DU20082051283.pdf

Dziennik Ustaw Nr 205

— 11147 —

Poz. 1283

1283

ROZPORZÑDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1)

z dnia 29 paêdziernika 2008 r.

w sprawie sposobu ewidencji materia∏ów bibliotecznych

Na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerw-

ca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539, z póên.

zm. 2) ) zarzàdza si´, co nast´puje:

§ 5. 1. Sumarycznà ewidencj´ wp∏ywów prowadzi

si´ w rejestrze wp∏ywów, zapisujàc w jednej pozycji

rejestru grup´ materia∏ów obj´tych jednym dowo-

dem wp∏ywu.

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla sposób ewidencji ma-

teria∏ów bibliotecznych, zwanych dalej „materia∏a-

mi”, w bibliotekach wchodzàcych w sk∏ad ogólnokra-

jowej sieci bibliotecznej.

2. Zale˝nie od ogólnej rocznej liczby wp∏ywów

oraz od liczby wp∏ywów z poszczególnych êróde∏ bi-

blioteki prowadzà albo jeden rejestr przybytków

wspólny dla wszystkich rodzajów wp∏ywów, albo od-

r´bny rejestr dla ka˝dego rodzaju wp∏ywu, których

wzory zosta∏y okreÊlone w za∏àczniku nr 1 do rozpo-

rzàdzenia.

§ 2. Ewidencja materia∏ów polega na uj´ciu wp∏y-

wów i ubytków w sposób umo˝liwiajàcy identyfikacj´

tych materia∏ów oraz na uj´ciu iloÊciowym i warto-

Êciowym ich stanu i zachodzàcych w nim zmian.

3. Dowód wp∏ywu i zarejestrowana jednostka ewi-

dencyjna muszà byç opatrzone numerami akcesji lub

innymi numerami ewidencyjnymi, które wskazujà na

wzajemne powiàzanie.

§ 3. 1. Ewidencja materia∏ów obejmuje:

1) sumarycznà (wst´pnà) ewidencj´ wp∏ywów;

2) szczegó∏owà ewidencj´ wp∏ywów;

§ 6. 1. Szczegó∏owa ewidencja wp∏ywów obejmu-

je materia∏y w∏àczane do zbiorów.

3) szczegó∏owà i sumarycznà ewidencj´ ubytków;

4) finansowo-ksi´gowà ewidencj´ wp∏ywów i ubyt-

ków.

2. Biblioteki, które nie prowadzà sumarycznej ewi-

dencji wp∏ywów, sà obowiàzane prowadziç na bie˝à-

co szczegó∏owà ewidencj´ wp∏ywów.

2. Podstawà ewidencji materia∏ów sà dowody

wp∏ywów i ubytków.

3. Szczegó∏owà ewidencj´ wp∏ywów wynikajàcà

z charakteru materia∏ów i potrzeb biblioteki w szcze-

gólnoÊci mo˝na prowadziç dla:

1) dokumentów dêwi´kowych, audiowizualnych i elek-

tronicznych;

2) norm i opisów patentowych.

§ 4. 1. Sumaryczna ewidencja wp∏ywów polega na

wst´pnym uj´ciu ewidencyjnym wszystkich materia-

∏ów wp∏ywajàcych do biblioteki bez wzgl´du na êró-

d∏o ich wp∏ywu.

2. W ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie ujmu-

je si´ poszczególnych cz´Êci wydawnictw ciàg∏ych

wp∏ywajàcych do biblioteki na bie˝àco z prenumeraty

lub z innych êróde∏.

4. Szczegó∏owà ewidencj´ wp∏ywów materia∏ów

o krótkim okresie u˝ytkowania, wymagajàcych sta∏ej

aktualizacji, gromadzonych w wi´kszej liczbie egzem-

plarzy, a zw∏aszcza skryptów i podr´czników w biblio-

tekach szkó∏ wy˝szych i w bibliotekach szkolnych, pro-

wadzi si´ w sposób uproszczony, wpisujàc je do reje-

stru przeznaczonego dla tych materia∏ów.

3. WartoÊci materia∏ów ewidencjonowanych

w sposób sumaryczny nie dolicza si´ do wartoÊci

zbioru biblioteki.

4. Sumarycznà ewidencj´ wp∏ywów prowadzi si´

w bibliotekach, w których wynika to z organizacji pracy.

5. W ewidencji, o której mowa w ust. 3 i 4, nie uj-

muje si´ materia∏ów wykorzystywanych na bie˝àco,

a w szczególnoÊci egzemplarzy wydawnictw ciàg∏ych,

g∏ównie dzienników i magazynów, wydawnictw rekla-

mowych, katalogów, cenników i prospektów przemy-

s∏owo-handlowych oraz instrukcji obs∏ugi maszyn

i urzàdzeƒ.

5. Biblioteki ewidencjonujàce materia∏y przy u˝y-

ciu programów komputerowych sà zwolnione z obo-

wiàzku dokumentowania w formie wydruków suma-

rycznej ewidencji materia∏ów.

———————

1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje dzia-

∏em administracji rzàdowej — kultura i ochrona dziedzic-

twa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporzàdzenia

Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w spra-

wie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Kultury

i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).

2) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 129, poz. 1440,

z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 oraz

z 2006 r. Nr 220, poz. 1600.

6. WartoÊci materia∏ów ewidencjonowanych w spo-

sób uproszczony nie dolicza si´ do wartoÊci zbioru bi-

blioteki.

§ 7. 1. Szczegó∏owà ewidencj´ wp∏ywów, z wyjàt-

kiem ewidencji, o której mowa w § 6 ust. 4, prowadzi

si´ w ksi´dze inwentarzowej.

2. Wzór ksi´gi inwentarzowej zosta∏ okreÊlony

w za∏àczniku nr 2 do rozporzàdzenia.

Dziennik Ustaw Nr 205

— 11148 —

Poz. 1283

§ 8. Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych

w sumarycznej i szczegó∏owej ewidencji wp∏ywów,

zwanych dalej „jednostkami ewidencyjnymi”, zosta∏

okreÊlony w za∏àczniku nr 3 do rozporzàdzenia.

§ 13. 1. Biblioteka ma obowiàzek sporzàdzaç wy-

kazy wp∏ywów dla materia∏ów wp∏ywajàcych do bi-

blioteki bez dokumentu towarzyszàcego, które majà

byç w∏àczone do zbiorów, a dla materia∏ów przekaza-

nych w darze — je˝eli jest taka wola ofiarodawcy.

§ 9. 1. Biblioteki oraz ich filie prowadzà ksi´gi in-

wentarzowe dla wydawnictw zwartych i ciàg∏ych oraz

zbiorów specjalnych.

2. Nie sporzàdza si´ wykazów dokumentów ˝ycia

spo∏ecznego.

2. Biblioteki, w których wydawnictwa ciàg∏e nie

tworzà wyodr´bnionych zbiorów, mogà prowadziç

jednà wspólnà ksi´g´ inwentarzowà dla druków zwar-

tych i ciàg∏ych.

§ 14. 1. Materia∏y wp∏ywajàce do biblioteki ewi-

dencjonuje si´ po sprawdzeniu ich zgodnoÊci z dowo-

dami wp∏ywów stanowiàcymi podstaw´ ewidencji,

o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2.

§ 10. 1. Ksi´ga inwentarzowa sk∏ada si´ z ponume-

rowanych stron i przesznurowanych kart, przy czym

koƒce sznurka sà przytwierdzone do ostatniej strony

piecz´cià lakowà lub naklejkà z piecz´cià urz´dowà bi-

blioteki. Obok piecz´ci kierownik biblioteki i g∏ówny

ksi´gowy potwierdzajà podpisem treÊç klauzuli poda-

jàcej liczb´ stron.

2. Dowodami wp∏ywów sà:

1) rachunki i faktury za materia∏y zakupione;

2) wykazy towarzyszàce materia∏om przekazanym

w formie egzemplarza obowiàzkowego, wymiany

lub daru;

2. Karty ksi´gi inwentarzowej, uzyskiwane w for-

mie wydruku z komputerowej bazy danych, muszà

byç opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy

— uszeregowane wed∏ug kolejnych, rosnàcych nume-

rów inwentarzowych.

3) kopie wykazów sporzàdzonych w bibliotece, po-

twierdzajàcych odbiór materia∏ów przekazanych

bez dokumentu;

4) protoko∏y przyj´cia materia∏ów.

3. Wydruk kolejnych kart ksi´gi inwentarzowej na-

st´puje z cz´stotliwoÊcià okreÊlonà przez kierownika

biblioteki, jednak nie rzadziej ni˝ raz w roku.

3. Dowody wp∏ywów przechowuje si´, zale˝nie od

ich rodzajów, w kolejnoÊci nadawanych im numerów

ewidencyjnych lub w kolejnoÊci chronologicznej.

§ 11. 1. Wydawnictwa ciàg∏e przeznaczone do sta-

∏ego lub d∏u˝szego przechowywania podlegajà zin-

wentaryzowaniu po skompletowaniu okreÊlonych jed-

nostek ewidencyjnych.

4. Czas przechowywania dowodów ewidencyj-

nych, o których mowa w ust. 1, zasady przekazywania

ich do archiwum i na makulatur´ okreÊlajà przepisy

regulujàce sposób post´powania z dokumentami po-

wstajàcymi w czasie dzia∏alnoÊci biblioteki.

2. W przypadku wydawnictw ciàg∏ych cennych

i wa˝nych dla biblioteki dopuszcza si´ inwentaryzo-

wanie jednostek niekompletnych.

5. Nie wymaga si´ dowodów wp∏ywów przy pro-

wadzeniu ewidencji szczegó∏owej wydawnictw ciàg-

∏ych skompletowanych w bibliotece.

3. Cz´Êci wydawnictw ciàg∏ych przeznaczone do

sta∏ego lub d∏u˝szego przechowywania i poszyty nie-

stanowiàce kompletnych jednostek ewidencyjnych

mo˝na zarejestrowaç do czasu ich skompletowania

w kartotekach niekompletnych (akcesyjnych) wydaw-

nictw periodycznych i niekompletnych poszytów lub

prowadziç ich rejestracj´ komputerowo.

§ 15. 1. Dowód wp∏ywów powinien zawieraç spis

materia∏ów, których dotyczy, sporzàdzony albo przez

instytucj´ (osob´) przekazujàcà dane materia∏y, albo

przez bibliotek´.

2. Je˝eli dowód wp∏ywu obejmuje materia∏y, które

majà byç przedmiotem ewidencji szczegó∏owej, przy

ka˝dej jednostce ewidencyjnej nale˝y podaç jej war-

toÊç; w przypadku materia∏ów zakupionych — cen´

(rzeczywisty koszt zakupu), a w przypadku materia∏ów

otrzymanych bezp∏atnie i nieposiadajàcych informacji

o cenie oraz opracowanych lub wytworzonych w bi-

bliotece — bie˝àcà szacunkowà wartoÊç nabycia.

§ 12. 1. W terminach ustalonych przez kierownika

biblioteki, nie rzadziej jednak ni˝ raz w roku, sporzà-

dza si´ zestawienie liczby i wartoÊci zinwentaryzowa-

nych jednostek ewidencyjnych.

2. Zestawienie podpisuje pracownik, który je spo-

rzàdzi∏, a w bibliotekach, które wchodzà w sk∏ad in-

nych jednostek organizacyjnych — tak˝e kierownik bi-

blioteki.

3. Bie˝àcà szacunkowà wartoÊç nabycia ustala si´

na podstawie okresowej wyceny opracowanej komi-

syjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki.

3. W zestawieniu nie podaje si´ materia∏ów zewi-

dencjonowanych w sposób uproszczony, o których

mowa w § 6 ust. 4.

§ 16. Szczegó∏owa i sumaryczna ewidencja ubyt-

ków obejmuje materia∏y wy∏àczane ze zbiorów.

4. Wzór zestawienia, o którym mowa w ust. 1, zo-

sta∏ okreÊlony w za∏àczniku nr 4 do rozporzàdzenia.

§ 17. 1. Podstaw´ ewidencji ubytków, o której mo-

wa w § 16, stanowià dowody ubytków zaakceptowa-

ne przez kierownika biblioteki.

Dziennik Ustaw Nr 205

— 11149 —

Poz. 1283

2. Dowodami ubytków sà:

1) protokó∏ ubytków dla materia∏ów niezwróconych

przez czytelników, za które biblioteka otrzyma∏a in-

ne materia∏y lub zap∏at´, którego wzór stanowi za-

∏àcznik nr 5 do rozporzàdzenia;

§ 22. Ewidencja materia∏ów prowadzona przy u˝y-

ciu programów komputerowych powinna zapewniç

mo˝liwoÊç:

1) zapisania danych w∏aÊciwych dla sumarycznej

i szczegó∏owej ewidencji;

2) protokó∏ komisji w sprawie ubytków dla materia-

∏ów:

2) przetwarzania i dost´pu do tych danych zgodnie

z potrzebami biblioteki;

a) niezwróconych przez czytelników, za które bi-

blioteka nie otrzyma∏a innych materia∏ów,

3) wydruku ca∏oÊci lub wskazanych partii danych dla

celów tworzenia ksiàg inwentarzowych lub wyni-

kajàcych z innych potrzeb biblioteki.

b) wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub

nieodnalezionych w trakcie spisu, którego wzór

zosta∏ okreÊlony w za∏àczniku nr 6 do rozporzà-

dzenia.

§ 23. 1. W ewidencji finansowo-ksi´gowej mate-

ria∏ów wchodzàcych w sk∏ad zbiorów bibliotecznych

ujmuje si´ ich wp∏ywy i ubytki wed∏ug rzeczywistych

kosztów nabycia, a w przypadkach materia∏ów otrzy-

manych bezp∏atnie — wed∏ug bie˝àcej szacunkowej

wartoÊci, o której mowa w § 15.

3. Sumarycznà ewidencj´ ubytków prowadzi si´

w rejestrze ubytków, którego wzór zosta∏ okreÊlony

w za∏àczniku nr 7 do rozporzàdzenia.

4. Ewidencj´ ubytków, o której mowa w § 16, pro-

wadzi si´ oddzielnie dla ka˝dej grupy zbiorów obj´-

tych odr´bnà ksi´gà inwentarzowà.

2. Do kwot okreÊlajàcych wartoÊç nabycia mate-

ria∏ów nie wlicza si´ kwot wydatkowanych przez bi-

bliotek´ na opraw´ i konserwacj´ tych materia∏ów.

5. Do rejestru ubytków stosuje si´ odpowiednio

przepisy § 10.

§ 24. 1. Podstaw´ zapisów ksi´gowych stanowià

rachunki i faktury zaakceptowane pod wzgl´dem me-

rytorycznym przez kierownika biblioteki.

§ 18. Ubytki materia∏ów zewidencjonowanych

w sposób uproszczony, okreÊlony w § 6 ust. 4, ujmu-

je si´ w oddzielnych protoko∏ach i odnotowuje si´ we

w∏aÊciwym rejestrze.

2. Materia∏y zakupione w celach wymiany ksi´gu-

je si´ na koncie kosztów, a w bibliotekach prowadzi

si´ kontrol´ iloÊciowà dokonywanej wymiany.

§ 19. 1. W terminach ustalonych przez kierownika,

jednak nie rzadziej ni˝ raz w roku, prowadzi si´ zesta-

wienie materia∏ów zarejestrowanych w rejestrach

ubytków, podajàc ich liczb´ i wartoÊç.

§ 25. Kwoty wydatkowane na prenumerat´, a tak-

˝e na zakup niekompletnych jednostek wydawnictw

ciàg∏ych, ksi´guje si´ w momencie ich wydatkowania

tylko na koncie kosztów. Je˝eli przedsi´biorca zajmu-

jàcy si´ sprzeda˝à wydawnictw ciàg∏ych wystawia ra-

chunki i faktury za wydawnictwa obj´te prenumeratà,

przedp∏aty ksi´guje si´ na kontach rozrachunków,

a na konta kosztów wprowadza si´ wartoÊç wydaw-

nictw po otrzymaniu rachunku.

2. W zestawieniach, o których mowa w ust. 1, nie

ujmuje si´ ubytków materia∏ów ewidencjonowanych

w sposób uproszczony.

3. Wzór zestawienia ubytków zosta∏ okreÊlony

w za∏àczniku nr 8 do rozporzàdzenia.

§ 26. Przepisy § 23 stosuje si´ przy trybie post´po-

wania w stosunku do kwot wydatkowanych przez bi-

bliotek´ tytu∏em przedp∏aty na okreÊlone materia∏y

oraz kwot wyp∏acanych za wydawnictwa zwarte uka-

zujàce si´ w formie poszytów.

§ 20. 1. Przekazanie materia∏ów zb´dnych innej bi-

bliotece odbywa si´ na podstawie protoko∏ów. Proto-

kó∏ z pokwitowaniem odbioru materia∏ów stanowi do-

wód ubytku dla biblioteki przekazujàcej materia∏y,

a dowód wp∏ywu — dla biblioteki przyjmujàcej mate-

ria∏y.

§ 27. Biblioteki sà obowiàzane do ustalenia raz

w roku wartoÊci zbiorów wykazywanej w ewidencji

sumarycznej bàdê szczegó∏owej z wartoÊcià wykazy-

wanà na koncie ewidencji majàtkowej.

2. Przekazywanie materia∏ów wycofanych na ma-

kulatur´ stwierdza si´ odpowiednià adnotacjà umiesz-

czonà na dowodzie ubytku w protokole.

§ 28. Ustalenie zapisów w ewidencji sumarycznej

bàdê szczegó∏owej ze stanem wykazanym na koncie

ewidencji majàtkowej obejmuje nast´pujàce czynnoÊci:

§ 21. Biblioteki ewidencjonujàce materia∏y przy

u˝yciu programów komputerowych muszà mieç:

1) dokumentacj´ oprogramowania;

1) ustalenie wartoÊci zbiorów zinwentaryzowanych

na podstawie ksiàg inwentarzowych lub rejestrów

wp∏ywów i pomniejszenie jej o wartoÊç ubytków

wykazanà w rejestrze ubytków;

2) ustalone sposoby zabezpieczania danych przed

zniszczeniem i ingerencjà osób niepowo∏anych;

3) ustalone zasady u˝ytkowania programów dla ce-

lów ewidencji materia∏ów przez upowa˝nionych

pracowników.

2) porównanie wyników z zapisami na koncie ewi-

dencji majàtkowej, ustalenie i wyjaÊnienie ewen-

tualnych ró˝nic.

Dziennik Ustaw Nr 205

— 11150 —

Poz. 1283

§ 29. 1. Zinwentaryzowane materia∏y podlegajà

kontroli wewn´trznej polegajàcej na:

2. Liczb´ cz∏onków komisji i jej sk∏ad osobowy

ustala kierownik biblioteki.

1) sprawdzeniu obiegu dowodów wp∏ywów i ubyt-

ków oraz materia∏ów;

3. Komisja dzia∏a na podstawie regulaminu nada-

nego przez kierownika biblioteki.

2) przeprowadzeniu skontrum cz´Êci materia∏ów,

a przede wszystkim materia∏ów nara˝onych na

straty lub szczególnie cennych;

§ 33. Materia∏y nieodnalezione w czasie skontrum

przeprowadzonego po raz pierwszy ani niefigurujàce

w ewidencji uznaje si´ za braki wzgl´dne, a przy po-

nownym skontrum uznaje si´ za braki bezwzgl´dne.

3) opracowywaniu zaleceƒ, których celem b´dzie po-

prawa gospodarowania Êrodkami finansowymi

biblioteki.

§ 34. Materia∏y uznane za braki bezwzgl´dne wpi-

suje si´ do rejestru ubytków.

2. Kontrol´ materia∏ów, o których mowa w § 6,

przeprowadza si´ w sposób ciàg∏y.

§ 35. 1. Z przeprowadzonego skontrum komisja

sporzàdza protokó∏, który powinien zawieraç:

§ 30. 1. Skontrum materia∏ów polega na:

1) wnioski w sprawie nieodnalezionych materia∏ów

wraz z uzasadnieniem;

1) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem

faktycznym materia∏ów;

2) okreÊlenie wartoÊci materia∏ów, o których mowa

w pkt 1.

2) stwierdzeniu i wyjaÊnieniu ró˝nic mi´dzy zapisami

ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz

ustaleniu ewentualnych braków.

2. Do protoko∏u za∏àcza si´ regulamin komisji.

2. Podstawà przeprowadzenia skontrum mogà byç

zapisy inwentarzowe z ksiàg inwentarzowych, kompu-

terowych baz danych, katalogów topograficznych i in-

nej dokumentacji, a dla materia∏ów wypo˝yczonych

poza bibliotek´ — karty ksià˝ki, karty czytelników, re-

wersy.

§ 36. 1. Je˝eli materia∏y uznane za braki bez-

wzgl´dne i zarejestrowane jako ubytki zostanà odna-

lezione, nale˝y je traktowaç jako nowe wp∏ywy.

2. Je˝eli pracownik zap∏aci∏ za materia∏y, o których

mowa w ust. 1, otrzymuje zwrot wp∏aconej kwoty.

§ 31. 1. Skontrum materia∏ów, do których czytelni-

cy majà wolny dost´p, przeprowadza si´ co najmniej

raz na 5 lat.

§ 37. Materia∏y, które wp∏ywajà do biblioteki, lecz

nie odpowiadajà jej potrzebom, tworzà oddzielnà gru-

p´ materia∏ów zb´dnych, nieobj´tych ewidencjà szcze-

gó∏owà i finansowo-ksi´gowà.

2. W bibliotekach o innym systemie udost´pniania

ni˝ okreÊlony w ust. 1, w których zbiory nie przekra-

czajà 100 tysi´cy jednostek ewidencyjnych, skontrum

powinno byç przeprowadzone co najmniej raz

na 10 lat. Skontrum mo˝na tak˝e przeprowadzaç cz´-

Êciami w odniesieniu do cz´Êci materia∏ów.

§ 38. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia. 3)

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego:

B. Zdrojewski

———————

3) Niniejsze rozporzàdzenie by∏o poprzedzone rozporzàdze-

niem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia

5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materia∏ów

bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 oraz z 2001 r. Nr 74,

poz. 793), które utraci∏o moc z dniem 2 stycznia 2008 r. na

podstawie art. 44 ustawy z dnia 18 paêdziernika 2006 r.

o zmianie i uchyleniu niektórych upowa˝nieƒ do wydawa-

nia aktów wykonawczych (Dz. U. Nr 220, poz. 1600).

3. W bibliotekach o innym systemie udost´pniania

ni˝ okreÊlony w ust. 1, w których zbiory przekraczajà

100 tysi´cy jednostek ewidencyjnych, prowadzi si´

kontrol´ materia∏ów w sposób ciàg∏y.

§ 32. 1. Skontrum przeprowadza komisja skontro-

wa, zwana dalej „komisjà”.

Dziennik Ustaw Nr 205

— 11151 —

Poz. 1283

Za∏àczniki do rozporzàdzenia Ministra Kultury

i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 paêdziernika

2008 r. (poz. 1283)

Za∏àcznik nr 1

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: