INSTRUKCJA KANCELARYJNA
GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W KĘTRZYNIE
SPIS TREŚCI
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Rozdział II
System kancelaryjny
Rozdział III
Wykaz akt, podział akt na kategorie
Rozdział IV
Podział prac kancelaryjnych
Rozdział V
Obieg korespondencji
Rozdział VI
Wpływ korespondencji do jednostki organizacyjnej oraz
przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Rozdział VII
Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek
Rozdział VIII
Załatwianie spraw
Rozdział IX
Terminy załatwiania spraw
Rozdział X
Adresowanie pism
Rozdział XI
Podpisywanie pism
Rozdział XII
Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi, przekazywanie ich
do archiwum
Rozdział XIII
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział XIV
Ustalenia końcowe
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIE OGÓLNE
1.Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych.
2.Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.
4.Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:
Ø jednostka organizacyjna- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej
Ø komórka organizacyjna – wewnętrzne komórki w jednostce macierzystej przewidziane regulaminem organizacyjnym (działy)
Ø komórka macierzysta – komórkę, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy
Ø kierownik jednostki organizacyjnej – pracownik stojący na czele jednostki organizacyjnej
Ø referent – pracownik bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod względem merytorycznym
Ø akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
Ø teczka spraw – skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt
Ø rejestr kancelaryjny (dziennik korespondencyjny) – specjalną książkę przeznaczoną do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z zakładu pracy
Ø załącznik – każdą luźną kartkę papieru, zawierającą treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik
Ø sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej
Ø wpływ – każde pismo i przesyłka wpływająca do jednostki organizacyjnej
Ø punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy.
ROZDZIAŁ II
SYSTEM KANCELARYJNY
1.W GOPS obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny.
2. System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). W rejestracji pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące..
3.Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.
4.Dodatkowo rejestruje się pisma w rejestrze kancelaryjnym, ale tylko na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego. Rejestr kancelaryjny prowadzi sekretariat.
ROZDZIAŁ III
WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE
1.Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej GOPS, klasyfikację akt powstających w toku działalności GOPS oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności GOPS oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji i przechowywania akt.
2.Wykaz ten oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu.
3.W ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zależności od potrzeb.
4.Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw (hasłach) odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
5.Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej w jednostce organizacyjnej.
6.Dopuszcza się możliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Kierownikiem jednostki organizacyjnej, oraz po uzyskaniu akceptacji Archiwum Państwowego w Olsztynie.
7. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt:
Ø dokumentacja oznaczona kategorią A stanowi materiały archiwalne (akt o wartości historycznej), które po 25 latach od ich wytworzenia przekazuje się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego
Ø dokumentacja oznaczona kategorią B i cyframi arabskimi stanowi dokumentację niearchiwalną, określającymi liczbę lat przechowywania, po upływie tego okresu podlega brakowaniu, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego Olsztynie.
Ø dokumentacja oznaczona kategorią Bc stanowi dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana w komórce organizacyjnej GOPS bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz pod kontrolą archiwisty zakładowego i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym
Ø dokumentacja oznaczona kategorią BE stanowi dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, kwalifikując ją do materiałów archiwalnych
8.Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tą dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb GOPS oraz dla celów kontrolnych.
9.Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, terytorialnym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych .
ROZDZIAŁ IV
PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH
1.Prace kancelaryjne w GOPS wykonują:
Ø sekretariat Kierownika jednostki organizacyjnej
Ø referenci spraw w komórkach organizacyjnych
2.Do zakresu czynności sekretariatu należy:
Ø przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji
Ø ewidencjonowanie wpływów i przesyłek wartościowych
Ø wysyłanie pism
Ø udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych
Ø nadawanie i przyjmowanie faksów
Ø powielanie pism.
3.Zakres pracy poszczególnych referentów określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez Kierownika jednostki organizacyjnej.
ROZDZIAŁ V
WPŁYW I OBIEG KORESPONDENCJI W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ
1.Korespondencję przeznaczoną dla GOPS odbiera od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik.
Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat.
2.Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
Ø dokumentacji niejawnej;
Ø przesyłek adresowanych imiennie do Kierownika jednostki organizacyjnej lub pracowników.
Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez Kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.
3.Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy:
Ø nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
Ø znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie;
Ø zgadza się ilość załączników z ilością podaną w piśmie.
Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
4.Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do korespondencji:
Ø dla których załatwienie zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego;
Ø w którym brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma;
Ø załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
Ø przy których stwierdzono uszkodzenie koperty;
Ø mylnie skierowanych;
Ø w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością.
5.Na pismach wpływających, sekretariat odciska stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Na korespondencji doręczonej bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty.
6.Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających do GOPS, natomiast nie stawia się na drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.
7.Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.
8. Przesyłki adresowane do innej instytucji sekretariat zwraca bezzwłocznie na pocztę.
9. Kierownik GOPS przegląda korespondencję a następnie pisze dyspozycje.
10.Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Kierownika GOPS pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
Ø podlegającą załatwieniu przez pracowników działów.
11.Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy
12. Pracownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
Ø mającą dyspozycję Kierownika GOPS
Ø adresowaną do nich imiennie
Ø zawierającą ponaglenie i interwencje
Ø wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń , dotyczących sposobu ich załatwienia.
13. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania pracownika danego działu, przekazuje się je pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
ROZDZIAŁ VI
REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK
1.Rejestrowanie pism i znakowanie pism prowadzi sekretariat.
2.Zarejestrowanie pisma polega na wpisaniu jej do dziennika korespondencji.
3.Każde pismo dotyczące tej samej sprawy ma inny numer wynikający z kolejnego numeru w dzienniku korespondencyjnym.
4.Znak pisma w takim przypadku będzie składał się z kolejnego numeru w dzienniku podawczym i łamany przez dwie ostatnie cyfry roku np.; 1714\09
5.Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym.
6. Do przechowywania akt spraw załatwionych zakłada się w komórkach teczki aktowe.
7.Każda teczka powinna zawierać następujące elementy opisu:
Ø na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej;
Ø w lewym górnym rogu- symbol hasła według wykazu akt;
Ø w prawym górnym rogu – kategorię archiwa...
gfab