IMPREZY TURYSTYCZNE

Etapy działania biura podróży dotyczące produktu turystycznego (w tym wypadku imprezy):

I. Organizacja imprezy:

1.       Programowanie

2.       Kalkulacja

3.       Zamawianie świadczeń

II. Sprzedaż:

1. Opracowanie koncepcji reklamy

2. Przygotowanie komunikatów wprowadzających imprezę do sprzedaży

3. Prowadzenie sprzedaży

III. Realizacja:

1. Odprawa i wyjazd uczestników

2. Realizacja świadczeń według programu

3. Powrót uczestników

IV. Rozliczenie

ad I 1)

Czynniki uwzględniane przy programowaniu:

a)       cel imprezy

b)       plan imprezy

c)       termin imprezy

d)       rodzaj transportu

ad a)

1)       Określenie charakteru imprezy (objazdowa, czy pobytowa?) oraz czy ma być połączona z krajoznawstwem, czy zwiedzaniem specjalistycznym.

2)       Ustalenie wysokości świadczeń podstawowych podczas trwania imprezy (np. czy będą to noclegi z trzema posiłkami, czy tylko z dwoma lub jedynie ze śniadaniem?).

3)       Ustalenie przeznaczenia imprezy (np. czy dla danej grupy wiekowej, czy sprzedawana jako pobyty rodzinne).

4)       Decyzja w sprawie adresata oferty (czy tylko dla bogatych klientów, czy również dla średniozamożnych).

ad b)

Imprezy pobytowe (wypoczynkowe) ® program ograniczony do minimum, z możliwością wykupienia imprez fakultatywnie.

Imprezy objazdowe ® czynniki do uwzględnienia przy układaniu planu:

1)       Umiarkowana liczba atrakcji turystycznych w ciągu dnia

2)       Po maksymalnie 5 – 6 godzinach zwiedzania (latem krótszego) – przerwa na posiłek

3)       Ograniczony czas otwarcia poszczególnych obiektów do zwiedzania

4)       Uwzględnienie podczas zwiedzania czasu na zdjęcia i zakup pamiątek oraz faktu, że kondycja fizyczna wśród uczestników imprezy może być zróżnicowana

5)       Konieczność wyznaczenia wolnego czasu dla uczestników w ramach relaksu dla nich

6)       Średni czas zwiedzania danego miasta z przewodnikiem wynosi 3 – 4 godzin

7)       Spożywanie śniadania trwa do 1 godziny, a obiadu i kolacji – do 1.5 godziny.

8)       Przerwa w transporcie autokarowym musi trwać co najmniej 45 minut.

9)       Program dnia dla realizacji imprezy nie powinien przekraczać 10 godzin

10)   Najkorzystniejsze dla organizatora imprezy ® włączenie do planu imprezy zwiedzania tylko najważniejszych obiektów charakterystycznych dla danej miejscowości lub okolicy, a resztę proponować fakultatywnie.

ad I 2)

Elementy składowe ceny imprezy:

a)       koszt zamówionych świadczeń

b)       marża biura podróży

c)       stawka akwizycyjna dla agenta

d)       podatki

ad a)

Jest to kwota netto do zapłacenia dostawcy usługi lub usług. Z podatkiem VAT jest kwotą brutto. Cechy charakterystyczne:

· Przy imprezach wyjazdowych kwota świadczeń podana przez kontrahenta zagranicznego w dewizach jest zawsze kwotą netto, bez względu na wliczenie w to podatku, czy nie

· Przy imprezach grupowych i indywidualnych koszt świadczeń odpowiada faktycznej cenie, jaką płacimy usługodawcy, z wyjątkiem przypadku, gdzie przy zakupie części świadczeń w czarterze (= specyficznej formie zamawiania świadczeń np. miejsc w hotelu w pewnym okresie) koszt świadczeń jest zróżnicowany, z racji jego zależności od popytu, uwarunkowanego terminem imprezy

· W zależności od wpływu liczby uczestników imprezy na kwotę wyróżniamy koszty:

- stałe (pilota, przewodnika, opłaty rezerwacji, usługi wykupione w czarterze ® noclegi + transport, wynajem autokaru)

- zmienne (noclegi poza czarterem, wyżywienie, bilety wstępu, bilety komunikacyjne w przejazdach rozkładowych)

· W umowie z dostawcami usług powinny być wyszczególnione terminy, w jakich w razie wyjazdu mniejszej liczby uczestników, niż planowano można dokonać zmniejszenia świadczeń bez ponoszenia kosztów

· W kalkulacji imprez często uwzględnia się miejsce bezpłatne (w imprezach krajowych ® dla zamawiającego, w imprezach z wolnej akwizycji ® na cele promocyjne)

· Miejsce kierowcy traktujemy w kalkulacji kosztów jako bezpłatne, ale nie są w to wliczone koszty zwiedzania i wstępów

· W wypadku korzystania z usług transportowych innego biura, niż organizującego imprezę ® koszty zakwaterowania i wyżywienia kierowcy trzeba pokryć samemu, gdyż nie są one wliczone w wynajem autokaru

ad b)

Jest to narzut do kosztów świadczeń dotyczących imprezy, doliczany przez biuro podróży.

· Korzyści z marży dla biura:

- pokrycie dodatkowych kosztów związanych z imprezą (przygotowanie, promocja, reklama, sprzedaż i realizacja)

- pokrycie części kosztów dotyczących prowadzenia biura

- zapewnienie zysku

· Czynniki kształtujące wysokość marży:

- popyt na imprezy, który jest bardzo zmienny, w zależności od ich rodzaju i sezonu, w jakim są organizowane

- stopień konkurencji na rynku, szczególnie odnośnie turystyki wyjazdowej

- stopień stabilności cen

· Marża naliczona przez biuro podróży waha się średnio 15 – 20%. W wypadku nadzwyczaj unikalnej i atrakcyjnej, przy znacznej przewadze popytu nad podażą marża naliczona przez biuro może być wyższa.

ad c)

Jest to kwota wliczana w cenę imprezy, przeznaczona dla agenta prowadzącego w imieniu touroperatora sprzedaż. Własności:

· Wyznacznikiem jej jest wskaźnik atrakcyjności imprezy (jest do niego odwrotnie proporcjonalna)

· Pokrywa koszty dotyczące sprzedaży imprezy (telekomunikacja i lokalna promocja) i musi przynosić zysk dla agenta (inaczej nie będzie sprzedawał imprez)

· W wypadku ceny imprezy podanej w złotówkach ® stawka akwizycyjna jest też w złotówkach

· W wypadku ceny imprezy podanej w dewizach ® stawka akwizycyjna jest nieraz określana jako procent od ceny sprzedaży (cena imprezy zależy wtedy od kursu danej waluty w dniu wpłaty uiszczonej przez klienta)

· Przy tendencjach wzrostowych kursu walut agent sprzedający imprezę w imieniu touroperatora ma udział w płynących z tego korzyściach (ma to zachęcić agentów do sprzedaży właśnie tej imprezy)

· Stawka akwizycyjna dla agenta nie jest naliczana, gdy impreza jest organizowana na zlecenie klienta i przeznaczona do sprzedaży w ramach wolnej akwizycji tylko w punkcie sprzedaży organizatora (wtedy cena imprezy jest kształtowana tylko poprzez wyższą marżę)

ad d)

· W cenę imprezy jest wliczony podatek VAT, generalnie 7%

· Dla niektórych grup towarów w usługach gastronomicznych nalicza się podatek 22% (napoje i używki nie przetworzone)

· Dla pewnej grupy usług dla młodzieży i sanatoryjnych koszta są zwolnione z podatku

· Stawka podatkowa dla transportu międzynarodowego poza granicami Polski wynosi 0%

· Podatek VAT 7% jest doliczany do kosztów usług zawsze jako ostatnia ich pozycja, czyli po ich ustaleniu, a następnie marży, bądź stawki akwizycyjnej. Odwrócenie powyższej kolejności, jak również zastosowanie niewłaściwej stawki podatku VAT jest błędem i może grozić sankcjami prawnymi określonymi w ustawie

Dokumentację finansową dotyczącą rozliczenia podatku VAT należy zachować na 5 lat, gdyż do tego czasu urząd skarbowy ma prawo sprawdzenia prawidłowości rozliczenia z podatku.