Kontrola-polega na porównaniu informacji o tym co rzeczywiście następuje w toku wdrążania programu w życie preliminarzami, budżetami, programami, wzorcami opracowanymi podczas planowania
W procesie kontroli w którą definiujemy jako systematyczne działanie kierowania Ne rzecz ustalenia norm efektywności w planowanych celach, możemy wyróżnić następujące fazy procesu kontrolnego:
c
b
a
4
3
2
1
1.Ustalanie norm (normy kontroli są to kryteria przez porównanie w którymi Można mierzyć wyniki)
- mierzenie wyników – inaczej można go nazwać pomiarem stanu rzeczywistego –polega na trwałym powtarzanym procesie którego częstotliwość i zakres zależą od rodzaju mierzonej działalności.
2. ustalenie rzeczywistego planu działania
-menadżerowie chcą mieć pewność, że ocena stanu rzeczywistego mierzona jest poprawnie powinni zwracać uwagę na:
Ø Aktualność otrzymywania informacji - użyteczność informacji w kontroli zależy od tego czy są one przekazywane na czas i dotyczą spraw bieżących.
Ø Zgodność informacji z założonymi normami
Ø Pojemność wybranych informacji - czy przekazane dana pokazują efekty badanej sytuacji.
Ø Stopień ważnych informacji – czy dane są reprezentowane i czy na ich podstawie można opracować akcje korygującą
Ø Odbiorca konkretnej informacji
Ø Elastyczność otrzymywanych informacji
Ø Obiektywizm informacji
3.porównanie stanu rzeczywistego ze stanem porządnym
4.podjęcie działań korygujących
4a. utrzymanie stanu UUO
4b. korekta odchyleń
4c.zmiana norm
Zadania i funkcje kontroli:
1. Funkcja ochronna - polega na zabezpieczeniu przed pomniejszeniem sprawności organizacji wyrażającej się w stratach materialnych i niematerialnych np. człowiek
2. Funkcja kreatywna – inspirująca - która spełnia się w pobudzeniu i inicjowaniu działań służących podnoszeniu sprawności funkcjonowania organizacji
3. Funkcja informacyjna - jest realizowana przez dostarczenie organowi zarządzającemu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji jak również przez zawiadamianie kierownictwa o stwierdzonych zaniedbaniach, nieprawidłowościach i odchyleniach od przyjętej normy.
4. Funkcja instruktarzowa.
5. Funkcja pobudzająca - polega na stosowaniu środków stymulujących które powodują usprawnienie pracy
6. Funkcja profilaktyczna - którą ujmuje się jako zapobieganie niekorzystnym zjawiskom:
· Kontrola jako „straszak”
· Zapobieganie negatywnych skutkom podejmowanych decyzji
· Jako działalność profilaktyczna, która ujawnia fakty niesprawności działania oraz upowszechnia proces sprawnego działania
Rodzaj kontroli
1.podziały kontroli
* kryterium zasobów organizacji
a) zasoby organizacji
- kontrola zasobów rzeczowych - obejmuje swoim zakresem analizę, ocenę w ramach procesu zarządzania zapasami(materiałów produkcji) oraz zarządzanie jakością produkcji i inwestycjami-majątek trwały(budynek, maszyny)
- kontrola zasobów ludzkich (społecznych) - jest związana z oceną prowadzonej przez instytucję (podmiot gospodarczy) polityki dotyczącej rekrutacji doboru i selekcji pracowników ,systemów płacowych oraz awansów
- kontrola zasobów finansowych - dotyczy najczęściej oceny źródeł pozyskiwania kapitału , sposobu jego wykorzystywania, zarządzania gotówką oraz wyników finansowych
- kontrola zasobów informacyjnych - obejmuje wszystkie informacje związane z prognozowaniem kosztów ,działań marketingowych itp.
*kryterium podmiotu: możemy wyróżnić:
- kontrolę przez każdego wykonawcę (samokontrola)
- kontrola każdego kierownika
- kontrola przez specjalistów do kontroli
*kryterium przedmiotu-komórki organizacyjne podległe kontroli:
- kontrola operacji - polega na sprawdzeniu zadania opracowanego planu stanowi Ina bazę do opracowania prognoz sprzedaży, nakładów na inwestycję rozwojowe i inne prace przygotowawcze
- kontrola finansowa -sprawdza zarządzanie strumieniem pieniężnym oraz szereg składników finansowych
- kontrola działań marketingowych - zbieranie informacji o kształtowaniu popytu
- kontrola prac badawczo-rozwojowych - dotyczy ona odbioru nowego produktu przez klienta, naśladownictwa wzorców wyrobu przez konkurencję itp.
-kontrola aspektów prawnych
*Kryterium wg cen organizacyjnych:
- kontrola funkcjonalna - tą kontrolę organizuje każdy szczebel zarządzania przy czym wyodrębnić:
a) kontrolę poziomą
b) kontrolę pionową
- kontrola instytucjonalna-wiąże się ze specjalnymi organizacjami powołanymi do kontroli
Kontrola funkcjonalna :
- realizacja kontroli przez kierownika
- selekcja najlepszych rozwiązań indywidualnych
- nieobligatoryjny charakter
- operowanie głównie kontrolą bieżącą
Kontrola instytucjonalna:
- dokonanie kontroli przez specjalnie w tym celu powołany zespół
- ustalanie z góry i formalnie ujęty tryb postępowania
- obligatoryjny, jednolity dla wszystkich charakter kontroli
- operowanie głównie kontrolą końcową
*kryterium usytuowania organów kontroli
- kontrola wewnętrzna-funkcjonuje w pozycji nadrzędności kierowania i nadzoru lub też ze względu na stałą działalności komórek organizacyjnych
- kontrola zewnętrzna - wynika natomiast z systemu funkcjonowania organów władzy oraz administracji państwowej i gospodarczej a także prokuratury i wymiaru sprawiedliwości.
*kryterium - okres objęty kontrola:
- kontrola wstępna- ma charakter perwersyjny jej celem jest zapobieganie przyszłym odstępstwom od przyjętych założeń
- kontrola bieżąca-jest stosowana wraz z postępowaniem realizacji i zaplanowanych zadań
*kryterium - zakres działań kontrolnych:
- kontrola pełna-obejmuje kontrolę całokształtu działalności organizacji w określonym czasie
- kontrola wycinkowa-polega na fragmentarycznej kontroli wybranych odcinków jej działalności
*kryterium ze wg na tryb podejmowania kontroli:
- kontrola planowa - jest przeprowadzana na podstawie ustaleń planu kontroli
- kontrola doraźna - jest działaniem pozaplanowym, spontanicznym, wymuszonym przez sytuację
*kryterium - charakter kontroli:
- kontrola formalna - polega na sprawdzeniu wiarygodności dokumentu, zapewniających odtworzenie stanu faktycznego
- kontrola merytoryczna - polega na sprawdzeniu czynności pod względem słuszności i celowości
- kontrola dokumentacyjna – sprawdza się do ustalenia stanu faktycznego na podstawie sprawozdań
- kontrola rzeczowa - w której ustala się faktyczny stan kontrolowanych zjawisk poprzez oględziny, mierzenie, liczenie
lukkar84