wykorzystaj_kazda_sekunde.pdf

Spis treści

Przedmowa

Rozdział 1

Jak podnieść efektywność własnej pracy

Rozdział 2

Czy naprawdę zależy ci na podniesieniu własnej

efektywności?

Rozdział 3

Reguła dziesięciu procent w podnoszeniu efektywności

Rozdział 4

103

Sztuka zarządzania czasem

Rozdział 5

123

Wykorzystanie techniki w celu zaoszczędzenia czasu

Przekazywanie uprawnień i zlecanie zadań (outsourcing)

149

Rozdział 7

181

Jak efektywniej zarządzać czasem

Rozdział 6

Spis treści

Rozdział 8

207

Jak wykrzesać z siebie maksimum możliwości

Rozdział 9

229

Jak radzić sobie z zalewem informacji

Rozdział 10

251

Pozbywanie się zbędnego balastu i ustalanie priorytetów

Rozdział 1

Jak podnieść

efektywność

własnej pracy

„Ciągle mam wrażenie, że z czasem jest coś nie tak! Jest go za

mało, by coś zrobić, i za dużo, by nie robić nic”.

Królowa Charlotta, następczyni tronu brytyjskiego

w latach 1796

1817

Zdolność do podnoszenia efektywności działania i zwięk-

szenia wydajności, przy jednoczesnym skróceniu czasu pracy,

nie jest wcale przejawem niewolnictwa; to oznaki niezależności.

Bez względu na to, czy nam się to podoba czy nie, każdego dnia

spada na nas tak samo wielka lawina obowiązków i zadań do

wykonania. Gdybyśmy pracowali efektywniej, nie tylko potrafili-

byśmy się z nimi uporać, ale moglibyśmy jeszcze zyskać trochę

czasu dla siebie

Planuj swój dzień pracy

Efektywni pracownicy najpierw planują swoją pracę,

a następnie ten plan realizują. Jednak według danych zawar-

choćby na poczytanie gazety, zabawę

zdziećmi, jogging w parku czy zagranie kilku fraz nafortepianie.

Wykorzystaj każdą sekundę

tych w jednym z artykułów, który ukazał się na łamach

czasopisma The Competetive Advantage (luty 1996), ponad 50

procent zatrudnionych nie planuje swojego dnia pracy.

Znajomość projektów, nad którymi pracujemy, to jeszcze

nie wszystko. Aby działać efektywnie, powinniśmy ponadto

podzielić nasz dzień pracy na segmenty. Wydaje mi się, że

najlepiej planować swoje zadania w przedziałach godzino-

wych, jakkolwiek opracowanie harmonogramu pracy na

ćwierć czy nawet na połowę dnia też zdaje egzamin. Planując

rozkład zajęć na dany dzień, zapisujmy na kartce papieru

czynności, które chcemy wykonać w czasie każdego z seg-

mentów.

Róbmy to każdego dnia przed rozpoczęciem pracy (albo

niech to będzie ostatnia

czynność przed zakończeniem pracy, stanowiąca przygoto-

wanie do następnego dnia). Gdy już przygotujemy nasz

godzinowy rozkład zajęć, powieśmy go na ścianie lub na

tablicy nad biurkiem, tak byśmy ciągle mieli go w zasięgu

wzroku.

Jeśli będziemy chcieli popracować nad jakimś projektem

dłużej niż 60 minut, to nie ma przymusu, by rezerwować dla

tego przedsięwzięcia kolejne, następujące po sobie godziny.

Rozkład dnia zależy wyłącznie od nas.

W trakcie dnia spoglądajmy na nasz plan i kontrolujmy

jego realizację. Jeśli zmienią się priorytety, zmieńmy także

plan, ale zróbmy to w formie pisemnej. Skorygowany plan

powieśmy znów nad biurkiem. Przechowywanie jego kopii

w komputerze znacznie upraszcza tę czynność i pozwala

wykonać ją w przeciągu paru chwil.

Dlaczego sugeruję, że segmenty godzinowe sprawdzają

się tak dobrze? Dlatego właśnie, że precyzyjnie wyznaczają

one limit czasu − godzinę − przeznaczonego na wykonanie

danego zadania. „Wykonanie pracy potrwa dokładnie tyle, ile

jeśli tak się komuś wyda lepiej

19 Jak podnieść efektywność własnej pracy

czasu na nią przeznaczyliśmy”

pisze C. Noarthcote Parkin-

son w swej książce Prawo Parkinsona. Jeśli na wykonanie

zadania X mamy cały dzień, to zajmie nam to cały dzień. Gdy

z kolei mamy do dyspozycji tylko godzinę, będziemy praco-

wać odpowiednio szybciej i efektywniej.

Zmiana ustalonego wcześniej planu nie stanowi prob-

lemu dopóty, dopóki nie przekraczamy wyznaczonych wcze-

śniej limitów czasowych. Bywają dni, kiedy zmieniam swój

dzienny rozkład zajęć dwa lub trzy razy, zależnie od ter-

minów i inspiracji. Dlaczego miałbym tego nie robić? Skupia-

nie wysiłków na sprawach, którymi mamy ochotę się zająć

w danym momencie, przyczynia się do podniesienia efektyw-

ności pracy, pod warunkiem że jesteśmy dobrze zorganizo-

wani, kontrolujemy terminy i zaplanujemy dostatecznie dużo

czasu na realizację poszczególnych zadań.

Trzy niezbędne listy zadań

Kluczowym elementem mojego osobistego systemu pod-

noszenia efektywności działania jest zestaw list zadań, które

przechowuję w swoim komputerze. Sporządziłem ich tyle, że

aby nad nimi panować, utworzyłem folder o nazwie LISTY

ZADAŃ! Dzięki temu mam pewność, że listy zadań, które

przeglądam każdego dnia, uwzględniają każdą czynność,

jaką powinienem wykonać.

Sporządzanie list zadań to prosta i niezwykle skuteczna

metoda. Niektórzy uważają, że to Ivy Lee, jeden z pierwszych

konsultantów ds. zarządzania, jest tym, któremu należy się

chwała pioniera wykorzystania list zadań jako formalnych

elementów systemu zarządzania czasem.

Wiąże się z tym pewna opowieść. Charlesowi Schwabo-

wi, który w pierwszych latach dwudziestego wieku stał na

czele firmy Bethlehem Steel, ciągle towarzyszyło przeświad-

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: