METODY I TECHNIKI ORGANIZATORSKIE
TEMAT 6: Metody badania pracy
1. Organizacja jako system pracy
Organizacje tworzą i rozwijają ludzie. Czynią to dla zapewnienia realizacji założonych celów, zadań i funkcji. Nie wolno nam zapominać, że praktyka zarządzania opiera się na koncepcyjnym czy teoretycznym podłożu (system zamknięty), jednak realizowana jest w jak najbardziej prawdziwym świecie (system otwarty).
Każda organizacja może być rozpatrywana jako układ, system czy struktura. Znaczenie tych pojęć zależy od tego, do jakiej kategorii semantycznej je odnosimy.
Termin „organizacja” jest zatem pojęciem wieloznacznym i może być interpretowany w sensie:
· Atrybutowym - jako pewna całość składająca się z części, przy czym części te współprzyczyniają się do powodzenia całości. Organizacja w tym znaczeniu jest cechą (atrybutem) rzeczy zorganizowanych. Jest to ujęcie bliskie zrozumieniu pojęcia struktury, o ile nie tożsame z nią.
· Rzeczowym - rzeczowe znaczenie organizacji dotyczy zespołów ludzkich i instytucji, rozumianych jako wyodrębnione z otoczenia, wewnętrznie uporządkowane i powiązane między sobą zbiory elementów (podsystemy).
· Czynnościowym - jako świadomy proces organizowania lub przekształcania zorganizowanych całości, np. proces produkcji, organizowania imprez.
Przeglądając literaturę, łatwo stwierdzić, że wieloznaczność organizacji ma swoje odzwierciedlenie w licznych definicjach pojęcia.
Definicją bardzo szeroką, odnoszącą się do tych trzech interpretacji pojęcia, jest ujęcie T. Kotarbińskiego: „pewien rodzaj całości ze względu na stosunek do niej jej własnych elementów, mianowicie taka całość, której wszystkie składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości” [1].
Definicją węższą, w której organizację rozumie się jako pewien typ struktury, jest ujęcie R. Tannenbauma: „uporządkowanie, w którym wszystkie jednostki są tak do siebie wzajemnie ustosunkowane, że działają jako całość, przy czym każda jednostka ma własne zadanie do wykonania”.
Zdecydowanie najczęściej w literaturze przedmiotu organizację odnosi się do grup ludzi zachowujących się celowo. Tak definiuje pojęcie T. Parsons: „organizacja jest to system społeczny zorganizowany dla osiągania celu określonego rodzaju” i Ch. Barnard, który pisze, że organizacja to „system świadomie skoordynowanych działań lub sił dwu lub więcej ludzi”. Taką definicją jest także ujęcie R.W. Griffina: „organizacja - grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów” . Trudno o bardziej celne sformułowanie samej istoty organizacji.
Fakt, że rozumienie organizacji należy odnosić do przemyślanych, wręcz celowych działań ludzi, może być także odnoszone do ujęcia systemowego. Według R. Ackoffa „organizacja jest systemem zachowującym się rozmyślnie, posiadającym co najmniej dwa podsystemy zachowujące się także rozmyślnie i mające wspólne zamierzenia (cele), które zmuszają do wprowadzenia podziału pracy, a system informacyjny i komunikacyjny umożliwia interakcje między względnie autonomicznymi podsystemami, przy czym przynajmniej jeden z tych podsystemów pełni funkcje regulacyjno-sterujące w systemie”. Definicja ta zdecydowanie najpełniej oddaje systemowy punkt widzenia.
Przedstawienie jednej definicji, możliwie prostej, a zarazem wyczerpującej istotę organizacji nie było możliwe. Warto zatem, idąc śladem wielu autorów, zaprezentować wizualnie teorie, jako zbiory pojęć i ich wzajemnych powiązań.
Mary Jo Hatch uważa, że „organizacje można z pożytkiem ujmować pojęciowo jako nakładające się na siebie i wzajemnie przenikające się technologie, struktury społeczne, kultury i struktury fizyczne obecne w pewnym otoczeniu”. Model ten przedstawia wyróżnione elementy jako połączone wzajemnie kręgi otoczone i przeniknięte przez otoczenie, które jednocześnie pomagają tworzyć.
Rys. Pojęciowy model organizacji wg M. Hatch
Powiązania między czterema okręgami mają przypominać, że żaden z tych elementów nie jest sam w sobie zupełny; są części wspólne z innymi, a wpisanie okręgów w piąty symbolizujący „otoczenie” podkreśla ważną rangę relacji pomiędzy wszystkimi aspektami organizacji a jej środowiskiem.
Spośród różnych prób schematycznego przedstawienia organizacji najbardziej znany jest czteroczłonowy model organizacji zaproponowany przez H.J. Leavitta. Ujęcie Leavitta jest dość powszechnie akceptowane, z tym że poszczególnym członom modelu, a także relacjom między nimi nadaje się nie zawsze jednakową treść i znaczenie. Autor modelu uważa, że między podstawowymi elementami organizacji zachodzą wzajemne relacje nazywane „sprzężeniami”, „oddziaływaniami”, „powiązaniami”. Zmiana któregokolwiek elementu wymusza więc zmiany w pozostałych. Interakcje są wyjątkowo silne i dwukierunkowe.
Pojęciowy model organizacji w ujęciu H.J. Leavitta.
Rys. Czteroelementowy model organizacji według H. Leavitta
Na zakończenie rozważań dotyczących pojęciowych modeli organizacji przedstawiono rozwiązanie zaproponowane przez H. Mintzberga. Model ten jest interesujący ze względu na to, że jest zbudowany wokół procesów zarządzania organizacją. Model ma pewne podobieństwa (składowe pięć podsystemów) do modeli innych autorów, np. D. Katza i R. L. Kahna, ale inaczej grupuje elementy organizacji (rys. 1.5).
Rys. Pięć podstawowych części organizacji wg H. Mintzberga
Za kryterium wyróżnienia podstawowych elementów pojęciowych organizacji autor przyjął ich udział w procesie zarządzania organizacją oraz w realizacji jej celów.
Środkowa figura obejmuje trzy podsystemy:
· naczelne kierownictwo (strategic apex) – podstawowe zadania to: formułowanie strategii, koordynacja wewnętrzna funkcjonowania organizacji, tworzenie więzi itp.,
· pośrednie kierownictwo (middle line) – pojawia się w dużych organizacjach i wspomaga naczelne kierownictwo,
· poziom operacyjny (operating core) – realizuje procesy transformacji zachodzące w organizacji oraz zapewnia dopływ zasileń i dystrybucję (produkcja i wsparcie).
Dwie boczne elipsy to:
· technostruktura (technostructure) – zespoły analityków i wspierających ich pracowników wpływających na pracę innych (planowania operacyjne, badanie pracy, szkolenie personelu, badania operacyjne, kontrola jakości),
· jednostki pomocnicze (support staff) – jednostki wspomagające działanie organizacji (od komórek badawczo-rozwojowych i public relations, przez kancelarię obsługującą korespondencję zewnętrzną, do stołówek pracowniczych).
W przedstawianych ujęciach organizacja stanowi skomplikowany konglomerat wzajemnie powiązanych systemów:
- systemu technicznego, stanowiącego zbiór wzajemnie powiązanych ze sobą środków produkcji przeznaczonych do realizacji określonych procesów;
- systemu technologicznego, będącego zbiorem procedur, instrukcji opisujących sposób realizacji określonych procesów;
- systemu organizacyjnego, obejmującego stany działań określających i identyfikujących struktury wszystkich systemów elementarnych i składników oraz przebiegających w nich procesów;
- systemu ekonomicznego, będącego zbiorem procesów kształtujących w ramach danego przedsiębiorstwa jego oblicze wartościowo-finansowe;
- systemu zarządzania, obejmującego działania ludzi (procesy) w ramach przedsiębiorstwa, związane z realizacją jego funkcji strategicznych, taktycznych i operacyjnych.
Niezależnie jak się określi organizację, jakie wyznaczy mu się cele i zadania to dla ich realizacji musi ona zawsze posiadać odpowiednią przestrzeń działania, zgromadzić odpowiednią załogę i właściwe środki techniczne, zużywać właściwe surowce, materiały, energię i korzystać z niezbędnych informacji. Oznacza to, że organizację można potraktować jako zespolenie zasobów ludzkich i rzeczowych, dzięki którym następuje przetwarzanie zasileń wejściowych (surowce, materiały, energia, informacje) w stany wyjściowe (produkty, półprodukty, usługi, informacje), a więc potraktować jako system pracy.
2. Cykl badania metod pracy
Działanie organizatorskie nie oparte na racjonalnej metodzie usprawnienia pracy cechuje na ogół chaotyczność, przypadkowość i fragmentaryczność. Działanie takie określane jest mianem improwizacji.
Mreła: „Badanie metod pracy sprowadza się do podziału badanego procesu pracy na odpowiednio drobne części składowe, zarejestrowania ich za pomocą umownych symboli graficznych, podania każdej z nich z osobna krytycznej ocenie i analizie pod katem eliminacji, połączenia lub uproszczenia sposobu jej realizowania, a następnie opracowania zbiorczego projektu usprawnienia oraz wprowadzenia go w życie” (za: [Martyniak, s. 99]).
Twórcza działalność organizatora, polegająca na badaniu i usprawnianiu organizacji procesów pracy, przybiera postać konkretnych przedsięwzięć organizatorskich, czyli świadomych działań jedno lub wielo podmiotowych /realizowanych przez jedną lub wielu ludzi/ mających na celu ukształtowanie optymalnej w danych warunkach organizacji konkretnego procesu pracy.
Każde z przedsięwzięć organizatorskich składa się przynajmniej z trzech faz:
· analizy istniejącego stanu organizacyjnego i diagnozy opracowanej w oparciu o krytyczną ocenę materiału zebranego w drodze analizy;
· zaprojektowania usprawnionej /nowej/ operacji;
· wprowadzenie jej w życie.
W praktyce organizatorskiej spotykamy:
- przedsięwzięcia organizatorskie pełne, obejmujące te 3 fazy;
- przedsięwzięcia cząstkowe np. sama analiza.
Cykl badania metod pracy realizowany jest zwykle w następujących stadiach:
· WSTĘPNA ANALIZA POTRZEB ORGANIZACYJNYCH – wybór celu i przedmiotu badania, obejmująca zazwyczaj następujące etapy:
- określenie tzw. celu ogólnego (np. zwiększenie wydajności pracy, obniżka kosztów, poprawa jakości, udoskonalenie warunków pracy);
- przeprowadzenie wstępnej, tzw. diagnostycznej analizy organizacyjnej (ustalenie podstawowych źródeł rezerw i kierunków usprawnień – za pomocą metod, jak kwestionariuszowo-testowa, ankietowa, obserwacji migawkowych, czy analizy dokumentów);
- określenie przedmiotu szczegółowego dla odcinkowego przedsięwzięcia organizatorskiego (teoretycznie usprawniamy całość, ale za przedmioty badania przyjmuje się relatywnie wąskie wycinki działalności przedsiębiorstwa);
- określenie celu szczegółowego odcinkowego przedsięwzięcia organizatorskiego (konkretyzacja celu ogólnego lub przejście do celów niższego rzędu – np. zwiększenie wydajności o 20%, albo np. skrócenie dróg transportowych, eliminacja czynności zbędnych);
- przeprowadzenie analizy aspektów ekonomicznych, technicznych i psychologicznych przedmiotu organizowania (bilans zysków i strat);
- analiza "ogólnych" warunków pracy /warunków otoczenia/;
- opracowanie planu organizowania;
- ustalenie zakresu, metody, środków, terminów.
· USTALENIE AKTUALNEGO STANU ORGANIZACYJNEGO przedmiotu badania, czyli zebranie wszystkich faktów charakteryzujących aktualny stan organizacyjny lub inaczej - zebranie pełnej informacji o poszczególnych czynnikach oddziaływujących na przedmiot badania /badany proces, odcinek, stanowisko itd./, przy czym technika organizowania pracy wymienia osiem, a mianowicie:
- cel badanej pracy;
- stosowane w procesie pracy tworzywa /surowce, materiały, informacje itd./;
- realizowany wzór wyrobu, ilość jednostek wyrobów, jego koszt;
- kolejność wykonywania czynności składowych badanego procesu;
- miejsce jego wykonywania;
- stosowane w procesie wyposażenia techniczne;
- sposób wykonania /technologia/ poszczególnych czynności składowych;
- ...
Lusia89