przeprowadzanie inwentaryzacji.pdf

BIBLIOTEKA

KSIĘGOWEGO

Nr 9 (21)

wrzesień 2009

miesięcznik

www.bk.infor.pl

Tadeusz Naumiuk

Biegły rewident

Przeprowadzanie

i rozliczanie

inwentaryzacji

rocznej

ISSN 1898-2794

Spis treści

Rozdział I. PRZYGOTOWANIE, PRZEBIEG I ROZLICZENIE

INWENTARYZACJI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1. Pojęcie inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Błędy i nieprawidłowości najczęściej popełniane

w toku inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Cele inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. Zakres inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

5. Metody inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

6. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji rocznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

7. Przygotowanie inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

7.1. Zakres przygotowania inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

7.2. Podział kompetencji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

8. Planowanie czynności inwentaryzacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

9. Przygotowanie i przydatność personelu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

10. Przygotowanie ewidencji i dokumentacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

11. Przygotowanie rejonów (pól) spisowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

12. Przeprowadzenie inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

12.1. Spis z natury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

12.2. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

12.3. Ustalanie ilości spisywanych składników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

12.4. Przyjmowanie i wydawanie składników w czasie spisów . . . . . . . . . 27

12.5. Sporządzanie arkuszy spisowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

12.6. Kontrola poprawności przebiegu spisów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

12.7. Zakończenie spisów z natury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

12.8. Inwentaryzacja stanów środków pieniężnych w bankach oraz

rozrachunków między kontrahentami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

12.9. Porównanie danych ewidencji z dokumentacją . . . . . . . . . . . . . . . . 35

12.10. Przykładowy protokół inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze

porównania dokumentacji z ewidencją i ich weryfikacji. . . . . . . . . . 37

13. Zakończenie i rozliczenie inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

13.1. Wycena inwentaryzowanych składników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

13.2. Wyprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

13.3. Wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie . . . . . . . . . . . . . . . 42

13.4. Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

13.5. Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej . . . . . . . . . . . . . . . 44

13.6. Kompensaty niedoborów z nadwyżkami stwierdzonymi

na artykułach podobnych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

13.7. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

wrzesień 2009

BIBLIOTEKA KSIĘGOWEGO nr 9(21)

Przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji rocznej

Rozdział II. DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI

INWENTARYZACYJNYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1. Zakres i rodzaje dokumentacji inwentaryzacyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

2. Dokumentacja przygotowania inwentaryzacji – uregulowania

wewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Wzór nr 1 – Zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki w sprawie

inwentaryzacji rocznej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Wzór nr 2 – Wykaz członków komisji inwentaryzacyjnej . . . . . . . . . . . . . . . 54

Wzór nr 3 – Wykaz członków zespołów spisowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Wzór nr 4 – Harmonogram i terminarz inwentaryzacji rocznej . . . . . . . . . . 55

Wzór nr 5 – Ewidencja arkuszy spisów z natury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Wzór nr 6 – Polecenie przeprowadzenia spisu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Wzór nr 7 – Protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych

składników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

3. Dokumentacja przebiegu inwentaryzacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Wzór nr 8 – Oświadczenie wstępne osób odpowiedzialnych

materialnie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Wzór nr 9 – Arkusz spisu z natury (uniwersalny) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Wzór nr 10 – Arkusz spisu z natury (rzeczowe składniki majątku

w użytkowaniu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Wzór nr 11 – Protokół inwentaryzacji kasy (wersja 1) . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Wzór nr 12 – Protokół inwentaryzacji kasy (wersja 2) . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Wzór nr 13 – Oświadczenie końcowe osób odpowiedzialnych

materialnie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Wzór nr 14 – Protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych . . . . . . . . 62

Wzór nr 15 – Przykładowy tekst sprawozdania z kontroli . . . . . . . . . . . . . . 62

Wzór nr 16 – Protokół kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości

spisu z natury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Wzór nr 17 – Sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące przygotowania

i przebiegu spisu z natury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

4. Dokumentacja rozliczenia inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Wzór nr 18 – Zestawienie zbiorcze spisów z natury (1) . . . . . . . . . . . . . . . 65

Wzór nr 19 – Zestawienie zbiorcze spisów z natury (2) . . . . . . . . . . . . . . . 66

Wzór nr 20 – Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Wzór nr 21 – Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej

w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w dniu weryfikacji . . . 69

Wzór nr 22 – Sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji

inwentaryzacyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

5. Materiały pomocnicze wykorzystywane przy wypełnianiu wzorów

arkuszy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5.1. Tablica przybliżonych ciężarów właściwych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5.2. Wzory podstawowych brył geometrycznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

www.bk.infor.pl

Spis treści

Rozdział III. PRZYKŁADOWA INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA . . . . . . 72

1. Zasady ogólne, cele, rodzaje i metody inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . 72

2. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3. Organizacja, przebieg, rozliczenie i wykorzystanie wyników

inwentaryzacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

4. Powoływanie i zadania komisji inwentaryzacyjnej, zespołów (grup)

spisowych, kontrolerów spisowych, a także osób (grup) dokonujących

weryfikacji stanów ewidencyjnych z dokumentacją oraz uzgodnień sald

środków pieniężnych w bankach i rozrachunków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

5. Zasady inwentaryzowania w formie spisu z natury rzeczowych

i pieniężnych składników aktywów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6. Zasady inwentaryzowania środków pieniężnych w bankach oraz

rozrachunków przez potwierdzenie sald, a pozostałych aktywów i pasywów

w drodze porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją . . . . . . . . . . 86

7. Dopuszczalne uproszczenia inwentaryzacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

8. Wycena wyników inwentaryzacji, ustalenie, weryfikacja . . . . . . . . . . . . . . . 89

i rozliczenie różnic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

9. Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność określonych organów i osób

w związku z inwentaryzacją . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Rozdział I

Przygotowanie, przebieg i rozliczenie

inwentaryzacji

1. Pojęcie inwentaryzacji

Przepisy ustawy o rachunkowości poświęcają stosunkowo niewiele miejsca

problematyce inwentaryzacji. Aby inwentaryzację przygotować, przeprowadzić

oraz rozliczyć prawidłowo i sprawnie, należy posiadać gruntowną wiedzę praktycz-

ną i doświadczenie. Niniejsza publikacja stanowi zbiór porad i wskazówek w za-

kresie prawidłowego prowadzenia inwentaryzacji.

Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, co oznacza, że należy wobec niej

stosować określone ustawą o rachunkowości zasady, uwzględniając jej właściwości

i specyfikę. Z ustawy tej wynika również, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzial-

ność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą,

w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie ra-

chunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryza-

cji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w for-

mie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy,

a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszys-

cy członkowie tego organu.

W praktyce więc pewne obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik jed-

nostki może scedować na inną osobę (np. głównego księgowego lub dyrektora fi-

nansowego), za jej zgodą wyrażoną na piśmie. Cesja ta nie może jednak dotyczyć

odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji przez dokonanie spisów

z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów jednostki, za które zawsze

jest odpowiedzialny organ będący kierownikiem jednostki (np. zarząd, prezes, dy-

rektor itp.). Treść powyższego zapisu świadczy o tym, jak duże znaczenie ustawo-

dawca nadaje inwentaryzacji.

Uwaga!

Kierownik jednostki jest zobowiązany do zapewnienia starannego i kompe-

tentnego przygotowania, przeprowadzenia oraz rozliczenia inwentaryzacji.

Do inwentaryzacji w wielu aspektach, m.in. w zakresie poprawności dokumen-

tacji związanej z przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, mają zastosowanie

przepisy odnoszące się do dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych (patrz

rozdz. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja stanowi najistotniejszy element weryfikacji, urealnienia i korek-

ty wykazanej w ewidencji wartości aktywów i pasywów jednostki. Realizacja powyż-

szych aspektów jest możliwa dzięki wykonaniu ogółu czynności zmierzających do:

www.bk.infor.pl

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: