podsawy logistyki zapasy.doc

Zarządzanie zapasami

Dzisiaj poznamy główne definicje i klasyfikacje zapasów, przyczyny utrzymania zapasów i ich znaczenie w systemach logistycznych i łańcuchach dostaw, typowe części składowe zapasu – zapas cykliczny i zapas zabezpieczający, czynniki wpływające na wielkość obu części składowych zapasów, koszty związane z zapasami, typowe sposoby systemu odnawiania zapasów, najważniejsze wskaźniki służące ocenie poziomu zapasów.

Przyjmuje się, że dobra poddawane procesom magazynowym to przede wszystkim zapas, zwłaszcza jeśli znajduje się w fazie składowania. Ale zapasy mogą występować także w innych fazach procesów logistycznych (np. w transporcie). Właściwie zarządzanie zapasem to odrębny proces polegający na planowaniu, kontroli, uzupełnianiu poziomów zapasu.

Zapas to określona ilość dóbr znajdujących się w rozpatrywanym systemie logistycznym (przedsiębiorstwie lub łańcuchu dostaw), bieżąco nie wykorzystywana a przeznaczona do późniejszego przetworzenia lub sprzedaży.

Postać zapasu i miejsca jego składowania w łańcuchu dostaw.

Zapasy mogą być utrzymywane w różnych fazach przepływu w ramach łańcucha dostaw: od zapasów surowców i nieprzetworzonych materiałów, przez tzw. zapasy w toku produkcji (już nie materiał, a jeszcze nie wyrób), aż do zapasów wyrobów gotowych, składowanych centralnie (w jednym punkcie) lub sieci dystrybucji – w wielu miejscach składowania.

Nie jest dobrze, jeśli w danym łańcuchu gromadzi się duże zapasy w każdej z faz. Lokalizacja głównego zapasu (a zwłaszcza jego części zabezpieczające) zależy od wielu czynników, takich, jak: branża, charakter produktu, otoczenie rynkowe (konkurencja, klienci). Oczywiste jest bowiem, że nikt nie zamawia w sklepie spożywczym np. jogurtu, aby go odebrać za 2 tygodnie, gdy już zostanie – specjalnie na zamówienie – wyprodukowany z zapasów surowców zgromadzonych gdzieś w „górnej” części łańcucha dostaw. Jogurt to towar, który kupujemy z zapasu zgromadzonego w sklepie. Z drugiej strony żaden producent specjalizowanych obrabiarek nie trzyma swoich bardzo drogich produktów w rozbudowanej sieci dystrybucji, czekając na potencjalnego klienta. Przeciwnie – utrzymuje głównie zapas materiałów i podzespołów, podejmując produkcję i montaż na konkretne zlecenie. Oczywiście pomiędzy tymi skrajnymi przykładami można wskazać wiele przypadków „pośrednich”, w których zapas ulokowany jest bliżej lub dalej od końcowych odbiorców.

Rotacja zapasu.

Zapasy – niezależnie od postaci i lokalizacji – różnią się między sobą tzw. rotacją, inaczej szybkością obrotu. Utrzymywane w zapasie dobra mogą rotować się szybko, wolno lub mogą nie rotować wcale. Trudno wskazać uniwersalne kryterium pozwalające na jednoznaczne odróżnienie pozycji wolno rotujących od szybko rotujących. Także tutaj wiele zależy od branży i natury dóbr. Jednak w ramach określonej grupy towarów podział ten jest zazwyczaj oczywisty. Na przykład właściciele sklepu spożywczego zgodzi się, że jogurt należy do towarów szybo rotujących (sprzedaje się go po kilkadziesiąt opakowań dziennie), podczas gdy wykwintna butelka z oliwą z oliwek znajduje nabywców znacznie, znacznie rzadziej. Ten fakt ma swoje konsekwencje m.in. w prognozowaniu popytu. Prognozy sprzedaży, dla krótkich horyzontów czasu będą znacznie lepsze w przypadku jogurtu (oczywiście, gdy weźmie się pod uwagę wszystkie niezbędne czynniki, np. sezonowość, pogodę itp.) niż w przypadku drogich, rzadko kupowanych towarów.

Jak wspomnieliśmy obok szybko i wolno rotujących pozycji asortymentowych możemy spotkać także takie, które – w określonym przedziale czasu – w ogóle nie wykazują ruchu. Po prostu nikt ich nie pobiera na produkcję, nikt nie kupuje. Zazwyczaj nie uzupełnia też się ich zapasów. Po prostu leżą, zajmują miejsce i … podnoszą koszty działalności przedsiębiorstwa. Są zatem niepotrzebne? Tu trzeba być ostrożnym w sądach. Jeśli to materiał służący produkcji zaniechanego już wyrobu, przeterminowany towar lub część zamienna do urządzenia, które już dawno poszło na złom, to rzeczywiście taki zapas nie wnosi żadnej wartości i trzeba się go jak najszybciej pozbyć. Może to jednak być towar trzymany dla strategicznego klienta lub część zamienna do kluczowego urządzenia. Wtedy – mimo okresowego braku pobrań – zapas taki może być usprawiedliwiony. Jego utrzymywanie (głównie w postaci zapasu zabezpieczającego) stanowi wartość, gwarantuje tzw. poziom obsługi klienta (także wewnętrznego), poprzez zagwarantowanie wydania danego dobra na żądanie, bezpośrednio z zapasu.

Widzimy zatem, że zapas może być składowany w łańcuchach logistycznych zarówno w postaci wyrobów gotowych (towarów), gotowych do sprzedaży, jak i części montażowych, wreszcie materiałów i surowców. Zwrócić należy jeszcze uwagę na tzw. zapasy w toku produkcji. Otóż po pobraniu materiałów z magazynu minie trochę czasu zanim zostaną one przekształcone w produkty, stanowiące zapas wyrobów gotowych. Nie będąc już surowcem, a jeszcze nie wyrobem, materiały (przechodząc przez kolejne fazy przetwórstwa) stanowią tę właśnie kategorię zapasu.

Przedstawiona definicja zapasu, przykłady jego lokalizacji i postaci, wreszcie rozważania na temat szybkości obrotu nie pokazują do końca przyczyn, dla których zapasy są w ogóle utrzymywane. Byłoby przecież wspaniale, gdyby można było się bez nich obyć! Gdyby potrzebny materiał lub towar był dostępny bez ograniczeń w potrzebnej ilości, we właściwym miejscu i natychmiast. Nie trzeba by budować magazynów, zamrażać kapitału. Szczerze mówiąc, rzadkim przykładem tak dostępnego dobra jest woda płynąca w kranach naszych domostw. Chcemy się umyć lub zaparzyć herbatę – odkręcamy kran i nabieramy tyle wody ile nam potrzeba. Nie wszyscy mają taki komfort, a i tych, którzy się nim cieszą spotykają czasem nieprzyjemne niespodzianki w postaci suchych kranów. Pół biedy, jeśli są to bardzo rzadkie przypadki, lub gdy nie mają poważnych następstw. W przeciwnym przypadku każdy zapobiegliwy człowiek zacznie gromadzić zapasy wody. Dlaczego? Bo nie może liczyć na niezawodny dostęp (inaczej: nieprzerwaną dostawę) do tego dobra. Tworzy – czasem zupełnie nieświadomie – zapas zabezpieczający spowodowany niepewnością dostaw. W ogólnym przypadku zapas zabezpieczający tworzy się także z powodu niepewności, co do rzeczywistych potrzeb. Losowe zmiany popytu (zapotrzebowania) pozwalają tylko z pewnym przybliżeniem określić prawdziwe okresowe potrzeby. Pozostaje zawsze margines niepewności i ryzyko, że rzeczywisty popyt znacznie przekroczy przeciętne zapotrzebowanie.

Zaczęliśmy nasze rozważania od zapasu zabezpieczającego, ale podstawową, (choć nie zawsze większą) częścią składową zapasu jest jego część rotująca. Będzie ona występowała zawsze wtedy, gdy nie można w pełni zsynchronizować dostaw ze zużyciem. Możemy tu znów wykorzystać przykład z wodą. O ile w przypadku dostępu do wody poprzez instalację wodociągową pobór wody jest w przybliżeniu równy chwilowym potrzebom, a zużycie następuje niemal natychmiastowo po jej pobraniu, to w przypadku okresowych dostaw np. beczkowozem odbiorcy będą tworzyć zapasy (wiadra, kanistry itp.), które pozwolą in na ciągły dostęp do wody do czasu następnej dostawy, która nastąpi za jakiś czas.

Zatem dobrze to czy źle mieć zapasy? Odpowiedź nie może być oczywiście jednoznaczna, a syntetyzuje ją poniższe porównanie.

Upraszczając nieco bardzo złożoną problematykę zarządzania zapasami, można powiedzieć, że jego celem jest zachowanie wszystkich „dobrych” stron posiadania zapasów przy dążeniu do minimalizacji wszystkich negatywnych zjawisk towarzyszących zapasom. A więc, skoro otoczenie (dostawcy, klienci, konkurencja) zmusza nas do utrzymani zapasów, starajmy się zagwarantować ich niezbędny poziom jak najmniejszym kosztem. To stwierdzenie wymaga krótkiego omówienia kosztów powstających w związku z utrzymywaniem, uzupełnieniem, a także brakiem zapasu. Źródła tych kosztów – w podziale na koszty stałe i zmienne – przedstawiono poniżej.

Koszty zapasów

Rozpatrując koszty zapasów będziemy brać pod uwagę:

Ø     koszty uzupełniania zapasu;

Ø     koszty utrzymania zapasu;

Ø     koszty braku zapasu.

Koszty uzupełniania zapasu

Koszty niezależne od wielkości pojedynczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego (koszty stałe uzupełniania zapasu), np.

·     koszty działu zaopatrzenia (zakupów), obejmujące wynagrodzenia z pochodnymi, koszty użytkowania pomieszczeń, koszty zużycia prądu, wody, itp.;

·     koszt utrzymania własnego taboru samochodowego, wykorzystywanego w realizacji dostaw.

Koszty zależne od wielkości pojedynczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego (koszty zmienne uzupełniania zapasu), np.

·     koszty składania zamówień;

·     koszty zmienne transportu (zależne od liczby dostaw);

·     koszty ubezpieczeń;

·     koszty związane z celnymi opłatami manipulacyjnymi;

·     koszty specjalne przyjęcia dostaw (np. badania laboratoryjne każdej dostawy).

Koszty utrzymania zapasu

Koszty niezależne od wielkości zapasu (koszty stałe utrzymania zapasu), np.

·     amortyzacja budowli magazynowych;

·     amortyzacja wyposażenia magazynowego;

·     koszt personelu magazynowego.

Koszty zależne od wielkości zapasu (koszty zmienne utrzymania zapasu), np.

·     koszt zamrożonego (zaangażowanego) kapitału (koszty kredytu lub utraconych korzyści inwestycyjnych z kapitału własnego).

·     dodatkowe koszty wykorzystywanej przestrzeni magazynowej (koszty składowania);

·     koszty manipulacji materiałami;

·     koszty utrzymania magazynu;

·     koszt naturalnych strat i ubytków magazynowych;

·     koszty ryzyka związanego z zapasem (koszty kradzieży i innych strat);

·     koszty obsługi zapasów (koszt ubezpieczenia zapasu i podatki).

Koszt zaangażowania kapitału jest najważniejszą składową kosztów zapasów. Stanowi odpowiedź na podstawowe pytanie: jaki kapitał został zaangażowany w zapas. Jest to tak zwany koszt niewykorzystanych możliwości.

Koszt zaangażowania kapitału określa wzór: Kk = Zśr • c • ip                            gdzie:

Kk              - koszt zaangażowania kapitału,

Zśr              - średni zapas dysponowany w danym okresie,

c              - cena jednostkowa zapasu,

ip              - przeciętna stopa procentowa.

Przeciętna stopa procentowa kapitału ip jest to potencjalny zysk, który mógłby osiągnąć właściciel, gdyby nie zainwestował kapitału w zapas tylko w inną formę, np. lokatę kapitałową.

Aby wiedzieć, czy inwestycja w zapas jest opłacalna czy nie, konieczne jest określenie przeciętnej stopy procentowej oraz średniego zapasu w danym okresie. Określenie zapasu średniego zgodnie z zasadami ekonomicznymi jest znacznym uproszczeniem. Ekonomiczny średni zapas określany jest ze wzoru: Zśr = (Zp + Zk) / 2                            gdzie:

Zśr              - zapas średni,

Zp              - zapas początkowy w badanym okresie,

Zk              - zapas końcowy w badanym okresie.

Aby prawidłowo obliczyć średni zapas, należy skorzystać ze wzoru, który jest zgodny z zasadami logistycznymi: Zmśr = ∑Zd / n                            gdzie:

Zmśr              - średni zapas magazynowy,

∑Zd              - suma zapasu dysponowanego w badanym okresie,

n              - liczba pomiarów zapasów w badanym okresie.

Właściwie określony zapas średni utrzymywany na magazynie (zgodnie z zasadami logistyki) jest podstawą określenia kosztów kapitału. Pozwala na identyfikację rzeczywistego zapasu średniego magazynowanego w badanym okresie.

Przykład:

Menedżer hurtowni obliczył zapas średni według wzoru ekonomicznego i logistycznego. Wyniki, jakie otrzymał, nie są sobie równe. Obliczenia według wzoru ekonomicznego wskazują, że zapas średni wynosi 20 sztuk towaru, zaś według wzoru logistycznego zapas ten wynosi 25 sztuk. Wynika to z innego (uproszczonego) podejścia ekonomicznego.

Koszt utrzymania magazynu obejmuje koszty manipulacji towarami w magazynie oraz koszty składowania. Kosztami utrzymania magazynu są również koszty czynszu, oświetlenia oraz ogrzewania magazynu. Są to koszty zmienne.

Przykład:

Przedsiębiorstwo handlowe postanowiło w stu procentach korzystać z magazynu zewnętrznego. Jest to magazyn utrzymywany przez centrum dystrybucyjne. Przedsiębiorstwo handlowe dzierżawi powierzchnię magazynową w zależności od składowanego w magazynie zapasu. Koszty manipulacji i składowania są wprost proporcjonalne do wielkości zgromadzonego w magazynie zapasu. Jeśli  towaru będzie w magazynie dużo, to koszty te będą wzrastać, zaś w przypadku zmniejszenia poziomu gromadzonego zapasu koszty będą maleć.

Koszty obsługi zapasów są to koszty obejmujące ubezpieczenie i podatki, które przedsiębiorstwo musi zapłacić. Koszty te zależą od wartości przechowywanego zapasu, ryzyka jego utraty lub uszkodzenia. Ich wielkość zależy również od rodzaju i wielkości hali magazynowej użytkowanej przez przedsiębiorstwo, jej wyposażenia oraz wielkości gromadzonego w tym magazynie zapasu.

Przykład:

W USA koszt obsługi zapasów ma istotne znaczenie w przypadku lokalizacji magazynu. W poszczególnych stanach nakłada się różny podatek od wartości zapasów. W stanie, gdzie podatek jest wysoki, nieopłacalne jest składowanie zapasu (koszt obsługi zapasów jest wysoki). Przedsiębiorstwa będą więc szukać lokalizacji, gdzie podatek płacony od wartości towaru jest możliwie najniższy.

W Polsce nie istnieją różne podatki od wartości zapasu w zależności od lokalizacji magazynu.

Na koszt ryzyka związanego z zapasem ma wpływ deprecjacja towaru (ryzyko umniejszenia ceny towaru). Koszt ten wynika ze zużycia fizycznego (zmian fizycznych i chemicznych, jakie zachodzą w przechowywanym towarze, np. przeterminowanie produktu spożywczego) lub ze zużycia moralnego (wynikającego z mody lub postępu technicznego, np. niemodny produkt). Koszt ryzyka związanego z zapasem może również wynikać z uszkodzenia, kradzieży lub innych sytuacji, w których przedsiębiorstwo może stracić towar.

Koszty braku zapasu

Koszty niezależne od wielkości braku, np.

·     koszt awaryjnego zakupu (dodatkowy koszt transportu);

·     koszt przestoju instalacji lub linii produkcyjnej;

·     wielkość przewidywanej utraconej marży od utraconego klienta;

·     kara umowna nakładana przez odbiorcę w przypadku niezrealizowania pełnego zamówienia.

Koszty zależne od wielkości braku, np.

·     koszt awaryjnego zakupu (np. wyższa cena jednostkowa);

·     koszt niewykonanej produkcji (zależny od wielkości braku surowca);

·     utracona marża od każdej niesprzedanej pozycji;

·     kara umowna nakładana przez odbiorcę za każdą jednostkę niezrealizowanej części zamówienia.

Dla ilustracji powyższego podziału kosztów rozważamy dla przykładu koszty związane z cotygodniowym odnawianiem domowym zapasów realizowanych podczas sobotnich zakupów w jednym z okolicznych hipermarketów.

Koszty uzupełniania:                            koszt paliwa zużytego na dojazdy i powroty,

Koszt utrzymania:                                          koszt amortyzacji i eksploatacji lodówki, koszty

„zamrożonego” kapitału (nie są to wielkie sumy, ale to

zawsze pieniądz),

Koszty braku zapasu:                            dodatkowe koszty paliwa, gdy przyjdzie jechać w środku

tygodnia np. po proszek do prania, który nagle się

skończył.

Model zapasu obrotowego...