jak prowadzić biuro rachunkowe(1).pdf

INFOR LEX Księgowość

Strona 1 z 31

Poradnik Gazety Prawnej 20/2011 z 24.05.2011, str. 5

Jak prowadzić biuro rachunkowe

Stan prawny na 10 maja 2011 r.

KRZYSZTOF MAJCZYK, ADAM STOLARCZYK, GRZEGORZ PRUS, EWA SŁAWIŃSKA

Opracował MACIEJ MUREK

WYŚLIJ PYTANIE

pgp@infor.pl

W obecnych uwarunkowaniach gospodarczych coraz więcej mniejszych i większych firm powierza

swoją księgowość biurom rachunkowym. To sprawia, Ŝe wiele osób chciałoby otworzyć własne biuro

rachunkowe. WiąŜe się to jednak z koniecznością spełnienia określonych warunków uprawniających

do jego prowadzenia. Znalezienie odpowiedniego lokalu czy załoŜenie działalności gospodarczej to

tylko niektóre z nich. Potrzebne są przede wszystkim uprawnienia wymagane do prowadzenia biura

rachunkowego. Wymagania te są precyzyjnie określone i opierają się głównie na uzyskaniu licencji

Ministra Finansów. Zgodnie z ustawą o rachunkowości uprawnione do wykonywania czynności z

zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy oraz

osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

W „Poradniku”, który mają Państwo przed sobą, podpowiadamy m.in., jak załoŜyć biuro rachunkowe.

Radzimy, jak zorganizować pracę biura, zatrudniać pracowników, rozwijać działalność i zdobywać

kolejnych klientów. Zwracamy takŜe uwagę na stosunkowo nowe obowiązki biur rachunkowych

wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. „Poradnik” z pewnością

stanowić będzie przydatne vademecum, wskazujące metody, sposoby i podstawy prawne sprawnego

prowadzenia biura.

Jak założyć biuro rachunkowe

Skomplikowane procedury podatkowe powodują, Ŝe przedsiębiorcy coraz częściej i chętniej

powierzają prowadzenie swoich rozliczeń z fiskusem fachowcom. Taka sytuacja stwarza realne

szanse na powodzenie i sukces finansowy dla kogoś, kto takiej działalności chciałby się podjąć, czyli

prowadzić np. biuro rachunkowe.

Otwarcie biura

Aby otworzyć biuro rachunkowe, należy spełnić wiele warunków. Ale kiedy już z sukcesem przebrnie się przez

wszystkie procedury i uzyska wymagane uprawnienia, przyjdzie czas na rozpoczęcie działalności. Zgodnie z

obowiązującymi przepisami prowadzenie biura rachunkowego to działalność gospodarcza, dlatego też nim się ją

zacznie, trzeba dokonać rejestracji firmy w gminie, uzyskać REGON, NIP, założyć konto w banku, etc.

Lokal

Ważną kwestią będzie znalezienie odpowiedniego lokalu dla biura rachunkowego. Może to być zwykły lokal

mieszkalny, trochę przystosowany dla potrzeb biurowych, wynajęty bądź własny. Nie musi być on położony w

centrum miasta czy też w miejscu o dużym natężeniu ruchu. Wystarczy dobrze ustawiony i widoczny szyld dla

przyjeżdżających klientów, aby mogli bez większych problemów trafić pod wskazany adres.

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 2 z 31

Klienci

Tak naprawdę najistotniejszą kwestią dla działalności biura będą klienci, ich zdobycie i utrzymanie. Jeżeli się ich

zdobędzie, będą oni korzystać z usług biura, nawet jeśli swoją siedzibę będzie miało na peryferiach miasta. Bez

klientów biuro nie odniesie sukcesu, choćby znajdowało w lokalu przy głównej ulicy miasta. Otwierając biuro, należy

pomyśleć, jaki zakres usług chce się świadczyć i do jakich klientów skierować swoją ofertę. Czy będą to tylko mali

przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, czy też czujemy się na siłach obsługiwać

większych klientów działających w naszej okolicy.

Strona internetowa

Aby zdobyć klientów, już na samym początku trzeba pomyśleć o dobrej reklamie. Warto zainwestować pieniądze w

stronę internetową, na której zamieścimy informacje o swoich usługach, cenniki, mapkę dojazdu, godziny

przyjmowania klientów. Można też umieszczać tam informacje branżowe, przydatne dla potencjalnych klientów. W

dobie Internetu zainwestowanie w dobrą stronę internetową wydaje się być niezbędne, a jednocześnie można być

pewnym, że szybko przyniesie konkretne korzyści, w postaci nowych klientów. Każde wejście na stronę to szansa na

zwiększenie zysków firmy. Nim zlecimy przygotowanie takiej strony profesjonalnej firmie, musimy sobie jasno

określić, do jakich odbiorców przede wszystkim pragniemy, aby strona była skierowana. Te informacje będą bardzo

ważne dla osoby, która będzie przygotowywała stronę. Pamiętajmy jednak, że nawet najlepiej przygotowana strona

internetowa nie spełni swojego zadania, jeżeli będzie nieaktualna. Każdy klient, odwiedzając stronę, będzie przede

wszystkim szukał aktualnych informacji i bieżącej oferty. Dlatego na stronie muszą znajdować się aktualne

informacje. Zamieszczajmy koniecznie na stronie informacje o proponowanych rabatach, promocjach. Strona

zawierająca aktualne informacje, z wiadomościami odpowiadającymi na potencjalne pytania klientów, przynosi

firmie duże korzyści, buduje jej pozytywny obraz. Nieaktualna strona zniechęca i raczej drugi raz klient na nią nie

wejdzie.

Rejestracja i pierwszy rok utrzymania domeny internetowej wiążą się na ogół z wydatkiem kilkudziesięciu złotych.

W następnych latach cena utrzymania domeny waha się średnio od 40 zł do 150 zł za rok. Koszt wykupienia

miejsca na serwerze (hosting) kształtuje się w zależności od pojemności, szybkości, możliwości programowych

serwera. Najczęściej waha się on od kilkudziesięciu do kilkuset złotych za rok użytkowania. Kwota ok. 500–700 zł

powinna wystarczyć na przygotowanie w miarę prostego projektu witryny. Strona przygotowana z dużym

rozmachem może kosztować co najmniej kilka tysięcy złotych. Na naszym rynku funkcjonuje wiele firm oferujących

tworzenie stron internetowych. Warto zapoznać się z ofertą przynajmniej kilku, nim zwrócimy się do którejś:

§ www.stronywwwdlafirm.pl,

§ www.gotworzeniestroninternetowych.pl,

§ www.webon.pl,

§ www.vgh.pl,

§ www.o12.pl,

§ www.taniestronyinternetowe.pl.

Reklama

Otwierając biuro rachunkowe, warto przygotować ulotki, które będzie można zostawić w urzędzie skarbowym,

urzędzie gminy, oddziale ZUS itp. Można skorzystać też z możliwości, jaką daje zamieszczenie ogłoszeń w lokalnej

prasie. Szczególnie na początku działalności ważna jest tzw. reklama wizerunkowa. Można skorzystać z emailingu,

fax mailingu czy telemarketingu. Ciągle powstają nowe firmy, które potrzebują usług biura rachunkowego. Ale

pamiętajmy zawsze, że najlepszy klient to klient zadowolony. Dlatego też od pierwszego dnia działalności postawmy

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 3 z 31

na wysoką jakość świadczonych usług. Nikt nie zrobi lepszej reklamy niż dobrze obsłużony i zadowolony klient,

który poleci nasze biuro rachunkowe znajomemu, a ten z kolei przyprowadzi następnego klienta 1 .

ZAPAMIĘTAJ

Prowadzenie biura rachunkowego wymaga posiadania certyfikatu Ministra Finansów (z

wyjątkiem doradców podatkowych i biegłych rewidentów, którzy na mocy innych ustaw są

uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa,

usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność

zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Kto jest uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg

Nie kaŜda osoba moŜe usługowo prowadzić księgi innych podmiotów. Uprawnione do wykonywania

czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby

wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Co daje uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg

Uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg są ciągle najbardziej poszukiwanymi uprawnieniami z zakresu

księgowości Dzieje się tak dlatego, że wielu spośród księgowych myśli – choćby potencjalnie – o tym rodzaju

działalności, a ponadto certyfikat świadczy o wysokich kwalifikacjach legitymującej się nim osoby. Przepisy

wykonawcze kształtujące zasady przyznawania tych uprawnień umożliwiają ich uzyskanie bez konieczności

zdawania państwowych egzaminów w tym zakresie osobom, które posiadają stosowne doświadczenie i

wykształcenie. Zasady regulujące te uprawnienia zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 kwietnia 2009

r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508). Uprawnienia do

usługowego prowadzenia ksiąg umożliwiają:

§ usługowe prowadzenie ksiąg,

§ prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do

celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

§ sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub

udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Działalność tę mogą wykonywać:

§ przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi – jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

§ pozostali przedsiębiorcy – pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione

do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są uprawnione osoby

posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców

podatkowych.

ZAPAMIĘTAJ

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 4 z 31

Osoby wykonujące czynności zarezerwowane dla osób mających uprawnienia do usługowego

prowadzenia ksiąg mogą przy wykonywaniu swoich czynności korzystać z pomocy osób

nieuprawnionych. W takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad

wykonywaniem tych czynności.

Utrata uprawnień

Utrata uprawnień następuje w przypadku popełnienia niektórych rodzajów przestępstw. Dlatego osoby, które po

otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców

podatkowych zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności

dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa

skarbowe oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z

2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 47, poz. 278) – przestają być uprawnione do

wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rozdział 9 ustawy o

rachunkowości wskazuje na szeroki zakres przestępstw. Wystarczy, że dana osoba zostanie raz skazana

prawomocnym wyrokiem za któreś z nich (choćby stosunkowo drobne), automatycznie traci uprawnienia i nie

będzie mogła starać się o nie ponownie. Przestępstwa skutkujące utratą uprawnień to:

§ nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach

nierzetelnych danych,

§ niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym

sprawozdaniu nierzetelnych danych,

§ niepoddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

§ nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu

rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków,

§ nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

§ nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

§ nieudostępnianie sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy o

rachunkowości,

§ prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,

§ prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywanie czynności

doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami – bez

spełniania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

Jak uzyskać certyfikat księgowy

Certyfikat księgowy jest wydawany przez Ministra Finansów na wniosek osoby, która:

§ ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

§ nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu,

obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn

określony w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (do wniosku o wydanie certyfikatu księgowego należy załączyć

zaświadczenie o niekaralności),

§ spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 5 z 31

– posiada trzyletnią praktykę w księgowości oraz wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku

rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów

i program kształcenia odpowiadał wymaganiom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w

jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

– posiada trzyletnią praktykę w księgowości i wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończyła

studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia

naukowego doktora nauk ekonomicznych,

– posiada dwuletnią praktykę w księgowości i wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyła z wynikiem

pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Aby uniknąć wątpliwości w tym zakresie i ryzyka wchodzenia w spór z organami weryfikującymi dokumenty na

potrzeby certyfikatu – już w momencie składania aplikacji na wyższą uczelnię należy się upewnić, czy na dyplomie

poświadczającym uzyskanie stosownego wykształcenia wpisano kierunek lub odpowiednio specjalność –

rachunkowość. Takie informacje można znaleźć w dziekanatach administrujących poszczególnymi wydziałami lub w

regulaminach na poszczególnych kierunkach studiów.

Za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie – na podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie

mniejszym niż 1/2 etatu, odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w

zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej

działalności gospodarczej – następujących czynności:

§ prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku

chronologicznym i systematycznym, lub

§ wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub

§ sporządzanie sprawozdań finansowych, lub

§ badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Ustawodawca posługuje się słowem „lub” między poszczególnymi rodzajami wymaganej praktyki. Oznacza to

zatem, że wystarczy, aby osoba starająca się o wydanie certyfikatu wykonywała jedną ze wskazanych wyżej

czynności. Weźmy także pod uwagę, że badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta nie

oznacza stałego nadzoru biegłego rewidenta. Wystarczy, aby kandydat wykonywał czynności badania sprawozdań

finansowych w dozwolonych formach (np. umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna) w podmiocie uprawnionym

do badania sprawozdań finansowych. Przesłankę praktyki będzie zatem spełniał także zatrudniony w firmie

audytorskiej młody praktykant dokonujący najprostszych czynności badania, który jest bezpośrednio nadzorowany

przez asystenta biegłego rewidenta, a nie samego biegłego rewidenta. Wydaje się, że przesłanka nadzoru będzie w

tej sytuacji spełniona – będzie to bowiem nadzór pośredni, a nie bezpośredni. Organy Ministerstwa Finansów,

sprawdzające spełnienie kryterium praktyki zawodowej, często nie uznają za dowód odbycia praktyki świadectwa

pracy, w którym wskazano wykonywanie zawodu „księgowy”, „specjalista do spraw księgowych”, „specjalista do

spraw rachunkowości”, „asystent biegłego rewidenta”. Jako dowód spełnienia kryterium praktyki należy bowiem

przedstawić zakres wykonywanej pracy na danym stanowisku, który czasem stanowi załącznik do umowy o pracę

lub – w przypadku jego braku – zaświadczenie od pracodawcy wskazujące na zakres i termin wykonywanej pracy.

Najlepiej w takiej sytuacji wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, w którym zostanie wskazany wprost zakres pracy

zgodny z zakresem wymienionym w rozporządzeniu – oczywiście gdy taki zakres pracy miał faktycznie miejsce.

Takie dokumenty najlepiej skompletować i przesłać do Ministerstwa Finansów od razu, a nie dopiero wówczas, gdy

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi wskaże na konieczność uzupełnienia dokumentacji. Skraca to bowiem czas

procedury i daje większe prawdopodobieństwo szybszego wydania certyfikatu księgowego. Potwierdzeniem

przywiązywania wagi do dokumentowania praktyki i wykształcenia jest informacja, jaka pojawiła się na stronach

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

20110623

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: