W środowisku biurowym, finalny dokument jest często efektem pracy całego zespołu pracowników. W starych, dobrych czasach robocza kopia raportu czy też zestawienia po wydrukowaniu krążyła pośród wielu osób, które sukcesywnie nanosiły na niego odpowiednie poprawki i modyfikacje, pokrywając go dziesiątkami a nierzadko i setkami kolorowych komentarzy, uwag i odnośników. Zazwyczaj po zakończeniu tego procesu, mocno już wyeksploatowany wydruk trafiał na biurko nieszczęśnika, który musiał mozolnie przedzierać się poprzez taką gmatwaninę i po wytężonej pracy utworzyć z tego coś, co przypominało już gotowy, „czysty” dokument. Taka organizacja pracy zwykle była potwornym „pożeraczem czasu” tym bardziej, że często cały proces musiał być powtarzany wielokrotnie.
Microsoft Excel, który zasłużenie zdobył sobie poczesne miejsce w niemal każdym szanującym się biurze, udostępnia cały szereg mechanizmów, które mają na celu ułatwienie i znaczące przyspieszenie opisanego procesu:
§ Właściwości dokumentu — przechowują informacje o zawartości dokumentu oraz jego autorze
§ Komentarze — pozwalają zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzenie odpowiednich komentarzy i uwag co do zawartości dokumentu. Domyślnie takie uwagi nie są umieszczane na wydruku — chyba, że użytkownik zadecyduje inaczej.
§ Śledzenie wprowadzonych zmian — pozwala zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzanie dowolnych modyfikacji dokumentu przy zachowaniu nienaruszonej oryginalnej zawartości. Podczas procesu finałowej korekty dokumentu poszczególne modyfikacje mogą być zatwierdzane bądź odrzucane.
§ Ochrona dokumentów — pozwala na ograniczenie możliwości edycji dokumentu.
§ Opcje zapisu — pozwalają na zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym otwarciem bądź modyfikacją.
§ Udostępnianie skoroszytów — pozwala wielu użytkownikom na jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem poprzez sieć komputerową.
Rysunek 11.1. Menu Plik.
Rysunek 11.2. Korzystając z zakładki Podsumowanie okna dialogowego Właściwości możesz wprowadzić wiele dodatkowych informacji dotyczących zawartości dokumentu.
Okno dialogowe Właściwości (rysunek 11.2 oraz 11.4) pozwala na wprowadzenie i przechowywanie informacji o dokumencie. Właściwości dokumentu mogą być przeglądane przez każdego użytkownika, który otworzy dany skoroszyt.
§ W celu lepszej organizacji informacji o dokumencie, okno Właściwości jest podzielone na szereg zakładek. W niniejszym podrozdziale omówimy tylko zakładki Podsumowanie oraz Statystyka — eksplorację pozostałych zakładek pozostawimy użytkownikowi.
§ Informacje zapisane we właściwościach dokumentu są wykorzystywane przez wewnętrzny mechanizm Excela służący do wyszukiwania plików. Szczegółowe omówienie tego mechanizmu wykracza poza ramy tej książki, aczkolwiek możesz wybierając z menu głównego polecenie Plik à Wyszukaj spróbować zmierzyć się z nim samodzielnie (rysunek 11.1).
1. Otwórz wybrany skoroszyt.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik à Właściwości (rysunek 11.1).
1. Otwórz okno właściwości dokumentu.
2. Przejdź na zakładkę Podsumowanie (rysunek 11.2).
3. Wprowadź lub zmodyfikuj informacje zawarte w poszczególnych polach dialogowych:
§ Tytuł — jest to po prostu tytuł tworzonego dokumentu. Tytuł dokumentu nie musi być identyczny z nazwą pliku tego dokumentu.
§ Temat — temat dokumentu
§ Autor — informacje o autorze dokumentu. Zawartość tego pola może być automatycznie uzupełniona na podstawie informacji zawartych na zakładce Ogólne okna dialogowego Opcje.
§ Menedżer — dane osoby odpowiedzialnej za zawartość dokumentu.
§ Firma — nazwa firmy, w której pracuje autor bądź menedżer dokumentu.
§ Kategoria — nazwa kategorii przypisanej do dokumentu.
§ Słowa kluczowe — zestaw słów charakteryzujących zawartość i/lub przeznaczenie dokumentu
§ Komentarze — dowolne uwagi na temat dokumentu
§ Baza hiperłącza — adres witryny internetowej bądź ścieżka do foldera na dysku lub wolumenu na dysku sieciowym. Opcja ta działa w powiązaniu z hiperłączami znajdującymi się wewnątrz dokumentu.
4. Aby utworzyć obraz podglądu, który będzie wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu (rysunek 11.3) zaznacz opcję Zapisz obraz podglądu.
5. Naciśnij przycisk OK.
§ Wprowadzanie informacji w oknie właściwości nie jest obligatoryjne — jeżeli chcesz, możesz pozostawić wszystkie pola puste (rysunek 11.2).
§ Więcej informacji na temat zakładki Ogólne okna Opcje znajdziesz w rozdziale 15.
2. Przejdź na zakładkę Statystyka (rysunek 11.4).
3. Po zakończeniu przeglądania statystyk naciśnij przycisk OK.
§ Informacje zawarte w oknie Statystyka (rysunek 11.4) nie mogą być modyfikowane.
Rysunek 11.3. Obraz podglądu jest wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu.
Rysunek 11.4. Zakładka Statystyka okna dialogowego Właściwości.
Komentarze są to notatki, które autor i inni użytkownicy mogą umieszczać na arkuszu. Domyślnie komentarze są wyświetlane na ekranie, ale nie drukowane — chyba, że użytkownik zadecyduje inaczej.
1. Zaznacz komórkę, w której chcesz wprowadzić komentarz (rysunek 11.5).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw àKomentarz (rysunek 11.6). Wydarzą się wtedy dwie rzeczy: w komórce pojawia znacznik komentarza (mały, czerwony trójkącik zlokalizowany w prawym, górnym narożniku komórki) a na ekranie pojawi się okno tekstowe, w którym będzie migał kursor (rysunek 11.7).
3. W polu tekstowym wpisz dowolną treść komentarza (rysunek 11.8).
4. Po zakończeniu kliknij w dowolnym, innym miejscu arkusza. Komentarz zostanie zapisany i tekstowe pole komentarza zniknie z ekranu.
§ Excel pobiera Twoje dane z zakładki Ogólne okna dialogowego Opcje. Więcej na temat opcji znajdziesz w rozdziale 15.
Rysunek 11.5. Zaznacz komórkę, w której chcesz zamieścić komentarz.
Rysunek 11.6. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw à Komentarz.
Rysunek 11.7. Excel wyświetli pole tekstowe komentarza.
Rysunek 11.8. Wprowadź komentarz.
Rysunek 11.9. Kiedy umieścisz wskaźnik myszki nad znacznikiem, Excel wyświetli komentarz w małym okienku na ekranie.
Ustaw wskaźnik myszki nad komórką, w której widnieje znacznik komentarza. Na ekranie pojawi się małe okienko z nazwiskiem autora i zawartością komentarza (rysunek 11.9).
lub
Z menu głównego wybierz polecenie Widok à Komentarze (rysunek 11.10). Wszystkie komentarze umieszczone w skoroszycie pojawią się na ekranie (rysunek 11.11).
§ Jeżeli będziesz postępował zgodnie z powyższymi wytycznymi, to na ekranie może pojawić się pasek narzędzi Recenzja (rysunek 11.11). Znajdziesz na nim narzędzia przeznaczone do pracy z komentarzami i poprawkami.
1. Zaznacz komórkę, z której chcesz usunąć komentarz.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja à Wyczyść à Komentarze (rysunek 11.12). Znaczniki komentarzy oraz same komentarze zostaną usunięte.
1. Aby przygotować arkusz do wydruku postępuj zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w rozdziale 9.
2. Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej Komentarze, znajdującej się na zakładce Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony (rysunek 11.13).
3. Naciśnij przycisk Drukuj.
4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Drukuj — naciśnij przycisk OK. Zawartość arkusza wraz z komentarzami zostanie wydrukowana na ekranie.
Rysunek 11.10. Z menu głównego wybierz polecenie Widok à Komentarze.
Rysunek 11.11. Podczas wyświetlania komentarzy, na ekranie może pojawić się pasek narzędzi Recenzja.
Rysunek 11.12. Aby usunąć komentarze z menu głównego wybierz polecenie Edycja à Wyczyść à Komentarze.
Rysunek 11.13. Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej Komentarze, znajdującej się na zakładce Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony.
Mechanizm śledzenia zmian zaimplementowany w programie Excel umożliwia całemu zespołowi korektorów na wprowadzanie poprawek i modyfikacji bez naruszania oryginalnej zawartości arkusza. Zamiast tego, w oknie arkusza pojawiają się komentarze opisujące proponowane poprawki. Na zakończenie procesu aktualizacji dokumentu, osoba odpowiedzialna za jego finalną wersję ma możliwość zaakceptowania bądź odrzucenia poszczególnych poprawek — w efekcie otrzymuje się ostateczny dokument zawierający tylko zatwierdzone zmiany i modyfikacje.
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia à Śledź zmiany à Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.14).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.15). Zaznacz wybrane opcje:
§ Śledź zmiany podczas edytowania — opcja zezwala na śledzenie wprowadzanych modyfikacji. Aby zakończyć śledzenie zmian powinieneś wyłączyć tą opcję.
§ Kiedy — pozwala na określenie, które zmiany będą śledzone na podstawie kryterium czasu ich dokonania. Po włączeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.16).
§ Kto — pozwala na określenie użytkownika(ów), których poprawki będą śledzone. Po włączeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.17).
§ Gdzie — pozwala na określenie zakresu komórek, w których będą śledzone wprowadzane poprawki. Po włączeniu opcji w polu tekstowym wprowadź żądany zakres komórek.
§ Wyróżniaj zmiany na ekranie — wyświetla wprowadzane poprawki na ekranie.
Rysunek 11.14....
trwewqetrwewqe