Zarządzanie projektami (2002).pdf

Oglnopolski program szkoleniowy dla

W cyklu artykułw prezentujemy po kolei dziewięć modułw szkoleniowych w Programie

Aktywizacji Obszarw Wiejskich. Dwa tygodnie temu przedstawiliśmy Zarządzanie stra-

tegiczne i finansowe.

Środki unijne są przeznaczane na kon-

kretne projekty, ktrych realizacja jest

rozłożona często na kilka lat. W przyszło-

ści jednostki samorządu terytorialnego

będą realizować po kilka projektw na-

raz, wartych kilka, kilkanaście milionw

euro. Od koordynacji tych projektw za-

leżeć będzie w dużym stopniu ich sukces

i w efekcie szansa na nowe środki.

Dzięki uczestnictwu w szkoleniach PAOW

dowiedzą się państwo:

w czym jest projekt i związana z nim

całość działań koncepcyjnych, pla-

nistycznych, wykonawczych i kon-

trolnych,

w jakie są najbardziej skuteczne i spraw-

dzone w realizacji metody oraz techni-

ki zarządzania;

w wszystkie omawiane zagadnienia zo-

staną prześledzone na przykładach pro-

jektw realizowanych już w samorzą-

dach za pieniądze unijne

w oraz szczegłowo omwione na przy-

kładzie kilku studiw przypadkw;

w zdobyta wiedza zostanie następnie

praktycznie przećwiczona poprzez przy-

gotowywanie projektu pod kierunkiem

trenera.

Dzięki tej wiedzy będziecie mogli pań-

stwo lepiej zrozumieć, jak należy za-

rządzać projektami, aby osiągać jak

najlepsze efekty i unikać błędw. W

sposb praktyczny będzie ona wyko-

rzystana w trzecim etapie szkolenia -

w pracy nad realizacją projektu w ra-

mach jednego z pięciu programw szko-

leniowych.

Koncepcja samodzielnej pracy w kon-

sultacji z trenerami (nauka na odle-

g ł ość) pozwoli na przećwiczenie i

utrwalenie zdobytych wiadomości bez

pośpiechu - często towarzyszącemu

pracy na sali szkoleniowej - oraz na

przykładach, ktre państwa najbardziej

interesują.

Mamy nadzieję, że zdobyta wiedza bę-

dzie owocować podczas zarządzania pro-

jektami w państwa gminach.

Zarządzanie

projektami

my najczęściej mwiąc o projekcie bu-

dowlanym, architektonicznych lub technicz-

nym. W ten sposb określamy dokument wy-

konany przez specjalistę z danej dziedziny,

ktry definiuje pewien aspekt rozważanego

przedsięwzięcia, głwnie techniczny. Mwi-

my także o projektach ustaw, umw - czyli

dokumentach, ktre znajdują się w pewnej

fazie przygotowań, nie są jeszcze zatwierdzo-

ne. Inne znaczenie tego terminu to przemy-

ślany plan działania, pomysł.

W ostatnich latach pojawiło się jeszcze

jedno znaczenie słowa projekt, ktre na

trwałe weszło do terminologii społeczno-

-gospodarczej. Nie ma jednej, powszech-

nie uznawanej definicji, ktrą można by

tu przytoczyć, ale można wskazać cechy

charakterystyczne projektu.

Zarządzanie projektem jest procesem, w

ktrym zazwyczaj wyrżniają się cztery

podstawowe etapy:

1) Identyfikacja projektu (co chcemy zro-

bić i dlaczego?).

2) Planowanie (jak to zrobić?).

3) Realizacja (wykonanie).

4) Zamknięcie i ocena projektu (czy to,

co zamierzaliśmy, zostało zrobione?).

Powyższe etapy tworzą ácykl życia projek-

tuÑ. Wprowadzenie takiego modelu nie tylko

umożliwia określenie początku i końca pro-

jektu w rozumieniu zadaniowym, ale rwnież

wyznacza przedział czasu na jego realizację

oraz kolejność i stopień angażowania nie-

zbędnego potencjału. Co w praktyce ozna-

cza, iż uzyskuje się rozkład nakładw na rea-

lizację projektu w czasie. Pomaga to w okre-

śleniu zakresu i rodzaju działań, jakie powin-

ny być wykonywane na danym etapie, wska-

zaniu wykonawcw, osb odpowiedzialnych

oraz źrdeł finansowania.

Mając precyzyjnie określony cel projektu,

wiemy już, co chcemy osiągnąć. Teraz przy-

chodzi kolej, aby odpowiedzieć na pytanie,

jak chcemy to zrobić. Wybr sposobu reali-

zacji celu zależy od uwarunkowań zewnętrz-

nych oraz od naszych możliwości technicz-

nych, finansowych i organizacyjnych. Nie-

jednokrotnie wymaga to specjalistycznych

analiz. Mogą one pokazać, że projekt jest

nieopłacalny lub niemożliwy do realizacji.

Na tym etapie zawsze możliwa jest zmiana.

Należy pamiętać, że w fazie planowania

koszty zmiany są stosunkowo niższe niż w trak-

cie wykonywania.

Zależnie od skali projektu, może on być re-

alizowany przez mniejsze lub większe zespoły

ludzi. Im większy zespł, tym większa powinna

być świadomość roli komunikacji wewnętrz-

nej i tym więcej czasu trzeba poświęcić na

przekazywanie informacji, uzgadnianie stano-

wisk, a nawet rozwiązywanie konfliktw.

Trzecim krokiem cyklu życia projektu jest

jego realizacja. Na tym etapie najważniejszy

z punktu widzenia zarządzania jest nadzr

Projektem nazywamy przedsięwzięcie,

ktre posiada następujące cechy:

Û służy realizacji określonego celu,

Û polega na skoordynowaniu powiązanych

ze sobą działań,

Û jest ograniczone w czasie (ma określony

początek i koniec) oraz posiada określo-

ny budżet i zasoby,

Û ma wyjątkowy charakter.

WSPìLNOTA nr 17-18, 27 kwietnia-4 maja 2002

www.wspolnota.org.pl

W języku polskim słowa projekt używa-

a samorządw wspłfinansowany z pożyczki Banku Światowego

wdrożenia, nazywany monitoringiem

projektu. Monitoring polega na

świadomym i systematycznym śle-

dzeniu postępw realizacji pro-

jektu oraz odnoszeniu ich do za-

łożeń planu. Monitoring jest

prowadzony przez szefa pro-

jektu przez cały czas jego re-

alizacji. Wyniki pozwalają na

szybkie zebranie informacji doty-

czących skutkw przeprowadzo-

nych działań oraz na

dokonanie oceny

postępw prac i

szans pomyśl-

nej realizacji.

Celem

systemu

liczaniem środkw, rozwiązy-

waniem umw z podwyko-

nawcami itp. Jest on rwnież

o tyle istotny, że umożliwia od-

niesienie się do zakładanego

na początku celu, ocenę spo-

sobu działania, wykorzystania

zaangażowanych zasobw

oraz jest często punktem wyj-

ścia do dalszych działań.

Najważniejszym zada-

niem fazy zamknięcia

projektu jest doko-

nanie jego oceny

końcowej. Ma

ona odpowie-

dzieć na pyta-

nie, czy pro-

jekt osiągnął

zakł adany

cel. Dodat-

Studium

przypadku

áOrganizacja baluÑ

Poniżej przedstawiamy przykład jedne-

go z wielu studium przypadku. Każde stu-

dium jest szczegłowo omawiane podczas

szkolenia z punktu widzenia potrzeb zgła-

szanych przez uczestnikw.

Przykładwko jest gminą wiejską. Aktyw-

ną, wielokrotnie nagradzaną za osiągnię-

cia w dziedzinie ochrony środowiska i

wspieranie rozwoju. Władzom bardzo za-

leży na wszechstronnym rozwoju lokalnej

społeczności i wyrwnywaniu szans. W jed-

nym z gminnych gimnazjw nie powstała

do dzisiaj, z powodu braku środkw, pra-

cownia komputerowa. Władze gminy chcą

ją utworzyć.

Od wielu lat tradycją w Przykładwku

jest organizowanie balu w ostatnią nie-

dzielę karnawału. Odbywa się on w jed-

nej z remiz strażackich. Uczestniczą miesz-

kańcy gminy, władze samorządowe sąsied-

nich gmin, od dwch lat rwnież starosta

powiatu przykładowskiego. Czasem gość-

mi są także marszałek oraz poseł, ktry

urodził się i wychował w Przykładwku.

Bal jest organizowany przy wykorzy-

staniu zasobw własnych (pracownicy

urzędu gminy, nauczyciele, młodzież,

członkowie OSP, członkinie koła gospo-

dyń wiejskich). Pracujący przy jego or-

ganizacji nie pobierają wynagrodze-

nia. Wpłaty sponsorw (z terenu gmi-

ny i sąsiedniego miasta wojewdzkie-

go) pokrywają tylko koszty materiałw

i składnikw do przygotowania potraw.

Podczas balu organizowane są konkur-

sy i licytacja. Dochd przeznaczany jest

na cele charytatywne i społeczne. W

tym roku wjt zaproponował, aby zo-

stał on przeznaczony na zakup trzech

komputerw.

monitoringu jest udostępnienie informacji, kt-

re przyczynią się do wykonywania projektu

zgodnie z planem i przyjętym budżetem. Dla-

tego powinien on być działaniem planowym,

co w konsekwencji oznacza stworzenie proste-

go systemu, ktry przez cały czas trwania pro-

jektu będzie dostarczał informacji o postępach

wdrożenia. Budując system, należy pamiętać

o tym, że dodatkowo obciąża on osoby, od

ktrych uzyskuje się informacje. Z tego też

powodu powinno się zbierać jedynie najbar-

dziej potrzebne dane, mające bezpośredni

związek z postępem prac lub sytuacją finanso-

wą projektu.

Zakończenie projektu to ostatni etap pracy.

Składa się na niego wiele działań formal-

nych, związanych ze sprawozdawczością, roz-

kowo jej przedmiotem jest przebieg projektu

badany pod względem stosunku czasu jego

realizacji i wydanych środkw finansowych

do uzyskanego efektu. W przypadku projek-

tw generujących rozwj społeczno-gospo-

darczy, finansowanych ze środkw publicz-

nych, ocena efektw podejmowanych dzia-

łań, przejrzystości i zgodności z prawem jest

szczeglnie potrzebna.

Oceny końcowej powinna dokonywać in-

stytucja lub zespł osb bezpośrednio nie bio-

rący udziału w projekcie. Nie wolno jednak

zapomnieć o przedstawieniu rezultatu oso-

bom bezpośrednio zainteresowanym, ktrych

potrzeba wygenerowała projekt.

Wyniki oceny są cennym źrdłem informa-

cji, ktre mogą być przydatne przy rea-lizacji

innych projektw, a niejednokrotnie same ge-

nerują nowy projekt. Jeżeli wyniki oceny są

negatywne, czyli realizacja projektu nie do-

prowadziła do osiągnięcia celu, należy do-

głębnie przeanalizować przyczyny takiej sy-

tuacji. Być może został źle wybrany i należy

przygotować nowy, ktry doprowadzi do okre-

ślonego celu, a może wystarczy podjęcie dzia-

łań korygujących albo rozszerzenie zakresu

ocenianego projektu. W każdym razie z pew-

nością wyniki analizy posłużą do modyfikacji

sposobu zarządzania następnym projektem,

tak aby nie popełnić tych samych błędw, a

wykorzystać wszystkie dobre pomysły i roz-

wiązania.

Cykle życia projektu

Definicja celw

Cel oglny - podniesienie poziomu wiedzy

absolwentw gimnazjum, rozwj i promo-

cja gminy Przykładwko

Cel szczegłowy (bezpośredni) - zebranie

funduszy na zakup 3 komputerw do pra-

cowni informatycznej

Wynik projektu - bal karnawałowy

www.wspolnota.org.pl

WSPìLNOTA nr 17-18, 27 kwietnia-4 maja 2002 55

www.wspolnota.org.pl

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: