Temat: Protokół
Protokół jest dokumentem stwierdzającym określone fakty, stany, zdarzenia. Służy różnym celom i jest często podstawą do podejmowania decyzji. Protokoły na ogół są sporządzane na potrzeby wewnętrzne jednostek i powinny zawierać informacje obiektywne i dokładne.
Protokół to pismo informacyjne, które:
v dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli;
v opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;
v opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników np. w czasie kontroli, przekazywania składników majątkowych innym osobom czy podmiotom,
v stwierdzające okoliczności zajścia zdarzeń, np. zniszczeń, wypadków, przesłuchań.
Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy, składa się z trzech głównych części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.
Część wstępna protokołu obejmuje:
v tytuł - umieszczony pośrodku kolumny tekstu zawierający tytuł zawiera słowo protokół, określenie jego rodzaju, zwięzłe podanie rodzaju zdarzenia, stanu, określenie miejscowości(miejsca, lokalu), daty oraz godziny;
v wstęp - umieszcza się po podwójnym odstępie po tytule i wymienia się w nim osoby biorące udział w protokolarnych czynnościach (jeśli nie, to załącza się listy obecności) i osoby nieobecne (z podaniem, czy ich nieobecność została usprawiedliwiona, czy też nie); wstęp zawiera także porządek dzienny (porządek obrad), tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane, oraz ich kolejność.
Część zasadnicza protokołu zawiera:
ü opis czynności lub zdarzeń. Jest to dokładne przedstawienie tego, co protokół ma stwierdzić. Przedstawienie przebiegu czynności, zdarzeń i stwierdzenie faktów. W przypadku np. protokołu zebrania jest to opis sposobu realizacji poszczególnych punktów porządku obrad w formie pełnej bądź skróconej relacji z przebiegu, Jeśli np. protokół ma stwierdzić przebieg i wynik zebrania, to powinien dać opis sposobu realizacji poszczególnych jego punktów.
ü okoliczności towarzyszące — opis np. sposobu podejmowania uchwał
ü wnioski i uchwały — zapisuje się wnioski, a uchwały, które zostały podjęte, często tylko się wymienienia, zaś ich treści w pełnym brzmieniu dołącza się w postaci załączników do protokołu.
Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w jednej z trzech form: dosłownej, streszczonej, uproszczonej.
Protokół w formie dosłownej stanowi wierne, prawie dosłowne przytoczenie poszczególnych przemówień (wystąpień) bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie zapisu nagrań, stenogramów lub tekstów wypowiedzi dostarczonych protokolantowi przez uczestników zebrania, czyli tekstów autoryzowanych. Poszczególne części przygotowanego projektu protokołu uzgadnia się z uczestnikami zebrania,
referującymi sprawy objęte porządkiem obrad i zabierającymi głos w dyskusji. Tego rodzaju protokół jest bardzo długi, np. z obrad sejmu, rozpraw sądowych.
Protokół w formie streszczonej polega na zwięzłym streszczeniu poszczególnych wypowiedzi oraz łączeniu wypowiedzi na jeden temat. Jest to skrótowy opis wystąpień, przemówień czy zdarzeń, eliminujący wszystko co zbędne. Skrótom nie podlega tylko treść uchwał.
Protokół w formie uproszczonej redukuje do minimum część dyskusyjną, ograniczając się do wzmianek o charakterze syntetycznym. W tej formie powstaje tzw. protokół uchwałowy, w którym wymienia się najważniejsze tematy wystąpień i kto zabrał głos. Charakteryzuje się zwięzłością, sformułowania są syntetyczne i krótkie, np. W dyskusji wszyscy poparli stanowisko referenta i zapadła uchwała.... Wnioski i uchwały zapisane są w pełnym brzmieniu.
Część końcowa protokołu — zaczyna się po podwójnym odstępie po części zasadniczej i zawiera:
v formułę stwierdzającą zakończenie czynności. Jest to krótkie zdanie, w którym można podać godzinę ukończenia czynności czy też zastosować często używane sformułowanie brzmiące: Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. Jeżeli w protokole pomijana jest ta formuła, to część końcowa zaczyna się od podpisu;
v podpisy — protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wiadomości.
Skreślenia i poprawki można nanosić wyłącznie tak, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Po podpisaniu protokołu nie wolno wprowadzać do niego żadnych zmian. Zauważone po podpisaniu niedopatrzenie można sprostować przez sporządzenie aneksu, który muszą podpisać te same osoby, które podpisywały protokół;
v załączniki — stanowią różne materiały uzupełniające treść protokołu, np.: lista obecności, pisemne wypowiedzi, tzw. głosy do protokołu, treść postanowień, uchwał.
Najczęściej są spotykane protokoły:
1. protokoły zebrań, narad, posiedzeń, które rejestrują ich przebieg. Są sporządzane w celu utrwalenia oraz zapewnienia możliwości odtworzenia ich przebiegu i zarejestrowania powziętych uchwał;
2. protokoły rozpraw (dyscyplinarnych, sądowych), które są podobne do protokołów zebrań i sporządzane według określonych schematów lub na formularzach, np. protokoły z rozpraw administracyjnych;
3. protokoły kontroli, sporządza się w celu stwierdzenia istniejącego w momencie kontroli stanu faktycznego oraz ujawnienia wszelkiego rodzaju niedociągnięć i niedokładności
Protokoły kontroli powinny zawierać:
v tytuł protokołu (określenie rodzaju protokołu, miejsce i datę jego sporządzenia, przed miot kontroli),
v nazwisko i stanowisko służbowe prowadzącego kontrolę i przedstawiciela jednostki kontrolowanej,
v stwierdzone niedociągnięcia lub ich brak,
v ewentualne zalecenia po przeprowadzeniu kontr...
mario_83p