rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z dn. 29.10.2008(2).pdf

ROZPORZ Ą DZENIE

MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1)

z dnia 29 października 2008 r.

w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych

(Dz. U. z dnia 20 listopada 2008 r.)

Na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539,

z późn. zm. 2) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa sposób ewidencji materiałów bibliotecznych, zwanych dalej

"materiałami", w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

§ 2. Ewidencja materiałów polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umoŜliwiający identyfikację

tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.

§ 3. 1. Ewidencja materiałów obejmuje:

1) sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów;

2) szczegółową ewidencję wpływów;

3) szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków;

4) finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.

2. Podstawą ewidencji materiałów są dowody wpływów i ubytków.

§ 4. 1. Sumaryczna ewidencja wpływów polega na wstępnym ujęciu ewidencyjnym wszystkich

materiałów wpływających do biblioteki bez względu na źródło ich wpływu.

2. W ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie ujmuje się poszczególnych części wydawnictw ciągłych

wpływających do biblioteki na bieŜąco z prenumeraty lub z innych źródeł.

3. Wartości materiałów ewidencjonowanych w sposób sumaryczny nie dolicza się do wartości zbioru

biblioteki.

4. Sumaryczną ewidencję wpływów prowadzi się w bibliotekach, w których wynika to z organizacji

pracy.

5. Biblioteki ewidencjonujące materiały przy uŜyciu programów komputerowych są zwolnione z

obowiązku dokumentowania w formie wydruków sumarycznej ewidencji materiałów.

§ 5. 1. Sumaryczną ewidencję wpływów prowadzi się w rejestrze wpływów, zapisując w jednej pozycji

rejestru grupę materiałów objętych jednym dowodem wpływu.

2. ZaleŜnie od ogólnej rocznej liczby wpływów oraz od liczby wpływów z poszczególnych źródeł

biblioteki prowadzą albo jeden rejestr przybytków wspólny dla wszystkich rodzajów wpływów, albo

odrębny rejestr dla kaŜdego rodzaju wpływu, których wzory zostały określone w załączniku nr 1 do

rozporządzenia.

3. Dowód wpływu i zarejestrowana jednostka ewidencyjna muszą być opatrzone numerami akcesji

lub innymi numerami ewidencyjnymi, które wskazują na wzajemne powiązanie.

§ 6. 1. Szczegółowa ewidencja wpływów obejmuje materiały włączane do zbiorów.

2. Biblioteki, które nie prowadzą sumarycznej ewidencji wpływów, są obowiązane prowadzić na

bieŜąco szczegółową ewidencję wpływów.

3. Szczegółową ewidencję wpływów wynikającą z charakteru materiałów i potrzeb biblioteki w

szczególności moŜna prowadzić dla:

1) dokumentów dźwiękowych, audiowizualnych i elektronicznych;

2) norm i opisów patentowych.

4. Szczegółową ewidencję wpływów materiałów o krótkim okresie uŜytkowania, wymagających stałej

aktualizacji, gromadzonych w większej liczbie egzemplarzy, a zwłaszcza skryptów i podręczników w

bibliotekach szkół wyŜszych i w bibliotekach szkolnych, prowadzi się w sposób uproszczony, wpisując je

do rejestru przeznaczonego dla tych materiałów.

5. W ewidencji, o której mowa w ust. 3 i 4, nie ujmuje się materiałów wykorzystywanych na bieŜąco, a

w szczególności egzemplarzy wydawnictw ciągłych, głównie dzienników i magazynów, wydawnictw

reklamowych, katalogów, cenników i prospektów przemysłowo-handlowych oraz instrukcji obsługi maszyn

i urządzeń.

6. Wartości materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony nie dolicza się do wartości zbioru

biblioteki.

§ 7. 1. Szczegółową ewidencję wpływów, z wyjątkiem ewidencji, o której mowa w § 6 ust. 4, prowadzi

się w księdze inwentarzowej.

2. Wzór księgi inwentarzowej został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

§ 8. Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych w sumarycznej i szczegółowej ewidencji

wpływów, zwanych dalej "jednostkami ewidencyjnymi", został określony w załączniku nr 3 do

rozporządzenia.

§ 9. 1. Biblioteki oraz ich filie prowadzą księgi inwentarzowe dla wydawnictw zwartych i ciągłych oraz

zbiorów specjalnych.

2. Biblioteki, w których wydawnictwa ciągłe nie tworzą wyodrębnionych zbiorów, mogą prowadzić

jedną wspólną księgę inwentarzową dla druków zwartych i ciągłych.

§ 10. 1. Księga inwentarzowa składa się z ponumerowanych stron i przesznurowanych kart, przy

czym końce sznurka są przytwierdzone do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią

urzędową biblioteki. Obok pieczęci kierownik biblioteki i główny księgowy potwierdzają podpisem treść

klauzuli podającej liczbę stron.

2. Karty księgi inwentarzowej, uzyskiwane w formie wydruku z komputerowej bazy danych, muszą

być opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy - uszeregowane według kolejnych, rosnących numerów

inwentarzowych.

3. Wydruk kolejnych kart księgi inwentarzowej następuje z częstotliwością określoną przez

kierownika biblioteki, jednak nie rzadziej niŜ raz w roku.

§ 11. 1. Wydawnictwa ciągłe przeznaczone do stałego lub dłuŜszego przechowywania podlegają

zinwentaryzowaniu po skompletowaniu określonych jednostek ewidencyjnych.

2. W przypadku wydawnictw ciągłych cennych i waŜnych dla biblioteki dopuszcza się

inwentaryzowanie jednostek niekompletnych.

3. Części wydawnictw ciągłych przeznaczone do stałego lub dłuŜszego przechowywania i poszyty

niestanowiące kompletnych jednostek ewidencyjnych moŜna zarejestrować do czasu ich skompletowania

w kartotekach niekompletnych (akcesyjnych) wydawnictw periodycznych i niekompletnych poszytów lub

prowadzić ich rejestrację komputerowo.

§ 12. 1. W terminach ustalonych przez kierownika biblioteki, nie rzadziej jednak niŜ raz w roku,

sporządza się zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych.

2. Zestawienie podpisuje pracownik, który je sporządził, a w bibliotekach, które wchodzą w skład

innych jednostek organizacyjnych - takŜe kierownik biblioteki.

3. W zestawieniu nie podaje się materiałów zewidencjonowanych w sposób uproszczony, o których

mowa w § 6 ust. 4.

4. Wzór zestawienia, o którym mowa w ust. 1, został określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 13. 1. Biblioteka ma obowiązek sporządzać wykazy wpływów dla materiałów wpływających do

biblioteki bez dokumentu towarzyszącego, które mają być włączone do zbiorów, a dla materiałów

przekazanych w darze - jeŜeli jest taka wola ofiarodawcy.

2. Nie sporządza się wykazów dokumentów Ŝycia społecznego.

§ 14. 1. Materiały wpływające do biblioteki ewidencjonuje się po sprawdzeniu ich zgodności z

dowodami wpływów stanowiącymi podstawę ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2.

2. Dowodami wpływów są:

1) rachunki i faktury za materiały zakupione;

2) wykazy towarzyszące materiałom przekazanym w formie egzemplarza obowiązkowego, wymiany lub

daru;

3) kopie wykazów sporządzonych w bibliotece, potwierdzających odbiór materiałów przekazanych bez

dokumentu;

4) protokoły przyjęcia materiałów.

3. Dowody wpływów przechowuje się, zaleŜnie od ich rodzajów, w kolejności nadawanych im

numerów ewidencyjnych lub w kolejności chronologicznej.

4. Czas przechowywania dowodów ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, zasady przekazywania

ich do archiwum i na makulaturę określają przepisy regulujące sposób postępowania z dokumentami

powstającymi w czasie działalności biblioteki.

5. Nie wymaga się dowodów wpływów przy prowadzeniu ewidencji szczegółowej wydawnictw

ciągłych skompletowanych w bibliotece.

§ 15. 1. Dowód wpływów powinien zawierać spis materiałów, których dotyczy, sporządzony albo

przez instytucję (osobę) przekazującą dane materiały, albo przez bibliotekę.

2. JeŜeli dowód wpływu obejmuje materiały, które mają być przedmiotem ewidencji szczegółowej,

przy kaŜdej jednostce ewidencyjnej naleŜy podać jej wartość; w przypadku materiałów zakupionych - cenę

(rzeczywisty koszt zakupu), a w przypadku materiałów otrzymanych bezpłatnie i nieposiadających

informacji o cenie oraz opracowanych lub wytworzonych w bibliotece - bieŜącą szacunkową wartość

nabycia.

3. BieŜącą szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej

komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki.

§ 16. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów.

§ 17. 1. Podstawę ewidencji ubytków, o której mowa w § 16, stanowią dowody ubytków

zaakceptowane przez kierownika biblioteki.

2. Dowodami ubytków są:

1) protokół ubytków dla materiałów niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka otrzymała inne

materiały lub zapłatę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia;

2) protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów:

a) niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka nie otrzymała innych materiałów,

b) wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezionych w trakcie spisu, którego wzór

został określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

3. Sumaryczną ewidencję ubytków prowadzi się w rejestrze ubytków, którego wzór został określony

w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

4. Ewidencję ubytków, o której mowa w § 16, prowadzi się oddzielnie dla kaŜdej grupy zbiorów

objętych odrębną księgą inwentarzową.

5. Do rejestru ubytków stosuje się odpowiednio przepisy § 10.

§ 18. Ubytki materiałów zewidencjonowanych w sposób uproszczony, określony w § 6 ust. 4, ujmuje

się w oddzielnych protokołach i odnotowuje się we właściwym rejestrze.

§ 19. 1. W terminach ustalonych przez kierownika, jednak nie rzadziej niŜ raz w roku, prowadzi się

zestawienie materiałów zarejestrowanych w rejestrach ubytków, podając ich liczbę i wartość.

2. W zestawieniach, o których mowa w ust. 1, nie ujmuje się ubytków materiałów ewidencjonowanych

w sposób uproszczony.

3. Wzór zestawienia ubytków został określony w załączniku nr 8 do rozporządzenia.

§ 20. 1. Przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece odbywa się na podstawie protokołów.

Protokół z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód ubytku dla biblioteki przekazującej

materiały, a dowód wpływu - dla biblioteki przyjmującej materiały.

2. Przekazywanie materiałów wycofanych na makulaturę stwierdza się odpowiednią adnotacją

umieszczoną na dowodzie ubytku w protokole.

§ 21. Biblioteki ewidencjonujące materiały przy uŜyciu programów komputerowych muszą mieć:

1) dokumentację oprogramowania;

2) ustalone sposoby zabezpieczania danych przed zniszczeniem i ingerencją osób niepowołanych;

3) ustalone zasady uŜytkowania programów dla celów ewidencji materiałów przez upowaŜnionych

pracowników.

§ 22. Ewidencja materiałów prowadzona przy uŜyciu programów komputerowych powinna zapewnić

moŜliwość:

1) zapisania danych właściwych dla sumarycznej i szczegółowej ewidencji;

2) przetwarzania i dostępu do tych danych zgodnie z potrzebami biblioteki;

3) wydruku całości lub wskazanych partii danych dla celów tworzenia ksiąg inwentarzowych lub

wynikających z innych potrzeb biblioteki.

§ 23. 1. W ewidencji finansowo-księgowej materiałów wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych

ujmuje się ich wpływy i ubytki według rzeczywistych kosztów nabycia, a w przypadkach materiałów

otrzymanych bezpłatnie - według bieŜącej szacunkowej wartości, o której mowa w § 15.

2. Do kwot określających wartość nabycia materiałów nie wlicza się kwot wydatkowanych przez

bibliotekę na oprawę i konserwację tych materiałów.

§ 24. 1. Podstawę zapisów księgowych stanowią rachunki i faktury zaakceptowane pod względem

merytorycznym przez kierownika biblioteki.

2. Materiały zakupione w celach wymiany księguje się na koncie kosztów, a w bibliotekach prowadzi

się kontrolę ilościową dokonywanej wymiany.

§ 25. Kwoty wydatkowane na prenumeratę, a takŜe na zakup niekompletnych jednostek wydawnictw

ciągłych, księguje się w momencie ich wydatkowania tylko na koncie kosztów. JeŜeli przedsiębiorca

zajmujący się sprzedaŜą wydawnictw ciągłych wystawia rachunki i faktury za wydawnictwa objęte

prenumeratą, przedpłaty księguje się na kontach rozrachunków, a na konta kosztów wprowadza się

wartość wydawnictw po otrzymaniu rachunku.

§ 26. Przepisy § 23 stosuje się przy trybie postępowania w stosunku do kwot wydatkowanych przez

bibliotekę tytułem przedpłaty na określone materiały oraz kwot wypłacanych za wydawnictwa zwarte

ukazujące się w formie poszytów.

§ 27. Biblioteki są obowiązane do ustalenia raz w roku wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji

sumarycznej bądź szczegółowej z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej.

§ 28. Ustalenie zapisów w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej ze stanem wykazanym na

koncie ewidencji majątkowej obejmuje następujące czynności:

1) ustalenie wartości zbiorów zinwentaryzowanych na podstawie ksiąg inwentarzowych lub rejestrów

wpływów i pomniejszenie jej o wartość ubytków wykazaną w rejestrze ubytków;

2) porównanie wyników z zapisami na koncie ewidencji majątkowej, ustalenie i wyjaśnienie

ewentualnych róŜnic.

§ 29. 1. Zinwentaryzowane materiały podlegają kontroli wewnętrznej polegającej na:

1) sprawdzeniu obiegu dowodów wpływów i ubytków oraz materiałów;

2) przeprowadzeniu skontrum części materiałów, a przede wszystkim materiałów naraŜonych na straty

lub szczególnie cennych;

3) opracowywaniu zaleceń, których celem będzie poprawa gospodarowania środkami finansowymi

biblioteki.

2. Kontrolę materiałów, o których mowa w § 6, przeprowadza się w sposób ciągły.

§ 30. 1. Skontrum materiałów polega na:

1) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu róŜnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz

ustaleniu ewentualnych braków.

2. Podstawą przeprowadzenia skontrum mogą być zapisy inwentarzowe z ksiąg inwentarzowych,

komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów

wypoŜyczonych poza bibliotekę - karty ksiąŜki, karty czytelników, rewersy.

§ 31. 1. Skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co

najmniej raz na 5 lat.

2. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niŜ określony w ust. 1, w których zbiory nie

przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej

raz na 10 lat. Skontrum moŜna takŜe przeprowadzać częściami w odniesieniu do części materiałów.

3. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niŜ określony w ust. 1, w których zbiory

przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, prowadzi się kontrolę materiałów w sposób ciągły.

§ 32. 1. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa, zwana dalej "komisją".

2. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki.

3. Komisja działa na podstawie regulaminu nadanego przez kierownika biblioteki.

§ 33. Materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzonego po raz pierwszy ani

niefigurujące w ewidencji uznaje się za braki względne, a przy ponownym skontrum uznaje się za braki

bezwzględne.

§ 34. Materiały uznane za braki bezwzględne wpisuje się do rejestru ubytków.

§ 35. 1. Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół, który powinien zawierać:

1) wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów wraz z uzasadnieniem;

2) określenie wartości materiałów, o których mowa w pkt 1.

2. Do protokołu załącza się regulamin komisji.

§ 36. 1. JeŜeli materiały uznane za braki bezwzględne i zarejestrowane jako ubytki zostaną

odnalezione, naleŜy je traktować jako nowe wpływy.

2. JeŜeli pracownik zapłacił za materiały, o których mowa w ust. 1, otrzymuje zwrot wpłaconej kwoty.

§ 37. Materiały, które wpływają do biblioteki, lecz nie odpowiadają jej potrzebom, tworzą oddzielną

grupę materiałów zbędnych, nieobjętych ewidencją szczegółową i finansowo-księgową.

§ 38. Rozporządzenie wchodzi w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. 3)

______

1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona

dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16

listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa

Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 129,

poz. 1440, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 oraz z 2006 r. Nr 220, poz. 1600.

3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa

Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U.

Nr 93, poz. 1077 oraz z 2001 r. Nr 74, poz. 793), które utraciło moc z dniem 2 stycznia 2008 r. na

podstawie art. 44 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o zmianie i uchyleniu niektórych upowaŜnień

do wydawania aktów wykonawczych (Dz. U. Nr 220, poz. 1600).

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: