Sekretarka i jej szef 1. Planowanie czasu pracy dyrektora Sekretarka, która jest uważana za "prawš rękę szefa" powinna wykonywać samodzielnie szereg czynnoci pomocniczych i odcišżać swojego szefa od czynnoci czysto manipulacyjnych. Mówišc o organizowaniu czasu pracy szefa mamy na myli stworzenie mu takich warunków, aby jak najwięcej czasu mógł powięcić na pracę koncepcyjnš. Obserwacje prowadzone przez uczestniczki seminarium, odnonie wykorzystania czasu pracy dyrektorów w niektórych przedsiębiorstwach państwowych wykazały, że bardzo poważnš częć czasu pracy musieli oni powięcać na różnego rodzaju narady, konferencje, rozmowy z interesantami i pracownikami oraz na podejmowanie doranych decyzji w różnych drobnych sprawach. Można stwierdzić, że taka sytuacja występowała nie tylko w naszych przedsiębiorstwach. Przeprowadzone badania w Szwecji przez S. Carlsona - profesora Szkoły Nauk Ekonomicznych w Sztokholmie wykazały, że dyrektorzy dysponujš w cišgu dnia niewielkš ilociš czasu, którš mogš powięcić na pracę koncepcyjnš, zwišzanš z obmyleniem pewnych kierunków działania przedsiębiorstwa. Przyczynš takiej sytuacji były nie zaplanowane wizyty, telefony itp. Usprawnienie organizacji pracy dyrektorów-kierowników firm jest bardzo ważnym czynnikiem efektywnoci zarzšdzania. W naszej sytuacji gospodarczej, gdzie konkurencja na rynku krajowym i zagranicznym przybiera na sile i czas na przemylenie i podjęcie dobrych strategicznych decyzji rozwoju firmy, to podstawowy warunek ich działania, a nawet istnienia. Utrzymanie się na rynku i osišganie wysokich wyników ekonomicznych, wymusza inny styl pracy kierowników i inny system organizacji sekretariatu. Sekretarka w sposób maksymalny powinna odcišżyć swego szefa, od prac czysto administracyjnych, przez samodzielne podejmowanie decyzji w różnych drobnych sprawach. Takie postępowanie sekretarki, dobrze przygotowanej zawodowo, pozwoli na skoncentrowanie się jej szefa na efektywnym kierowaniu firmš. Sekretarka, która rozumie swe zadanie polegajšce na ochronie czasu pracy szefa oraz swojš rolę w czynnociach pomocniczych musi znać nie tylko plan pracy szefa w dniu dzisiejszym, lecz także w dłuższych okresach czasu i zasady jego opracowania. Planowanie czasu pracy szefa należy rozpoczšć od analizy czynnoci powtarzajšcych się codziennie, lub w pewnych odstępach czasu. Do takich czynnoci zaliczamy: 1. Spotkania dyrekcyjne, w czasie których szefowie omawiajš sprawy bieżšce firmy. Spotkania takie mogš mieć charakter krótkich narad z wszystkimi kierownikami działów-wydziałów, lub mogš to być spotkania indywidualne z zastępcami lub wybranymi kierownikami działów. 2. Dwukrotne przeglšdanie korespondencji: przed południem czytanie i dekretowanie pism "wybranych" przez sekretarkę, po południu podpisywanie pism wychodzšcych. 3. Wizytowanie zakładu przez szefa, może odbywać się w okrelonym dniu lub codziennie (zależy od lokalizacji, wielkoci firmy i jej specyfiki). 4. Przyjmowanie interesantów, może mieć miejsce w okrelonym dniu tygodnia lub częciej, zależy od charakteru firmy. 5. Wyjazdy służbowe. 6. Praca koncepcyjna: studiowanie literatury, sprawozdań, zarzšdzeń itp. 7. Przerwa na odpoczynek. Wydaje się, że przy tej iloci czynnoci powtarzajšcych się, sekretarka nie powinna mieć trudnoci w opracowaniu tygodniowego planu czasu pracy dyrektora-kierownika firmy, a jednak ustalenie planu dla szefa w dłuższym okresie czasu z uwagi na różnorodnoć występujšcych czynnoci, które nie zawsze sš możliwe do przewidzenia, jest bardzo trudne. Należałoby jednak zalecać każdej sekretarce opracowanie w zarysie ramowego planu tygodniowego czasu pracy szefa, gdyż jest on bardzo pomocny w zakresie wczeniejszego przygotowania np. narad, spotkań, lub wyjazdów służbowych. Celowoć sporzšdzania ramowego, tygodniowego planu pracy szefa wynika przede wszystkim, z zachowania cišgłoci w pracy umysłowej, ochrony jego czasu przeznaczonego na koncepcję, odpoczynek, jak również na wszelkiego rodzaju analizy i przygotowanie projektów do podejmowania decyzji. Ramowy plan tygodniowy szefa, powinno się opracować w oparciu o znane w pracy biurowej wykresy kalendarzowe do planowania, potocznie zwane harmonogramami "Wykres w układzie kalendarzowym okrela przewidywany czas trwania i chronologiczny porzšdek czynnoci bšd występujšcych po sobie, bšd odbywajšcych się jednoczenie....Wykres ten jest bardzo rozpowszechniony, gdyż przejrzycie obrazuje rozkład zajęć w czasie, z podziałem na stanowiska pracy oraz ułatwia opracowanie planu i kontrolę jego wykonania". (Witold Jarzębowski) Podstawš opracowania "układania planu-terminarza dnia pracy szefa i sekretarki jest ramowy tygodniowy rozkład zajęć szefa. Ułożenie dziennego planu zajęć szefa, sekretarka rozpoczyna od zanotowania czynnoci, które powinny być zrealizowane według ramowego tygodniowego dnia pracy, notuje ewentualne odstępstwa, przenosi z dnia poprzedniego zadania niewykonane i notuje nowe do wykonania, ustalone z szefem przed rozpoczęciem pracy. Zarys takiego dziennego planu wpisuje do kalendarza-terminarza pod odpowiedniš godzinš. Wykorzystujšc tablice do planowania i obrazowania zachodzšcych procesów pracy, sekretarka może opracować tygodniowy lub tylko dzienny harmonogram czasu pracy dyrektora. Tablice takie umożliwiajš stałe nanoszenia zachodzšcych zmian i pod względem konstrukcji sš proste do opracowania. Mogš to być tablice drewniane, metalowe z umocowanymi ruchomymi elementami, a w sekretariacie po prostu opracowane na brystolu. Brystol nacina się w taki sposób, aby można było umiecić paski z napisami czynnoci aktualnie wykonywanych przez szefa. Przykład opracowania takiego harmonogramu na dany dzień przedstawić można za pomocš tabelki 4-kolumnowej. I kolumna - godziny pracy Ii kolumna - zadania planowe Iii kolumna - zadania dorane Iv kolumna - uwagi Można również planować czas pracy szefa za pomocš tablic magnetycznych. Tablice magnetyczne sporzšdza się z płyt żelaznych a zadania wpisuje się na "kształtki" namagnesowane o różnej wielkoci i umieszcza się w odpowiedniej rubryce. Tablice do planowania znajdujš szerokie zastosowanie organizacyjne. Duża elastycznoć urzšdzenia ułatwia nanoszenie zmian i umożliwia stałš ich aktualizację, co czyni z tablicy precyzyjny instrument zarzšdzania. Sekretarka jest zobowišzana przypominać szefowi o zaplanowanych czynnociach, zapomnienie o czym jest porednio jej winš, ona więc musi pracować z "kalendarzem w ręku". Można podać parę przykładów racjonalnego prowadzenia notatek w kalendarzu za pomocš skrótów, po to aby każda sekretarka mogła po zastanowieniu się opracować swój własny system. Najczęciej stosowane sš skróty zadań przez wpisanie tylko ich pierwszych liter, należy uważać, aby te pierwsze litery nie oznaczały wielu zadań. Oto przykład skróconego zapisu zadań: zebranie - zebr. narada - nar. odprawa - odp. telefon - tel. kawa - ka. Możemy przyjšć kod kolorowy np. kolor czerwony - sprawy szczególnie pilne kolor czarny - sprawy wewnętrzne firmy kolor niebieski - sprawy zewnętrzne firmy. Sprawy wstępnie uzgodnione bez podania wišżšcego terminu powinny być wpisywane ołówkiem, gdyż można wprowadzić zmianę w zapisie bez skreleń. Przy opracowaniu i stosowaniu przyjętych skrótów ich oznaczenia należy umiecić obok ramowego rozkładu dnia i tygodnia. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień, jak i szybkie zorientowanie się w notatkach przez osobę zastępujšcš sekretarkę. Po opracowaniu tygodniowego i dziennego planu szefa, sekretarka powinna opracować własny plan działania. Najlepiej powinna rozpoczšć planowanie swojego dnia pracy od zanotowania zadań stałych wynikajšcych z planu pracy szefa i zastanowić się, jakie czynnoci pomocnicze (przygotowawcze) może samodzielnie wykonać, aby realizacja zadań ujętych w planie nie wykraczała poza ustalony termin. Sekretarka zawsze rozpoczyna pracę parę minut przed szefem, sprawdza swoje stanowisko pracy, wchodzi do gabinetu szefa i ocenia panujšcy tam "porzšdek". Po przybyciu szefa wchodzi do jego gabinetu ponownie, ale już z kalendarzem lub bloczkiem oraz długopisem do notowania w ręku. Narada z szefem nie powinna trwać dłużej niż 15 minut. Po naradzie sekretarka opracowuje szczegółowy plan dzienny szefa (aktualizujšc zadania na tablicy do planowania) i swój odnotowujšc w skrócie swoje zadania obok zadań szefa, lub na odwrotnej stronie terminarzyka zajęć szefa i tak zostaje opracowany ramowy plan dnia pracy sekretarki. Ramowy plan dnia pracy sekretarki Godzina - Zadania do realizacji #8#/00 - #8#/15 - Ustalenie z szefem jego planu pracy na dzień bieżšcy #8#/15 - #8#/30 - Przypomnienie telefoniczne o naradzie i rozmowie zaplanowanej u szefa #8#/30 - #10#/15 - Pisanie pism zleconych przez szefa, pisanie na maszynie, załatwianie korespondencji przychodzšcej #10#/15 - #10#/30 - niadanie własne i szefa #10#/30 - #12#/00 - Maszynopisanie #12#/00 - #13#/00 - Różne czynnoci biurowe #13#/00 - #15#/00 - Przyjmowanie i kierowanie interesantów do szefa oraz własne czynnoci biurowe #15#/00 - #15#/45 - Korespondencja wychodzšca #15#/45 - #16#/00 - Omówienie z szefem jego planu pracy na dzień bieżšcy W planie nie ujęto przyjmowania i łšczenia telefonów, nie jest możliwe precyzyjne wyznaczenie czasu na załatwienie rozmów telefonicznych przez sekretarkę. Sekretarka zobowišzana jest przyjmować każdy telefon, udzielać informacji, łšczyć z szefem lub odnotować rozmowę i dopiero po uzgodnieniu (wyjanieniu) połšczyć. Sekretarka moż...
ptomaszew1966