ZARZĄDZANIE CELAMI ORGANIZACJI

I PLANOWANIE

              Planowanie jest działalnością uniwersalną tzn., że wszystkie organizacje tę działalność uprawiają jednak każda w indywidualny sposób.

Można jednak wskazać na ogólny obraz tego procesu:

1.       planowanie odbywa się w kontekście otoczenia

2.       w oparciu o zrozumienie otoczenia należy ustalić co jest misją organizacji

3.       z misji organizacji wypływają równoległe strumienie celów i planów

4.       cele i plany każdego szczebla mogą być wykorzystywane jako podstawa przyszłej działalności.

FUNKCJE CELÓW

v      cele są wskazówką i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji

v      ustalenie celów wpływa na planowanie

v      cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników

v      cele tworzą skuteczny mechanizm oceny  i kontroli

Rodzaje celów. Kryterium zróżnicowania celów mogą być: szczebel, dziedzina, ramy czasowe.

1.              Misja jest podstawowym i niepowtarzalnym celem organizacji, który ją wyróżnia z innych tego typu firm. Elementy składowe misji to: docelowi klienci i rynki; główne produkty i usługi; obszar geograficzny; troska o przetrwanie, wzrost i rentowność; filozofia firmy; własna koncepcja firmy; pożądany wizerunek publiczny.

Cele strategiczne – ustalane na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji.

Cele taktyczne – ustalane na średnim szczeblu i dla menedżerów średniego szczebla organizacji.

Cele operacyjne – ustalane na najniższym szczeblu i dla menedżerów najniższego szczebla w organizacji.

2.              Organizacje również wyznaczają cele dla różnych dziedzin (aspektów) ich funkcjonowania np. operacji, finansów, marketingu, zatrudnienia.

3.              Ramy czasowe jako kryterium zróżnicowania celów pozwalają wyróżnić cele: długookresowe, średniookresowe i krótkookresowe.

Zarządzanie wielorakimi celami – aby pogodzić sprzeczności i konflikty występujące pomiędzy celami należy kierować się koncepcją optymalizacji, która zakłada równoważenie i godzenie możliwych konfliktów pomiędzy różnymi celami.

Planowanie w organizacji

Rodzaje planów:

PLANY STRATEGICZNE: są ustalane przez zarząd i najwyższe kierownictwo. Dotyczą sposobów realizacji celów strategicznych i obejmują decyzje w zakresie alokacji zasobów, przewagi konkurencyjnej i synergii. Innymi słowy obejmują działania niezbędne dla realizacji celów strategicznych. Z reguły cechuje je długi horyzont czasowy.

PLANY TAKTYCZNE: są nakierowane na realizację celów taktycznych i opracowuje się je dla realizacji elementów planu strategicznego. Plany te angażują wyższy i średni szczebel zarządzania, mają nieco krótszy horyzont czasowy niż plany strategiczne i koncentrują się na konkretnych sprawach. Plany strategiczne stawiają zadania za plany taktyczne zajmują się ich realizacją.

PLANY OPERACYJNE: koncentrują się na realizacji planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych. Są opracowywane przez kadrę średniego i niższego szczebla kierowniczego. Mają krótki okres czasowy i stosunkowo wąski zasięg.

Ramy czasowe planowania

v      Plan długookresowy – plan obejmujący okres wieloletni (5 i więcej lat)

v      Plan średniookresowy – od 1 roku do 5 lat

v      Plan krótkookresowy – do 1 roku. Występuje w formie:

-          Planu działania do uruchomienia wszystkich innych planów

-          Planu realizacji opracowywanego w celu zareagowania na nieprzewidziane okoliczności.

Rodzaje planów operacyjnych

Ø      Plany jednorazowe – przygotowywane dla realizacji zadań, które zapewne w przyszłości nie będą powtarzane.

·         Program to jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań. Może obejmować procedury potrzebne do wprowadzenia nowego asortymentu, uruchomienia nowego zakładu czy punktu sprzedaży.

·         Projekt to plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program. Może być np. częścią programu lecz może być również samodzielnym planem jednokrotnego użytku.

Ø      Plany ciągłe (trwale obowiązujące) – opracowywane są dla działań, powtarzających się regularnie co pewien czas.

·         Wytyczne polityki to plan ciągły, który określa ogólną reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację

·         Standardowa procedura działania to plan ciągły określający kroki jakie należy podjąć w określonych okolicznościach.

·         Przepisy i regulaminy opisują dokładnie sposób wykonania określonych czynności.

Planowanie sytuacji nieprzewidzianych

(awaryjne)

to określenie alternatywnego sposobu działania na wypadek, gdyby przyjęty plan został nieoczekiwanie zakłócony lub przestał odpowiadać zmienionym warunkom.

ZARZĄDZANIE PRZEZ CELE jest szeroko wykorzystywaną metodą  równoczesnego zarządzania procesami ustalania celów i planowania, zapewniającą ich skuteczność. Wymaga ono zaangażowania podwładnych w proces ustalania celów i planowania oraz postawienia im precyzyjnie określonych zadań do wykonania w określonym czasie.

Z.P.C. to proces wspólnego ustalania celów przez menedżera i podwładnego; stopień realizacji celów jest głównym czynnikiem oceny i nagradzania wyników pracy podwładnego.