Word w biurze i w domu HELION.pdf

IDZ DO

PRZYK£ADOW Y ROZDZIA£

Word w biurze

SPIS TRECI

i nie tylko

KATALOG KSI¥¯EK

Autor: Sergiusz Flanczewski

ISBN: 83-7197-900-2

Format: B5, stron: 280

KATALOG ONLINE

ZAMÓW DRUKOWANY KATALOG

TWÓJ KOSZYK

DODAJ DO KOSZYKA

Przewaga edytora tekstów, takiego jak popularny MS Word, nad kartk¹ papieru

i d³ugopisem czy maszyn¹ do pisania wydaje siê oczywista. Jednak na ogó³ nie

zdajemy sobie sprawy z przepaci dziel¹cej tradycyjne metody tworzenia dokumentów

od metod opartych na edytorach. Word to nie tylko narzêdzie, dziêki któremu mo¿emy

tworzyæ „³adniejsze” i dopracowane teksty. Z jego u¿yciem mo¿na budowaæ ca³e

systemy ogromnie przyspieszaj¹ce i automatyzuj¹ce zarówno tworzenie dokumentów,

jak te¿ ich obieg w danej organizacji. Je¿eli wykorzystamy te¿ pozosta³e aplikacje

wchodz¹ce w sk³ad pakietu Office Microsoftu, nasze mo¿liwoci znów zwiêksz¹ siê

o rz¹d wielkoci.

Ksi¹¿ka zawiera kilka praktycznych przyk³adów wykorzystania zaawansowanych

funkcji Worda we wspó³czesnej firmie.

Przedstawione przyk³ady obejmuj¹:

• Tworzenie wizytówek

• Tworzenie eleganckich zaproszeñ i personalizowanie ich treci

• Korzystanie z korespondencji seryjnej

• Zabezpieczanie dokumentów poufnych

• Tworzenie systemu obs³ugi dokumentów wychodz¹cych

• Pó³automatyczne tworzenie ofert

• Budowanie systemu dokumentacji zatrudnienia

• Tworzenie ankiet

Je¿eli zaczniesz korzystaæ z Worda nie tylko jako komputerowej maszyny do pisania,

szybko przekonasz siê, ¿e Twoja praca stanie siê znacznie prostsza i wydajniejsza.

Ksi¹¿ka „Word w biurze i nie tylko” dostarczy Ci gotowych rozwi¹zañ (wszystkie

przyk³ady znajduj¹ siê na do³¹czonej p³ycie CD), a tak¿e zainspiruje do tworzenia

w³asnych pokazuj¹c potencja³ tkwi¹cy w tym programie.

Word to co wiêcej ni¿ nastêpca maszyny do pisania. Zapoznaj siê ze sposobami

przyspieszenia i zautomatyzowania ¿mudnych czynnoci biurowych przy wykorzystaniu

tego programu. Zobacz, jak Word zaoszczêdzi Twój czas i pieni¹dze.

CENNIK I INFORMACJE

ZAMÓW INFORMACJE

O NOWOCIACH

ZAMÓW CENNIK

CZYTELNIA

FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE

Wydawnictwo Helion

ul. Chopina 6

44-100 Gliwice

tel. (32)230-98-63

e-mail: helion@helion.pl

Spis treci

Wstp ............................................................................................... 7

Rozdział 1. Wizytówki.......................................................................................... 9

Przeznaczenie dokumentu...................................................................................................9

Konstrukcja i obsługa dokumentu.....................................................................................10

Dokument dane do wizytówki.doc .............................................................................11

Dokument wizytówka.doc ..........................................................................................13

Tworzenie „szablonu” wizytówki...............................................................................14

Tworzenie „matrycy” wizytówki................................................................................22

Rozdział 2. Zaproszenia i kartki okolicznociowe ............................................... 29

Przeznaczenie dokumentu.................................................................................................29

Konstrukcja i obsługa dokumentu.....................................................................................30

Plik dane do zaproszenia.doc ............................................................................................31

Budowa dokumentu ....................................................................................................31

Plik zaproszenie.doc..........................................................................................................32

Budowa strony wewn'trznej zaproszenia...................................................................32

Budowa strony zewn'trznej zaproszenia....................................................................44

Obsługa dokumentu ....................................................................................................49

Plik kartka.doc...................................................................................................................50

Konstrukcja i obsługa dokumentu.....................................................................................50

Budowa dokumentu ....................................................................................................50

Rozdział 3. Identyfikatory — grafika w korespondencji seryjnej ........................... 53

Przeznaczenie dokumentu.................................................................................................53

Konstrukcja i obsługa dokumentu.....................................................................................54

Plik dane do identyfikatora.doc.........................................................................................54

Budowa i obsługa dokumentu.....................................................................................54

Plik identyfikator.doc........................................................................................................60

Budowa i obsługa dokumentu.....................................................................................60

Rozdział 4. Tabliczki informacyjne — inicjał w korespondencji seryjnej ................ 71

Przeznaczenie dokumentu.................................................................................................71

Konstrukcja i obsługa dokumentu.....................................................................................71

Dokument dane do tabliczek.............................................................................................72

Dokument tabliczka...........................................................................................................74

Budowa i obsługa dokumentu.....................................................................................74

Rozdział 6.

System obsługi

pism wychodzcych

Opis systemu

System przeznaczony jest do automatyzacji prac zwizanych z tworzeniem korespon-

dencji wychodzcej. Podstaw działania systemu s procedury wykorzystywane przy

tworzeniu typowej korespondencji seryjnej. Struktur oraz sie powiza przedstawia

rysunek 6.1.

W skład systemu wchodz nastpujce pliki:

1. Dokument typu Word — Menu.doc (M),

Dokument typu Word — dane do menu.doc (B),

3. Skoroszyt Excela — Baza danych.xls (E),

4. Dokument typu Word — Dokument.doc (D),

5. Dokument typu Word — Koperta.doc (K),

6. Dokument typu Word — Poczta.doc (P),

7. Dokument typu Word — Rejestr pism.doc (R),

8. Dokumenty typu Word — dokumenty u.ytkownika systemu (Z).

Poszczególne dokumenty systemu s powizane przez odpowiednie procedury wymia-

ny danych, które na rysunku 6.1 zostały przedstawione jako strzałki opisane cyframi

od 1 do 6 i oznaczaj one:

1 — pobranie danych z pliku dane do menu.doc do pliku Menu.doc w celu

dynamicznego tworzenia poszczególnych opcji wyboru.

2 — pobranie danych ze skoroszytu Baza danych.xls do pliku Dokument.doc

stanowicych podstawowe parametry pisma (numer i dat dokumentu, dane

adresata, 5cie.k dostpu do dokumentu przechowujcego tre5 pisma).

110

Word w biurze i nie tylko

Rysunek 6.1.

Struktura systemu

oraz sie powiza

pomidzy

jego dokumentami

3 — pobranie danych ze skoroszytu Baza danych.xls do pliku Koperta.doc

bdcych danymi adresowymi odbiorcy dokumentu potrzebnymi do wydruku

kopert.

4 — pobranie danych ze skoroszytu Baza danych.xls do pliku Poczta.doc

bdcych podstaw do wydruku Ksiki pocztowej, w której dokonuje si

potwierdzenia wysłania dokumentu jako „poleconego”.

5 — pobranie danych ze skoroszytu Baza danych.xls do pliku Rejestr pism.doc

pozwalajcych na automatyczne tworzenie stron Dziennika podawczego

w cz5ci dotyczcej dokumentów wychodzcych.

6 — pobranie tre5ci dokumentów stworzonych i zapisanych w innych plikach

do pliku Dokument.doc w celu wydruku gotowych pism zaopatrzonych

w niezbdne parametry (numer, data, adresat itd.) oraz ujednolicon szat

graficzn tworzc „papier firmowy”.

Strzałki opisane symbolami od x1 do x5 (rysunek 6.1) oznaczaj procedury wywołania

(otwarcia za pomoc hiperłczy) z pliku Menu poszczególnych dokumentów (plików)

wchodzcych w skład systemu obsługi pism wychodzcych.

Rozdział 6. System obsługi pism wychodz%cych

111

Konstrukcja i obsługa systemu

Opis konstrukcji i obsługi systemu bdzie bardziej zrozumiały, je5li zostanie on skopio-

wany z załczonej płytki CD na dysk twardy. W tym celu wykonaj nastpujce czynno5ci:

Skopiuj katalog XP_PISMA na dysk twardy [C:].

2. Uruchom program Word.

3. Wybierz polecenie Plik/Otwórz, a nastpnie w oknie dialogowym Otwórz

na li5cie rozwijanej Szukaj w: ustaw 5cie.k dostpu do napdu [C:].

4. Odszukaj katalog XP_PISMA, a w nim plik Menu.doc, nastpnie otwórz go.

Opis poszczególnych plików tworzcych system obsługi pism wychodzcych rozpocz-

niemy od dokumentu Menu, przy czym nale.y zaznaczy, .e dokument ten w praktyce

mo.e zosta poprawnie skonstruowany dopiero po utworzeniu wszystkich plików skła-

dajcych si na ww. system.

Plik Menu

Przeznaczenie, budowa i obsługa dokumentu

Plik Menu stanowi swoiste menu umo.liwiajce nam szybki dostp do poszczególnych

plików tworzcych system pism wychodzcych. Stanowi je pi pozycji (ekranów),

których zawarto5 pobierana jest z pliku dane do menu za pomoc procedur korespon-

dencji seryjnej.

Podstawowym zadaniem menu jest odszukanie .danego dokumentu i otwarcie go za

pomoc odpowiednich hiperłczy. Elementy, z których został stworzony dokument

Menu (rysunki 6.2 – 6.6), to:

tabela (1),

obiekt graficzny stanowicy ikon menu (2),

hiperłcze ustawione na ikonie menu (3),

nazwa podmenu (4),

obiekt graficzny — informujcy o „mo.liwym kierunku przewijania menu” (5),

opis dokumentu wybranego za pomoc aktualnej pozycji menu (6),

obiekt graficzny stanowicy obraz dokumentu wybranego za pomoc

aktualnej pozycji menu (7),

pasek narzdzi Korespondencja seryjna (8).

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: