jest w stanie zgromadzić wszystkich informacji, jakie powinien, posiadać, w następstwie czego decyzje podejmowane sa zawsze na podstawie niekompletnej wiedzy.
3. Wypracowanie możliwych rozwiązań
Stała regułą decydowania powinno być dążenie do wypracowania dla każdego problemu znacznej liczby możliwych rozwiązań. W przeciwnym razie istnieje niebezpieczeństwo wpadnięcia w pułapkę „albo-albo” a więc uwzględnienia tylko dwóch skrajnych rozwiązań w fałszywym przekonaniu, że bierzemy pod uwagę pełny ich zakres. Wytwarzanie różnych możliwych rozwiązań jest w istocie jedynym sposobem mobilizacji i treningu naszej wyobraźni.
4. Wybór najlepszego rozwiązania
Wykonana w poprzednich etapach praca gwarantuje, że decydent ma obecnie do wyboru pewną liczbę różnych możliwych kierunków działania, z których każdy jest dobry w tym sensie, że prowadzi do rozwiązania problemu. Sytuacja w której istnieje jedno i tylko jedno rozwiązanie problemu należy do rzadkości.
Przy wyborze najlepszego rozwiązania problemu powinno wziąć pod uwagę następujące kryteria:
1) ryzyko,
2) ekonomia wysiłku,
3) czas,
4) ograniczoność zasobów.
5. Przekształcenie wybranego rozwiązania w skuteczne działanie
Z rzeczywistą decyzją mamy do czynienia dopiero wówczas, gdy wybrane rozwiązanie zamienia się w skuteczne działanie. Zagadnienie to jest szczególnie istotne w przypadku decyzji kierowniczych, a więc zorientowanych na działanie innych ludzi. Kierownik definiując problem ustala cele i reguły rozwiązania, kwalifikuje problem i zbiera informacje, wypracowuje różne możliwe rozwiązania i ocenia je, wreszcie wybiera najlepszy kierunek działania.
Jednak dopiero przystąpienie do działania przez innych ludzi (wykonawców) pozwala stwierdzić, że decyzja została rzeczywiście podjęta.
Klasyczne cechy podejmowania decyzji w administracji publicznej
1. akt wyboru dokonany przez organ administracji publicznej,
2. akt dokonany przy rozstrzyganiu indywidualnej sprawy,
3. mechanizm wyboru dzialania prawnie uregulowany, choćby w najistotniejszych jego fragmentach,
4. proces wyboru działania oraz podjęta decyzja będą źródłem stosunków prawnych w sferze prawa administracyjnego
...
mary78