instrukcja kasowa.doc

Zatwierdzam

(data, podpis)

Instrukcja kasowa

obowiązująca w firmie ……….

(zarządzenie wewnętrzne Kierownika jednostki nr ……, z dnia ………

§ 1

1.     Niniejsza instrukcja jest zarządzeniem wewnętrznym, określającym obowiązki osoby lub osób zatrudnionych na stanowisku kasjera oraz zasady prowadzenia kasy w firmie:……………….

2.     Instrukcja obowiązuje od dnia ………..

3.     Osoba zatrudniona na stanowisku kasjera powinna mieć wykształcenie, co najmniej średnie, nieposzlakowaną opinię oraz nie może być karana za przestępstwa przeciwko mieniu.

4.     Wskazane jest żeby osoba mająca pełnić funkcje kasjera, przed podjęciem obowiązków na tym stanowisku, przeszła odpowiednie przeszkolenie lub posiadała wcześniejsze doświadczenie w prowadzeniu kasy.

5.     Warunkiem zatrudnienia na stanowisku kasjera jest przyjęcie (podpisanie) odpowiedzialności materialnej za powierzone do rozliczenia środki i wartości pieniężne znajdujące się w kasie.

6.     Przyjęcie oraz zdanie obowiązków kasjera odbywa się protokólarnie, po przeprowadzeniu w obecności tej osoby inwentaryzacji środków i wartości pieniężnych znajdujących się w kasie.

§ 2

1.     Kasa przyjmuje wpłaty i dokonuje wypłat gotówkowych zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.

2.     Kasa jest czynna w dni robocze w godzinach od….. do…... Przyjęcie wpłat lub dokonanie wypłat poza ustalonymi godzinami otwarcia kasy wymaga zgody kierownika jednostki, a w przypadku jego nieobecności, głównego księgowego (dyrektora finansowego).

3.     Czas pracy kasjera, poza godzinami otwarcia kasy, przeznaczony jest na sporządzenie raportu kasowego, uporządkowanie gotówki, jej przeliczenie oraz wykonanie pozostałych obowiązków, o których mowa w niniejszej instrukcji.

§ 3

1.     Kasa znajduje się w przystosowanym do tego celu pomieszczeniu, w pokoju nr …… Pomieszczenie to posiada dodatkowe zabezpieczenia: drzwi antywłamaniowe, alarm, okratowanie w oknach oraz wyposażone jest w sejf służący do przechowywania wartości pieniężnych. Do komunikacji kasjera z osobami dokonującymi wpłat lub wypłat służy odpowiednio zabezpieczone okienko kasowe, znajdujące się w ścianie oddzielającej kasjera od interesantów.

2.     Zamki w drzwiach wejściowych wyposażone są w dwa komplety kluczy, z których jeden wydawany jest kasjerowi za pokwitowaniem, natomiast drugi znajduje się w sejfie zarządu. Użycie drugie kompletu kluczy może nastąpić komisyjnie, wyłącznie na polecenie zarządu firmy.

3.     Kasjer wychodząc poza teren firmy, zdaje jeden z dwóch kluczy do drzwi wejściowych do pomieszczenia kasy pracownikowi ochrony, który odnotowuje to w książce wydawania i pobierania kluczy, natomiast drugi klucz kasjer zachowuje przy sobie. Wracając do pracy, kasjer pobiera zdeponowany klucz, kwitując jego otrzymanie w prowadzonej ewidencji.

4.     Wchodząc do pomieszczenia kasy, kasjer zobowiązany jest zamknąć drzwi wejściowe na zamek. Wpuszczenie innych osób do pomieszczenia kasy bez zezwolenia kierownika jednostki lub głównego księgowego (dyrektora finansowego) jest niedozwolone i może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

5.     Środki i wartości pieniężne w kasie przechowywane są w szafie pancernej (sejfie) wyposażonym w dwa komplety kluczy. Jeden wydawany jest za pokwitowaniem kasjerowi, drugi znajduje się w sejfie zarządu i może być użyty komisyjnie na polecenie zarządu. Po zakończeniu pracy, klucze do sejfu kasjer zostawia pod zamknięciem w pomieszczeniu kasowym.

6.     W sejfie, w osobnej kasetce mogą też być przechowywane weksle, czeki, bony i inne wartości pieniężne zdeponowane w kasie.

7.     Do bieżącego przechowywania środków pieniężnych w trakcie pracy (obsługi wpłat i wypłat) należy używać metalowej, zamykanej kasety, która powinna znajdować się poza zasięgiem osób dokonujących wpłat lub wypłat gotówki. W kasetce nie powinno się znajdować więcej niż …. złotych. Na koniec dnia kasetkę z gotówką kasjer umieszcza w zamykanym sejfie.

8.     Kasjer obowiązany jest w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości w zabezpieczeniu kasy oraz funkcjonowaniu urządzenia alarmowego, do natychmiastowego powiadomienia bezpośredniego przełożonego lub kierownika jednostki.

§ 4

1.     W kasie powinno znajdować się określone minimum gotówki, w kwocie …… złotych (pogotowie kasowe).

2.     W kasie nie powinno znajdować się na koniec dnia pracy więcej niż ………….. złotych. Nadwyżki gotówki podlegają wpłacie na rachunek bankowy firmy. W szczególności niedopuszczalne jest przetrzymywanie wyższych kwot niż wielkość określona w niniejszym punkcie w dni wolne od pracy.

3.     W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki lub główny księgowy (dyrektor finansowy) może nakazać przechowywanie w kasie wyższej kwoty ze względu na spodziewane w dniu następnym wypłaty gotówkowe. Polecenie w tym zakresie powinno być wydane kasjerowi na piśmie.

4.     Obowiązkiem kasjera jest zgłaszanie zapotrzebowania na pobieranie środków z banku w celu zasilenia kasy oraz odprowadzanie nadwyżek gotówki do banku. Zgłoszenie potrzeb w tym zakresie dokonywane jest do …… (stanowisko pracy), w terminie ……. poprzedzającym wpłatę lub wypłatę z banku.

5.     Wpłata gotówki do banku, jak również wypłata środków pieniężnych na zasilenie kasy następuje z wykorzystaniem firmy ……., świadczącej usługi konwoju i ochrony wartości pieniężnych - na zasadach określonych w odrębnej umowie.

6.     Wpłaty lub wypłaty z banku, w kwocie nie przekraczającej ……… zł, mogą być dokonane przez Kasjera lub inna osobę upoważnioną bez ochrony zapewnianej przez firmę, o której mowa w § 4 pkt. 5.

§ 5

1.     W kasie powinna znajdować się gotówka w różnych nominałach, umożliwiających dokonywanie wypłat w kwotach wynikających z dokumentów.

2.     Jeżeli wystąpi konieczność dokonania wymiany nominałów czynność tą, w przypadku kwot powyżej…… złotych, należy wykonać z udziałem firmy, o której mowa w § 4 pkt. 5. W pozostałych przypadkach, wymiany nominałów w banku może dokonać kasjer lub inna osoba upoważniona, jeżeli wyrazi na to zgodę.

3.     Kasjer obowiązany jest przygotować gotówkę przeznaczoną do wpłaty na rachunek bankowy firmy, w sposób ustalony z bankiem.

§ 6

1.     Do obowiązków kasjera należy przyjmowanie i wypłacanie gotówki na podstawie dokumentów oraz na zasadach określonych w poniższych punktach.

2.     Do obowiązków kasjera należy także przyjmowanie i przechowywanie w sejfie innych wartości pieniężnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej firmy.

3.     Kasjer jest obowiązany do codziennego prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów gotówki, sporządzania raportów kasowych oraz uzgadniania na koniec dnia salda kasy.

4.     W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości (niedobór lub nadwyżka gotówki w kasie, przyjęcie fałszywych banknotów, itp.) - kasjer ma obowiązek natychmiast zgłosić ten fakt bezpośredniemu przełożonemu lub kierownikowi jednostki.

5.     Stan kasy podlega inwentaryzacji rocznej oraz inwentaryzacjom okresowym, zarządzonym przez kierownika jednostki, w terminach, które mogą być niezapowiedziane.

6.     Kasjer na koniec każdego dnia musi posiadać wszystkie dokumenty dotyczące obrotu kasowego, w tym raport kasowy oraz mieć wyprowadzony stan kasy.

§ 7

1.     Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w prowadzonym zestawieniu - raporcie kasowym.

2.     Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce.

3.     Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym również zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych.

4.     Raport zawiera pieczęć nagłówkową, oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzany, numer raportu oraz być zakończony podsumowaniem wpłat i wypłat.

5.     Wpłaty i wypłaty wpisywane są do raportu chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego, jak również krótkiej treści dotyczącej operacji.

6.     Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki według reguły: stan początkowy gotówki + wpłaty – wypłaty =  stan końcowy raportu.

7.     Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem głównemu księgowemu. Kopia raportu pozostaje w kasie.

§ 8

1.     Operacje kasowe mogą być realizowane wyłącznie na podstawie dokumentów podpisanych i zatwierdzonych przez kierownika jednostki, głównego księgowego lub inne upoważnione osoby. Odpowiednie upoważnienia - wraz z wzorami podpisów tych osób - należy udostępnić kasjerowi do stałego wglądu.

2.     Kasjer, przy wypłacie gotówki obcej osobie, w celu jej identyfikacji ma obowiązek żądać od tej osoby dowodu tożsamości. Dane z dowodu tożsamości należy wpisać na dowodzie wypłaty.

3.     Na dowodzie wypłaty kasjer ma obowiązek żądać podpisu potwierdzającego odbiór gotówki.

4.     W przypadku gdy gotówkę należną określonej osobie prawnej lub osobie fizycznej ma pobrać inna osoba, np. pracownik danej firmy, żona pracownika - kasjer ma obowiązek zażądać upoważnienia do pobrania gotówki, podpisanego osobiście przez osobę upoważniającą z potwierdzeniem tego podpisu. Upoważnienie to dołącza się do dokumentów kasowych.

§ 9

1.     Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane:

Ø     właściwymi dokumentami źródłowymi, lub

Ø     zastępczymi dowodami kasowymi (asygnaty kasowe).

2.     Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego są: listy płatnicze, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenie zaliczek, rachunki i faktury innych jednostek gospodarczych, delegacje służbowe, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat dokonanych w instytucjach publiczno – prawnych, bankowe potwierdzenia wykonania dyspozycji wypłaty z rachunku bankowego.

3.     Zastępcze dowody kasowe (asygnaty kasowe) wystawiane są w wypadku braku lub na podstawie innego dokumentu źródłowego. Występują one jako:

Ø     dowody KP - „kasa przyjmie”,

Ø     dowody KW - „kasa wypłaci”.

4.     Dowody KP – kasa przyjmie - są drukami ścisłego zarachowania, do których stosowane są postanowienia instrukcji postępowania z drukami ścisłego zarachowania. Dowody KP wystawiane są w 3 egzemplarzach oraz podpisywane przez osobę sporządzającą dokument i przyjmującą wpłatę (kasjera). Dowód KP powinien zawierać: datę wpłaty, nazwisko i imię (lub nazwę) osoby dokonującej wpłaty, tytuł wpłaty oraz kwotę wpłaty wyrażoną cyframi i słownie. Oryginał załącza się do raportu kasowego, pierwsza kopia jest potwierdzeniem dla wpłacającego gotówkę, druga kopia pozostaje w bloczku.

5.     Dowody KW – kasa wypłaci – są także drukami ścisłego zarachowania, do których stosują się postanowienia instrukcji, o której mowa w punkcie poprzednim. Dowody KW wystawiane są przez kasjera na podstawie odpowiednich dokumentów uzasadniających wypłatę - w 3 egzemplarzach i zatwierdzane do wypłaty przez osoby upoważnione, zgodnie z Instrukcją Kontroli i Obiegu Dokumentów, jeżeli polecenie wypłaty nie zostało zamieszczone przez te osoby na dokumencie źródłowym, np. fakturze lub rachunku, liście wypłat, itd. .

6.     Dowód KW powinien zawierać: datę wypłaty, imię i nazwisko osoby której dokonuje się wypłaty, oznaczenie odbiorcy, jeżeli osoba pobierająca gotówkę działa na podstawie upoważnienia, tytuł wypłaty oraz kwotę wypłaty wyrażoną cyframi i słownie. Przy wypłacie gotówki kasjer składa podpis w pozycji „Kwotę powyższą wypłaciłem”, natomiast osoba upoważniona do odbioru gotówki podpisuje się, z podaniem daty w pozycji „Kwotę powyższą otrzymałem”. Oryginał dokumentu załącza się do raportu kasowego, pierwsza kopia przekazywana jest odbiorcy gotówki, druga kopia pozostaje w bloczku.

7.     Formularze dowodów wpłat „KP” i „KP”, połączone w bloczki, przed wydaniem do użytkowania kasjerowi powinny być ponumerowane w sposób trwały i odnotowane w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

8.     Na okładce każdego bloczku dowodów kasowych należy odnotować:

Ø     kolejny numer bloczku formularzy,

Ø     numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr........ do nr........),

Ø     datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia............, zwrócono dnia..........)

§ 10

1.     Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach kasowych przeróbek, wymazywanie treści i używanie korektorów.

2.     Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawionej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno jest poprawiać pojedynczych cyfr lub liter.

3.     Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów (asygnat). Asygnata anulowana pozostaje w bloczku, zarówno oryginał jak i jego dwie kopie.

§ 11

1.     Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy.

2.     Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.

3.     W przypadku stwierdzenia niedoborów lub nadwyżek kasowych o sposobie ich rozliczenia, decyduje Kierownik jednostki, po przeprowadzenia przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

Uwagi:

Wykaz osób (stanowisk) upoważnionych do podejmowania decyzji w kwestiach obrotu kasowego powinien być dostosowany do struktury organizacyjnej danej jednostki oraz zgodny z podziałem obowiązków ustalonych przez jej kierownictwo. Wysokość kwot przechowywanych w kasie, przewożonych bez konwoju lub z określonym rodzajem zabezpieczenia oraz postanowienia umów z firmami świadczącymi usługi w zakresie konwoju i ochrony wartości pieniężnych powinny uwzględniać nie tylko poglądy zleceniodawcy, ale również postanowienia rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858, z późn. zm.).

7