oryginal-jak-pisac-dobre-e-maile_emaile.pdf

Spis treci

Wprowadzenie

1. Zanim napiszesz wiadomo 13

Kiedy uywa poczty elektronicznej.............................................14

Pisanie do odbiorców zagranicznych...........................................15

Adresowanie wiadomo"ci...............................................................17

2. Redagowanie wiadomoci 23

Atrakcyjny temat.............................................................................25

Doł'czanie powitania i podpisu...................................................26

Przykuwanie uwagi odbiorców — wst*p.....................................27

Przykładowe wst*py — dobre i złe...............................................28

Szeregowanie informacji — struktura odwróconej piramidy.....30

Układanie dokumentów w porz'dku chronologicznym...........31

Jak zacz' — w trzech prostych krokach....................................34

3. Wiadomo, która zostanie przeczytana 37

Redagowanie tekstu........................................................................38

Wyrazy znaczeniotwórcze i ł'cz'ce..............................................40

Posługiwanie si* stron' czynn'....................................................42

Pisa w odpowiednim tonie..........................................................43

Unikanie j*zyka dyskryminuj'cego płe.....................................48

Nie da si* sprowokowa...............................................................50

4. Unikanie typowych bł$dów 53

Poprawne posługiwanie si* przecinkiem....................................55

Zasady interpunkcji — dodatkowe wskazówki..........................58

Ortografia te jest wana...............................................................59

Emotikony i skróty.........................................................................60

J AK PISA DOBRE E - MAILE

5. Formatowanie tekstu

Jak oprze si* pokusie pisania wył'cznie wielkimi

lub małymi literami....................................................................64

Wyrónianie za pomoc' list punktowanych

i numerowanych..........................................................................65

Oprogramowanie ma swoje ograniczenia....................................66

Uwydatnianie tekstu......................................................................67

6. Zarz)dzanie poczt) 69

Unikanie bałaganu w skrzynce wiadomo"ci................................71

Zwalczanie wirusów komputerowych.........................................73

Unikanie spamu.............................................................................74

Słowniczek terminów zwi)zanych

z pisaniem i poczt) elektroniczn)

Zanim napiszesz

wiadomo

Wydawa by si mogło, e najwaniejsza w e-mailu jest tre wia-

domoci. W rzeczywistoci przed przystpieniem do jej napisania

konieczne jest jeszcze podjcie pewnych czynnoci przygotowaw-

czych. Przede wszystkim naley zastanowi si, czy na pewno

poczta elektroniczna bdzie najlepsz form przekazu danej in-

formacji. Jeli tak, to kto bdzie jej odbiorc? Czy konieczne b-

dzie wysłanie kopii (jawnych bd( ukrytych) do innych osób?

Poniej przedstawiamy wytyczne, które pomog w znalezieniu

odpowiedzi na tego rodzaju pytania za kadym razem, gdy po-

stanowimy napisa e-maila.

Poczta elektroniczna w pracy

Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pra-

cy, trzeba pamita o tym, e cho jest to jedna z najszybszych

form komunikacji, nie naley do najbezpieczniejszych. Wystar-

czy drobna pomyłka w adresie i poufna wiadomo wdruje — za-

miast do jednego konkretnego odbiorcy — do całej grupy nawet

bliej nam nie znanych osób. Ponadto adresat moe przekazywa

tak wiadomo dalej, do kolejnych uytkowników.

Istnieje take powane ryzyko, e Wielki Brat bdzie nam za-

glda „przez rami” i sprawdza, co oraz do kogo piszemy. Jak

wynika z bada1 przeprowadzonych przez Society for Human Re-

source Management, ponad 36 procent pracodawców czyta kore-

spondencj elektroniczn pisan przez podwładnych, a wicej ni

14 J AK PISA DOBRE E - MAILE

70 procent jest zdania, e pracodawca ma wrcz prawo do czyta-

nia wszelkiej korespondencji przepływajcej przez wewntrzfir-

mowy system komunikacji elektronicznej 1 .

Procesy sdowe wytaczane z powodu molestowania seksualne-

go w miejscu pracy i inne konflikty bardzo czsto maj swoje

(ródło w nieodpowiedzialnym korzystaniu z poczty elektronicz-

nej. Zbyt wiele osób lekko traktuje t form komunikacji, rozsyła-

jc informacje, których nigdy nie zdecydowałyby si zapisa na

papierze. Potrzeba wic ostronoci. Nigdy nie piszmy o czym,

o czym obawialibymy si porozmawia z adresatem wiadomoci

twarz w twarz. Jeli w firmie, która nas zatrudnia, nie opracowa-

no dotd polityki zarzdzania przesyłaniem informacji za po-

moc poczty elektronicznej, to najwyszy czas o to zadba.

Kiedy uywa poczty elektronicznej

Niezalenie od sposobu, w jaki korzysta si z poczty elektronicz-

nej, nie powinno si wysyła e-maila, jeli bardziej adekwatn

form przekazu informacji okae si rozmowa przez telefon lub

osobiste spotkanie. Poczta elektroniczna zapewnia szybko i wy-

god przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy rodek ko-

munikacji w kadym przypadku. Sigajmy po telefon lub uma-

wiajmy si na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy si

w jednej z nastpujcych sytuacji:

Przekazywana wiadomo jest nadzwyczaj wana bd( poufna

i nie moemy pozwoli sobie na ryzyko utraty prywatnoci.

Jeli tre wiadomoci pod adnym pozorem nie moe trafi

w niepowołane rce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby

to bardzo ryzykowne.

Przekazywana wiadomo nie bdzie miła dla odbiorcy,

a nie chcielibymy, aby odebrano nas jako chłodnych lub

obojtnych. Reguł powinno by tutaj to, e złe wiadomoci

przekazujemy osobicie bd( przez telefon. W ten sposób

1 Komunikacja poprzez e-mail norm w miejscu pracy, zasady korzystania — nie ,

„Society for Human Resource Management”, notatka prasowa z 8 lutego

1996. Dodatkowe informacje mo$na znale%& na stronie internetowej

organizacji, pod adresem www.shrm.org .

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: