BOGDAN STEFANOWICZ
INFORMACYJNE SYSTEMY
ZARZĄDZANIA
PRZEWODNIK
WSTĘP
Informacje stanowią jeden z ważnych zasobów w kierowaniu organizacją gospodarczą (OG)[1]: przedsiębiorstwem, bankiem, placówką turystyczną, instytucją państwową. W związku z tym akcentuje się potrzebę racjonalnego zarządzania informacją. Wagę tego zasobu dostrzegają zarówno doświadczeni praktycy, jak i teoretycy.
Z tego względu w programach dydaktycznych każdej współczesnej uczelni ekonomicznej poczesne miejsce zajmują przedmioty odnoszące się do zagadnień związanych z gromadzeniem, przechowywaniem, opracowywaniem (przetwarzaniem), udostępnianiem i wykorzystywaniem informacji. Wśród nich na szczególną uwagę zasługuje przedmiot „informacyjne systemy zarządzania” (SI). Dowodem jego znaczenia są liczne podręczniki i skrypty z tego zakresu wydawane zarówno przez indywidualnych autorów, jak i zespoły autorskie wielu uczelni.
Cechą specyficzną proponowanego wykładu jest to, że SI są traktowane jako infrastruktura informacyjna OG, czyli jako układ trzech składników:
· zasobów informacyjnych,
· procesów informacyjnych,
· systemów jako struktur porządkujących owe zasoby i realizujących procesy.
W związku z tym wykład został podzielony na osiem tematów.
Temat 1 (organizacja gospodarcza – OG) i 2 (zarządzanie) budują kontekst wyznaczający rolę i miejsce infrastruktury informacyjnej w obiekcie gospodarczym.
Tematy 3 i 4 przedstawiają informację jako strategiczny zasób, wymagający zorganizowania warunków jego użyteczności.
Temat 5 obejmuje strumienie i procesy informacyjne, podkreślające dynamiczne aspekty informacji.
Tematy 6, 7 i 8 zostały poświęcone ogólnej charakterystyce systemów, systemom informacyjnym oraz zastosowaniom technologii informatycznych, czyli systemom informatycznym.
Tematyka systemów informacyjnych w zarządzaniu jest obszerna. Toteż żaden wykład nie może wyczerpać wszystkich zagadnień w tym zakresie. Wykład pt. „informacyjne systemy zarządzania” opisuje SI w ujęciu statycznym, tzn. przedstawia je jako pewien obiekt poznawczy: jego istotę, funkcje, własności, struktury, rozmaitości. Pominięto natomiast te aspekty SI, które odnoszą się do jego dynamiki: cykl życia SI, jego projektowanie, wdrażanie, doskonalenie. Tym zagadnieniom i obszarom problemowym zostały poświęcone inne wykłady.
Przewodnik ma na celu ułatwić słuchaczowi śledzenie wykładu i przygotowywanie stosownych notatek. Nie jest to skrypt w tradycyjnym znaczeniu. Przedstawia jedynie zarys materiału przewidzianego w programie wykładu. Ma charakter konspektu. Zawiera też wskazówki odnośnie do literatury uzupełniającej, którą słuchacz będzie mógł samodzielnie przestudiować.
Rozwinięcie tez oraz szereg komentarzy zawiera skrypt pt. „Systemy informacyjne zarządzania”, wydany przez Oficynę Wydawniczą SGH w 2007 roku.
Ważny wkład w tym zakresie mogą wnieść sami słuchacze przez zgłaszanie i referowanie własnych tematów zgodnie ze swoimi zainteresowaniami.
1. ORGANIZACJA GOSPODARCZA (OG)
1.1. Aksjomaty centralne
Analiza i zrozumienie istoty organizacji gospodarczych (OG) wymaga oparcia się na określonych trwałych założeniach. Takie założenia są często nazywane aksjomatami. Poniżej formułujemy trzy aksjomaty centralne, które pomogą zrozumieć rozwijane dalej koncepcje zarówno w odniesieniu do samej OG, jak i procesów zarządzania, a dalej – systemów informacyjnych i informatycznych.
Aksjomat Ashby’ego: Nadrzędne są prawa natury.
To natura wyznacza uwarunkowania, w których świat materialny funkcjonuje. Prawa te, z jednej strony, określają (czasem wręcz jednoznacznie wyznaczają) stany, które mogą wystąpić w razie pojawienia się okoliczności początkowych (przyczyn). Z drugiej zaś strony te same prawa określają stany, które na pewno zaistnieć nie mogą przy zaistnieniu tych samych okoliczności początkowych. Oznacza to, że na takie stany liczyć nie można, ani nie trzeba się ich obawiać.
Prawa natury to nie tylko prawa materii. To także prawa odnoszące się do człowieka jako istoty wolnej, rozumnej, nieobliczalnej.
Aksjomat Pogorzelskiego: „Najogólniejszą, najbardziej powszechną, głęboką i wyrazistą przyczyną wszystkiego jest optymalność. W niej zawiera się cały ogrom wiedzy o świecie”.
W. Pogorzelski, O filozofii badań systemowych, Wyd. Nauk. Scholar, Warszawa 2002, s. 47.
Optymalizacja wymieniana przez Pogorzelskiego w kontekście aksjomatu Ashby’ego oznacza minimalizację energii potrzebnej naturze do utrzymania swojego stanu w równowadze. W konsekwencji wzrasta entropia, czyli natura dąży do chaosu, czyli do swojego stanu pierwotnego.
Twierdzenie: Systemy sztuczne (tzn. budowane przez człowieka) w sposób naturalny zmierzają do rozpadu.
Wniosek: Nie można zbudować systemu – a w szczególności OG – na zasadzie perpetuum mobile,
Aksjomat rozwoju: Nie można zmienić ani zahamować rozwoju cywilizacji i rozwoju technicznego – nie można uciec przed rzeczywistością.
Wniosek: Można i trzeba badać kształtujące się tendencje i obserwować skutki tego rozwoju. Skutki te można podzielić na dwa rodzaje: korzystne z punktu widzenia obserwatora i niekorzystne. Te pierwsze będą stanowić szansę, zaś drugie – zagrożenia i przeszkody w osiąganiu celów. Ponieważ nie da się uniknąć (na mocy aksjomatu Ashby’ego) ani pierwszych, ani drugich, to pozostaje jedynie podejmować starania, aby łagodzić skutki negatywne na tyle, na ile może to uczynić obserwator.
Prawo Ashby’ego (Ashby’s law): każda różnorodność może być zrównoważona tylko przez inną różnorodność (only variety can destroy variety).
W.R. Ashby, An Introduction to Cybernetics. Methuen, London 1956.
1.2. Cechy OG
OG – otwarty (powiązany z otoczeniem) i dynamiczny (zmieniający się w czasie) układ społeczno-techniczny urzeczywistniający określone cele gospodarcze lub społeczne. Cechy OG:
(1) Konkretny, tzn. istnieje w rzeczywistości.
(2) Celowy: długookresowe przetrwanie, zapewniające osiągnięcie sformułowanych celów.
(3) Sztuczny, powstały w wyniku świadomej i celowej działalności człowieka.
(4) Mieszany – złożony z ludzi, zasobów materialnych i informacji.
(5) Złożony, o niemożliwych do jednoznacznego ustalenia regułach zachowania.
(6) Zawodny: te same bodźce są transformowane na różne, niedające się przewidzieć reakcje.
(7) Stabilny: podejmujący arbitralne decyzje co do swego zachowania w ramach swej swobody
działania.
(8) Informacyjny: informowany i informujący. Informacja staje się swoistym spoiwem, łączącym OG z jego otoczeniem.
(9) Otwarty przez powiązania z otoczeniem. Żaden obiekt gospodarczy nie może zamknąć się sam w sobie i istnieć tylko dla siebie. Wynika to z jego istoty. Zdolność przetrwania OG zależy od zdolności wykrywania zmian w otoczeniu i adaptowania się do nich: musi systematycznie i stale obserwować, oceniać i monitorować środowisko i dopasowywać się doń z zachowaniem zasady wzajemnej spójności. Czas i skuteczność reakcji na bodźce napływające z otoczenia są ważnym czynnikiem przetrwania.
(10) Sterowalny, pozwalający wymuszać określone typy swojego zachowania zgodnie z celem swojego istnienia.
W. Flakiewicz, Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990, s. 23-24.
1.3. Funkcje OG
(1) Organizacyjna:
(a) zapewnienie spójnej struktury,
(b) określanie zadań,
(c) opracowanie przepisów.
(2) Marketingowa: promocja własnego produktu (reklamy, pokazy, wystawy, badanie popytu,
analiza produktów konkurencyjnych itp.).
(3) Rozwojowa: poszukiwanie i wdrażanie nowych produktów.
(4) Handlowa: organizowanie kontaktu z klientem poprzez towar w celu sprzedaży produktu lub
usługi.(5) Produkcji – wytwarzanie produktu (towaru, usługi).(6) Zaopatrzenia (surowce i materiały, energia, urządzenia).
(7) Stosunków międzyludzkich: kierownik – pracownik, pracownik – pracownik.
Ch. Fournier, Techniki zarządzania, Poltex, Warszawa 1993.
1.4. Struktura OG
otoczenie WY/WE
(8)
system wytwarzania
system zarządzania Zarządzania
(6) (3) (2) (1) (7)
(4) (9)
(5)
(10)
Legenda
– połączenia informacyjne,
– obustronne połączenia zasileniowe (materiałowe, energetyczne).
(1) Strumień informacyjny WE.
(2) Przetworzone informacje przesyłane przez system informacyjny do systemu zarządzania.
(3) Informacje decyzyjne kierowane przez SI do systemu wytwarzania.
(4) Informacje kierowane przez SI do systemu wytwarzania.
(5) Informacje kierowane przez system wytwarzania do SI.
(6) Przetworzone informacje kierowane do systemu zarządzania.
(7) Informacje wynikowe (WY) wysyłane do otoczenia.
(8) Informacje generowane i przetwarzane wewnątrz systemu zarządzania.
(9) Wewnętrzne informacje systemu informacyjnego.
(10) Wewnętrzne informacje systemu wytwarzania.
Podstawy Informatyki dla ekonomistów, red. A. Nowicki, Wyd. Nauk. PWN, Warszawa 1995, s. 12.
Do funkcjonowania obiektu gospodarczego nie wystarczy system informacyjny w formie przedstawionej na schemacie: potrzebne są na przykład kanały informacyjne służące do przekazywania informacji. Dlatego też zasadna staje się teza, że do zapewnienia sprawnego funkcjonowania OG niezbędna jest infrastruktura informacyjna:
(a) zasoby informacyjne (bazy danych, metainformacje, źródła informacji),
(b) procesy informacyjne (zbieranie informacji, jej przechowywanie, przetwarzanie itd.) oraz
(c) systemy informacyjne.
Tak więc system informacyjny jest jednym z elementów infrastruktury informacyjnej OG.
1.5. Otoczenie OG
1.5.1. Ogólna charakterystyka
S. Łobejko, Systemy informacyjne w zarządzaniu wiedzą i innowacją w przedsiębiorstwie, „Monografie i Opracowania” SGH nr 527, Warszawa 2004.
S. Sudoł, Przedsiębiorstwo – Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wyd.Dom Organizatora, Toruń 2002.
(1) Otoczenie OG to strefa oddziaływania nań ze strony obiektów (czynników) nienależących do OG – pozostających poza jego granicami.
(2) Analiza otoczenia pozwala dostrzec w nim otoczenie:
(a) ekonomiczne: kondycja systemu gospodarczego (inflacja, bezrobocie, polityka fiskalna itp.),
(b) ekologiczne (środowisko naturalne, zanieczyszczenia wód, gleby i powietrza, hałasy),
(c) technologiczne (technika, technologie, metody),
(d) społeczne (struktura demograficzna, rynek siły roboczej),
(e) prawne (jednostki ustawodawcze, sądownicze, przepisy, regulacje, prawo pracy).
Poznanie uwarunkowań, w których OG funkcjonuje, wymaga rozpoznania nie tylko wewnętrznych procesów i zdarzeń występujących w OG, lecz także owych czynników zewnętrznych.
1.5.2. Otoczenie bliższe
Obejmuje wszystkie systemy, z którymi OG współdziała bezpośrednio. Należą doń:
(1) Jednostki nadrzędne:
(a) zakład – przedsiębiorstwo,
(b) przedsiębiorstwo – koncern.
(2) Jednostki kooperujące w sferze wytwórczej (dostawcy surowców, materiałów, maszyn i urządzeń; odbiorcy gotowych wyrobów itp.).
(3) Jednostki wspierające sferę obrotu (biura handlowe, giełdy, firmy spedycyjne, instytucje kredytowe, instytucje ubezpieczeniowe).
(4) Jednostki współpracujące w sferze informacyjnej (biura doradcze, biura marketingowe, instytucje naukowe, biura projektowo-badawcze).
(5) Jednostki administracji państwowej i terenowej, organizacje społeczne.
1.5.3. Otoczenie dalsze (makroekonomiczne)
(1) Polityka, gospodarka krajowa i światowa.
(2) Nauka i oświata.
(3) Prawo i wymiar sprawiedliwości.
(4) Opieka społeczna.
(5) Ochrona środowiska.
(6) Stosunki międzynarodowe.
(7) ...
pasewark