1. Proces negocjacji
Negocjujemy ponieważ chcemy zaspokoić swoje potrzeby. Negocjacje, a w szczególności porozumienie, są jedynie środkiem, za pomocą którego chcemy załatwić pewne sprawy, zrealizować swoje interesy. Rezultatem negocjacji zakończonych porozumieniem jest złożenie sobie przez strony obietnic przyszłych zachowań, prowadzących do wzajemnego zaspokojenia potrzeb. Celem negocjacji - o czym trzeba zawsze pamiętać - jest nie tylko uzyskanie obietnic, ale uzyskanie obietnic, które zostaną zrealizowane.
Można powiedzieć, że negocjacje to
proces osiągania porozumienia
lub
proces podejmowania wspólnej decyzji
proces budowania consensusu,
jako że wspólna decyzja w negocjacjach może zapaść jedynie w wyniku zgody wszystkich stron - nie można przecież przegłosować drugiej strony
przez strony
które uczestniczą w:
procesie komunikacji
procesie uczenia się
procesie argumentowania, perswazji
procesie wywierania nacisków
aby
uzyskać zaspokojenie swoich potrzeb
2. Strony
W negocjacjach mówimy raczej o stronach, niż o osobach, ponieważ kilka osób może "mówić jednym głosem" i wspólnie odpowiadać za realizację danego porozumienia. Pojęcie strony wymaga dookreślenia jako, że można je dwojako rozumieć.
* Strony konfliktu wyznaczone strukturą problemu, którego rozwiązanie jest celem negocjacji. Trzeba brać pod uwagę także osoby lub grupy, które chociaż nie są reprezentowane przy stole negocjacyjnym, to są zainteresowane sposobem rozwiązania problemu i mogą obalić wynegocjowane porozumienie,
* Strony w negocjacjach wyznaczone zgodą na negocjowanie. Oprócz negocjujących osób lub zespołów trzeba w większości przypadków uwzględniać także tych, których reprezentują negocjatorzy; są to decydenci lub grupy nacisku, których akceptacja dla porozumienia jest warunkiem koniecznym realizacji podjętych w negocjacjach decyzji.
Nie da się określić stron konfliktu przed uzgodnieniem definicji konfliktu, który ma być rozwiązywany. Jeśli jakieś osoby lub grupy uznają, że wypracowane rozwiązanie zagraża ich interesom, staną się one stroną w nowym konflikcie (mimo, że strony definiujące konflikt nie uważały, że dane osoby czy grupy są weń uwikłane).
3. Kiedy dochodzi do negocjacji
W negocjacjach warunkiem jest współzależność stron - negocjujemy z tymi, których określone działanie może nam uniemożliwić osiągnięcie celów, a inne działanie pomóc w ich realizacji. "Oni" podejmą negocjacje z nami wtedy, gdy my jesteśmy w stanie uniemożliwić im osiągnięcie celów, lub też pomóc w ich relizacji. Gdy nie mamy takiej możliwości (i oni o tym wiedzą), możemy co najwyżej prosić drugą stronę o spełnienie naszych życzeń, ale nie będą to negocjacje.
Pozornie podobne do negocjacji są zebrania, na których jakaś osoba lub grupa osób, mogąca podjąć samodzielnie i zrealizować decyzję konsultuje tą decyzję bądź informuje innych o jej podjęciu. Jeśli rzeczywiście decydent może samodzielnie zrealizować swoje zamiary, to spotkania takie nie są negocjacjami. Często jednak w
czasie takich spotkań okazuje się, że choć decydent o tym nie wiedział, współzależność istnieje, to znaczy że może dojść do zablokowania jego działań. Wtedy zebranie informacyjne staje się spotkaniem negocjacyjnym. Dopóki strony nie uświadamiają sobie swojej współzależności, dopóki nie rozumieją, że bez określonych działań pozostałych nie zrealizują swoich zamierzeń, to nie toczą negocjacji.
4. Kiedy nie negocjować lub przestać negocjować
Czasem negocjacje zostają przerwane, ponieważ udział w nich nie jest opłacalny dla którejś ze stron. Rzadko jest przecież tak, że nasze cele można zrealizować tylko w jeden sposób. Istnieją na ogół inne sposoby zaspokojenia potrzeb np. zamiast negocjować z dłużnikiem można oddać sprawę do sądu i, najprawdopodobniej, uzyskać wierzytelność poprzez komorniczą egzekucję wyroku, czy zamiast kupować samochód od tego sprzedawcy, kupić podobny od innego.
Najlepszy z tych innych sposobów zaspokojenia potrzeb (czy szerzej: działań) nazywamy BATNA (skrót z angielskiego określenia Best Alternative To a Negotiated Agreement). Jest to skrót dobrze oddający sens tego pojęcia - nasza Najlepsza Alternatywa Negocjowanego Porozumienia stanowi BAT NA te negocjacje. Zależy nam przecież (a przynajmniej powinno) na osiągnięciu rezultatu lepszego, niż taki, który możemy uzyskać poza tymi negocjacjami (nie negocjując lub w negocjacjach z kim innym). Celem negocjacji jest przecież nie tyle samo zawarcie porozumienia, ale realizacja naszych potrzeb - negocjowane porozumienie jest jedynie środkiem, poprzez który chcemy osiągnąć ten cel.
Określając BATNĘ należy wziąć pod uwagę wszystkie zyski i koszty możliwych działań prowadzących do realizacji potrzeb. Warto pamiętać, by uwzględniać w ustalaniu BATNY nie tylko interesy rzeczowe, ale także proceduralne i psychologiczne.
5. Warunki skutecznych negocjacji
Aby móc podjąć decyzję - strony muszą mieć uprawnienia do podjęcia decyzji albo zaakceptować sposób dalszego zatwierdzania uzgodnionego porozumienia.
Aby móc podjąć decyzję stabilną, uzgodnić porozumienie dające się wcielić w życie - strony (zarówno strony konfliktu, jak i strony w negocjacjach) muszą być dobrze wyodrębnione. W procesie negocjacji powinny być reprezentowane wszystkie strony (tzn. grupy mogące zablokować realizację porozumienia).
Aby móc podjąć decyzję stabilną, uzgodnić porozumienie, którego nie będzie warto obalać - strony muszą znać możliwe do zrealizowania inne sposoby zaspokojenia swoich potrzeb niż ten, który jest negocjowany. Porozumienie, które jest gorsze od najlepszej innej możliwości zaspokojenia potrzeb danej strony (czyli jej BATNY), najprawdopodobniej nie będzie przez tę stronę dotrzymywane. Jeśli strona odkryje dopiero po negocjacjach lepszą możliwość zaspokojenia swoich potrzeb, niż wynegocjowane porozumienie, to może jej się opłacić zerwanie, bądź niewywiązywanie się z umowy.
Aby efektywnie uczestniczyć w procesach wzajemnego uczenia się i argumentowania - strony muszą być gotowe do zmiany stanowiska, o ile zostaną przekonane, że jest ono niesłuszne, niemożliwe do realizacji, bądź gdy zostanie zaproponowane rozwiązanie lepsze. Strony muszą chcieć przekonać swych partnerów do najlepszego rozwiązania, ale dopuścić, że same zostaną przekonane do rozwiązań innych, niż początkowo prezentowane stanowiska.
Aby w ogóle można było mówić o prawdziwych (a nie pozorowanych) negocja-cjach - strony muszą chcieć osiągnąć porozumienie.
6. Rodzaje negocjacji
W większości przypadków negocjacje toczone przez zespoły reprezentujące organizacje, społeczności czy grupy innego typu, składają się z wielu równolegle lub naprzemiennie przebiegających procesów komunikacji, poszukiwania możliwych rozwiązań, nacisków, wymiany korzyści czy obietnic korzyści. Wymieńmy najważniejsze z nich.
* Negocjacje plenarne ("przez stół") - toczone przez całe zespoły, jawne dla wszystkich uczestników negocjacji (co nie oznacza, że nie mogą być utajnione wobec osób trzecich: prasy, opinii publicznej itd.).
* Negocjacje jawne w imieniu zespołów ("podstoliki", zespoły ekspertów itd.) - toczone przez reprezentantów zespołów, zaplanowane w trakcie negocjacji plenarnych, czy też takie, o których przebiegu i/lub wynikach informowani są wszyscy negocjujący.
* Negocjacje wewnątrz zespołu - podejmowanie decyzji w zespole negocjacyjnym zarówno przed rozmowami, jak i w trakcie rozmów: przy stole negocjacyjnym i w kuluarach w czasie przerw. Ponieważ między członkami zespołu negocjacyjnego, będących często przedstawicielami grup o zróżnicowanych interesach, mogą występować znaczne różnice co do celów lub sposobów ich osiągania, podejmowanie decyzji może oznaczać konieczność prowadzenia wewnątrz zespołu negocjacji w pełnym tego słowa znaczeniu.
* Negocjacje z ratyfikatorami ("pionowe") - toczone w obrębie jednej strony konfliktu, między negocjatorami obecnymi przy stole, a reprezentowanymi przez nich decydentami lub grupami nacisku. Określenie "ratyfikatorzy" nie oznacza w tym przypadku jedynie decydentów formalnie uprawnionych do podjęcia ostatecznej decyzji, ale także wszystkie osoby czy grupy, w obrębie jednej strony konfliktu, które dysponują realną siłą wystarczającą do odrzucenia wynegocjowanego porozumienia.
* Negocjacje niejawne ("negocjacje w cieniu"):
- "obok stołu" - toczone przez pojedynczych negocjatorów stron w interesie
zespołów jakie reprezentują; ich przebieg nie może być omawiany na se-
sjach plenarnych, a jedynie na zamkniętych dyskusjach zespołów negocja- cyjnych (często fakt odbycia się takich rozmów nie jest ujawniany także w negocjacjach pionowych - a ustalenia są jedynie sygnalizowane jako suges-
tie, intuicje, przewidywania itd.); ewentualne ustalenia mają w tym przypadku
status nieformalny,
- "pod stołem" - toczone przez pojedynczych negocjatorów z różnych zespo-
łów we własnym indywidualnym interesie (nie musi on być sprzeczny z cela-
mi zespołu, chociaż i tak bywa; często rozmowy te dotyczą po prostu kwestii
ważnych dla pojedynczej osoby, a nie związanych z zasadniczymi proble-
mami negocjowanymi pomiędzy stronami).
7. Strategie negocjacyjne
Powyżej staraliśmy się opisać najważniejsze elementy negocjacji, występujące niezależnie od sytuacji w jakiej negocjują strony a także od stosowanych przez nie strategii osiągania celów. Chcieliśmy wskazać na najważniejsze aspekty, które należy brać pod uwagę przystępując do dowolnych negocjacji. Opis powyższy to próba odpowiedzi na pytanie czym są negocjacje, jakie są ich części składowe.
Odpowiedź na pytanie jak negocjować, postaramy się zawrzeć w kolejnych rozdziałach poświęconych strategiom negocjacyjnym.
Posłużymy się dość powszechnie przyjętym wśród teoretyków i praktyków przedmiotu podziałem na dwie zasadnicze strategie: strategię pozycyjną i strategię problemową.
â Consensus 2000
kryska_iwanowa