zarzadzanie-czasem scan.pdf

Zarz ą dzanie czasem

Autor: Thomas Wieke

T‡umaczenie: Ewa B‡aszczyk

ISBN: 978-83-246-1060-0

Tytu‡ orygina‡ u: Dont panic. Zeitmanagement .

Stron: 120

Czas na wieloprocentowej lokacie oszczķdnoľciowej

Planowanie z g‡ow„ i zegarkiem:

Efektywnie organizuj obowi„zki i zyskuj czas dla siebie

Omijaj pu‡apki czasu i pierwszy docieraj na finisz

Poznaj sprawdzone zasady zarz„dzania priorytetami

Wykorzystuj zaoszczŒdzone godziny do w‡asnych celw

Czas zaczyna by wreszcie traktowany jak przeliczalny zasb ekonomiczny, a sprawne nim

zarz„dzanie wyk‡adane jest na kursach i szkoleniach. Na rynek trafiaj„ poradniki z zakresu

organizacji kalendarza zadaæ. Mo¿na z nich zebra pokan„ kolekcjŒ. Powstaj„

innowacyjne teorie, firmy tworz„ce oprogramowanie wypuszczaj„ autorskie narzŒdzia,

maj„ce s‡u¿y usprawnianiu zarz„dzania priorytetami Ale przyznaj szczerze czy masz

czas, by pozna wszystkie te nowinki?

Jeste zabiegany, zapracowany, wszŒdzie ci„gle spniony? Dwoisz siŒ, troisz, a czasem

nawet mylisz o akcji klonowania na szerok„ skalŒ, byle tylko pogodzi obowi„zki

zawodowe, domowe i towarzyskie? Wiele razy postanawia‡e planowa sobie dzieæ pracy,

ale zawsze w koæcu wpada‡e w jedn„ z pu‡apek, ktre zastawi‡ na Ciebie uciekaj„cy

czas? Jeli nie mo¿esz by od niego szybszy, musisz by sprytniejszy! Ta niewielka

ksi„¿ka, ktrej niew„tpliw„ zalet„ jest tak¿e i to, ¿e nie potrzebujesz wielu godzin,

by przez ni„ przebrn„, w sposb bezporedni i skuteczny pomo¿e Ci wreszcie upora siŒ

z pŒczniej„cym harmonogramem zajŒ.

Przestaæ na olep goni za terminami i odr¿niaj sprawy wa¿ne od b‡ahych.

Dowiedz siŒ, czym jest zasada 80/20 w zarz„dzaniu priorytetami.

Korzystaj z kreatywnych przerw i pasuj„cych do siebie blokw czasowych.

Ogarnij swoj„ pocztŒ, kontroluj rozmowy telefoniczne.

Nie pozwalaj innym marnotrawi Twojego cennego czasu.

Spis treci

O autorze

Wprowadzenie

1. Planowanie czasu 17

Dziaa czy planowa? ................................................................... 17

Ju tak póno? ................................................................................ 23

Co jest wane i dlaczego? .............................................................. 25

Gdzie podzia si czas? .................................................................. 26

Codziennie czy tygodniowo? ........................................................31

Wszystko naraz? ............................................................................. 34

Mylaem, e mógbym jeszcze krótko... ......................................... 36

Co jest najwaniejsze? .................................................................... 39

Co najpierw? ................................................................................... 41

Pilne czy wane? ............................................................................. 42

A co z tym, co nieprzyjemne? ....................................................... 44

S lepsze sposoby? .......................................................................... 46

Zbyt surowo? .................................................................................. 47

Gdy zblia si termin ..................................................................... 48

2. Puapki czasowe 51

Czas „przegadany” .........................................................................51

Zagubione materiay ..................................................................... 53

mietnik informacyjny ................................................................. 54

Czas „przesiedziany” ..................................................................... 55

Za-czytanie ...................................................................................... 56

Literówki ......................................................................................... 57

Z ARZDZANIE CZASEM

Pomyki ........................................................................................... 59

Wchodzenie w parad ................................................................... 60

Przykra sprawa ................................................................................ 62

Czas „przejedony” ..................................................................... 63

Zadania narzucone ........................................................................ 64

3. W codziennej pracy 65

Niezdyscyplinowany czy elastyczny? .......................................... 65

Jak mona zyska na czasie? ......................................................... 67

Nigdy nie dam sobie z tym rady! ................................................. 69

„Zorganizowany pokonuje chaos” ............................................. 71

Zasada szukania podobiestw ..................................................... 72

Co jest nastpne? ............................................................................ 73

„Czas lepszy i gorszy?” .................................................................. 74

„Kogo lubi najbardziej?” ............................................................ 75

4. rodki pomocnicze 79

Zapomniae o czym? ................................................................... 79

To Ci si przyda ............................................................................. 81

Znów o czym zapomniae? ........................................................ 82

Aby czego nie przeoczy? ............................................................ 84

Elektroniczne planowanie czasu ................................................. 85

„Niemoliwe?” ............................................................................... 88

Posowie

Bibliografia

Puapki czasowe

Czas „przegadany”

Gdy rozmowy telefoniczne nie maj koca

Do najczstszych zakóce w codziennej pracy biurowej nale

rozmowy telefoniczne. Równie globalna sie telekomunikacyj-

na, osigalna o kadej porze, ma swoj drug stron medalu. Nic

dziwnego zatem, e klienci, pracownicy i kooperatorzy wykorzystuj

t sie i dzwoni do Ciebie, czasami tylko z powodu jakiej drob-

nostki, której omówienie zajmuje duo czasu.

Telefon moe by obcieniem szczególnie wtedy, gdy pracujesz

w brany, w której zarówno musisz porozumiewa si z klientami

i dostawcami, jak i w sposób wymagajcy najwyszej koncentracji

panowa nad procesami wewntrznymi. Kiedy sporzdzasz plan

czasowy, musisz uwzgldni w nim zakócenia spowodowane roz-

mowami telefonicznymi. Uwzgldniaj je w tych przedziaach czaso-

wych, w których rzeczywicie wystpuj (patrz fragment „Gdzie

podzia si czas?” od str. 26). W obliczeniach bd szczodry —

dziesi minut rozmowy telefonicznej nie zabiera tylko dziesi-

ciu minut! Musisz przecie sporzdzi krótk notatk z rozmowy

i wpi j do dokumentacji, ewentualnie uzupeni swój kalendarz

(albo elektroniczny system planowania czasu) o nowe terminy

i w kocu znowu wdroy si w przerwan prac. Dziesiciominu-

towa rozmowa kosztuje Ci zatem jakie trzynacie do pitnastu

minut. W cigu caego dnia pracy moe uzbiera si z tego ca-

kiem adna sumka.

Z ARZDZANIE CZASEM

Przykad: Sabina W., asystentka marketingu, skarya si czsto na

brak czasu. Podczas autoanalizy zwrócia uwag na dzie, podczas

którego spdzia zbyt duo czasu na rozmowach telefonicznych. Siedmiu

pracownikom dziau przekazywaa telefonicznie informacj o przesuniciu

terminu narady. Z reguy nie byo tak, e Sabina przekazywaa tylko

wiadomo o dniu i godzinie spotkania. Zawsze dochodzia do tego

krótka pogawdka na temat ycia rodzinnego, planów na wolny czas

i przey weekendowych. O ile byo to poyteczne dla kontaktów

towarzyskich, o tyle miao katastrofalne skutki dla jej budetu czasowego.

To, co trwaoby maksymalnie trzy minuty, gdyby zostao rozesane jako

e-mail do wszystkich uczestników, przy siedmiu rozmowach telefonicznych

kosztowao prawie pó godziny.

Ogranicz swoje rozmowy telefoniczne do spraw naprawd ko-

niecznych. Jeeli nie chodzi o wymian myli, lecz o przekazanie

pomysu albo informacji, wtedy najlepszym rodkiem komuni-

kacji bdzie e-mail. Informacja jest w ten sposób od pocztku pi-

semnie udokumentowana i nie ma potrzeby sporzdzania notatki

z rozmowy. Poza tym odbiorca moe sam zdecydowa, kiedy prze-

czyta e-mail, przemyli go i odpowie, bez odrywania si od bie-

cych zaj. U Ciebie wyglda to w kocu tak samo. Pomyl: gdy

sigasz po telefon, narzucasz komu swój rozkad czasu, okradasz go

z czstki niezalenoci i moliwoci decydowania o sobie. Brzmi

to zbyt dramatycznie? Chodzi przecie tylko o zwyk rozmow

telefoniczn. W niektórych — zwaszcza amerykaskich — przed-

sibiorstwach zakazywane jest cige wydzwanianie do kolegów;

w dobrym tonie jest, gdy wane informacje przekazywane s drog

e-mailow zamiast telefonicznie, a na rozmow telefoniczn uma-

wia si pisemnie (oczywicie take elektronicznie). Jeeli wydaje

Ci si to przesad, zastanów si nad sw reakcj, gdyby jeden z ko-

legów szturmem wkroczy do Twojego biura i zacz Ci zagadywa.

Pod wzgldem zakóce niezapowiedziany telefon znajduje si na

tym samym poziomie.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: