Archiwa państwowe są jednostką prowadzącą działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego, który zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 mówi iż są to materiały archiwalne powstałe wskutek działalności: organów państwowych, samorządowych jednostek organizacyjnych, ale też partii politycznych, kościołów i związków wyznaniowych, działaczy politycznych, rodzin i rodów które wywarły historyczny wpływ na sprawy państwowe, oraz innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych.Owe materiały archiwalne są udostępnianie po 30 latach i każdy obywatel ma prawo do ich wglądu, jeśli nie naruszają one interesów państwa i obywateli.
Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego jest Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych z jej dyrektorem na czele. Uprawniony jest on przedewszystkim do kontroli jednostek organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej. Jego kompetencje ustala zaś minister kultury i dziedzictwa narodowego.
W Polsce mamy trzy archiwa państwowe o charakterze centralnym, tzn, że obejmują one swoim działaniem całe terytorium kraju. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe. Oprócz tych są jeszcze 34 archiwa państwowe z podlegającymi im 43 odzdziałami zamiejscowymi i 5 ekspozyturami (czyli przedstawicielstwami). Owe archiwa obejmują zasięgiem obszar jednego lub kilku województw.
Działalność archiwów państwowych obejmuje gromadzenie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.A także wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów i reprodukcji materiałów archiwalnych oraz zaświadczeń wydanych na ich podstawie
Jednak każde z archiwów centralnych posiada własne specjalne funkcje, które odróżniają je od siebie. Przedstawie po krótce kazde z archiwów centralnych uwzględniając ich funkcje i wyjątkowość.
Pierwszą instytucją jest Archiwum Główne Akt Dawnych z siedzibą w Warszawie. Jest ono najstarszym publicznym archiwum polskim. Zostało powołane dekretem księcia warszawskiego Fryderyka Augusta z dnia 2 września 1808 r. jako Archiwum Ogólne Krajowe. Archiwum Główne Akt Dawnych jest archiwum o charakterze centralnym z podstawowym zasobem do badań historii Polski i krajów ościennych od średniowiecza po początki XX wieku. Przechowywane są tu najważniejsze dokumenty i akta polskiej państwowości okresu I Rzeczypospolitej, władz Księstwa Warszawskiego i Królestwa Polskiego oraz archiwalia wielkich rodów magnackich. Przechowuje się tu materiały archiwalne powstałe do 1918 roku, czyli te najcenniejsze.
Obecnie posiada zasób historycznie ukształtowany, zamknięty, nie podlegający większym dopływom; chronologicznie mieszczący się od XII w. do końca I wojny światowej (za wyjątkiem archiwów rodzinnych i rodowych i ksiąg metrykalnych z terenów tzw. zabużańskich). Obejmuje on archiwalia polskich i obcych (w sensie, zaborczych) władz, urzędów, instytucji naczelnych i centralnych oraz prowincjonalnych, a także archiwa rodzin i osób prywatnych o szczególnym znaczeniu; z terenów dawnej Rzeczpospolitej (Korony i Litwy), tzw. Prus Południowych i Nowowschodnich (zabór pruski), Księstwa Warszawskiego, Królestwa Polskiego (zabór rosyjski), a także z części Galicji (zabór austriacki).
Struktura organizacyjna Archiwum Głównego dzieli się przedewszystkim na pięć oddziałów:
1) Oddział I – materiałów archiwalnych z okresu dawnej Rzeczypospolitej (do 1795 r.).
2) Oddział II – materiałów archiwalnych z okresu rozbiorów , a więc do 1918 r.
3) Oddział III – archiwów rodowych i zbiorów prywatnych.
4) Oddział IV – zbiorów kartograficznych i ikonograficznych.
5) Oddział V - informacji, ewidencji i udostępniania zasobu.
Oczywiście istnieją także odpowiednie działy administracyjne i finansowe, a także sekcje jak chociażby sekcja reprografii. Istnieją również samodzielne stanowiska np. odpowiedzialne tylko od zadań informatycznych.
Jednak najważniejszym stanowiskiem jest osoba dyrektora archiwum, którego powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Do zakresu działania dyrektora Archiwum Głównego należy w szczególności:
1) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum Głównego;
2) reprezentowanie Archiwum Głównego na zewnątrz;
3) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań dotyczących ich realizacji;
4) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych itp
Archiwum Główne nie mogłoby się obyć bez organów doradczych i opiniodawczych, które pomagają rozpatrywać różne zagadnienia, oraz są niezbędne do oceny dokumentacji,ponieważ takie decyzje nie zapadają jednoosobowo. Takimi organami są:
1) Kolegium;
2) Komisja Metodyczna;
3) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji;
4) Zespół Zakupu Archiwaliów
Archiwum Główne Akt Dawnych stanowi własność Skarbu Państwa i jest jednostką zasilaną z budżetu państwa.
Drugim archiwum centralnym jest Archiwum Akt Nowych również z siedzibą w Warszawie. Utworzono je w 1919 roku, początkowo nazywając je Archiwum Wojskowym. Obecna nazwa przyjęła się w roku 1930. W listopadzie 1944 roku zostało podpalone przez Niemców i straciło aż 97 % swoich zasobów. Odnowiono je w 1948, dziś posiada 30 km kwadratowych akt. Archiwum gromadzi i przechowuje przede wszystkim archiwalia wytworzone przez naczelne organa władzy, kontroli, administracji państwowej i wymiaru sprawiedliwości, samodzielne urzędy centralne, centralne organa państwowej i spółdzielczej administracji gospodarczej,a także osób i rodzin m.in. Ignacego Paderewskiego i Józefa Piłsudzkiego. Znajduje się tu głównie dokumentacja wytworzona po 1918 roku, ale również zbiory XIX- wieczne takie jak akta organizacji niepodległościowych. Zbiory prasy i druków ulotnych uzupełniają zasób archiwum,które ponadto posiada osobny dział kartografii i dokumentacji technicznej.Zasób AAN stanowi obecnie 2118 zespołów i zbiorów archiwalnych
Trzecim archiwum centralnym jest Narodowe Archiwum Cyfrowe, które swoją nazwę i zakres działań znany nam obecnie przyjęło w 2008 roku. Wcześniej było to Archiwum Dokumentacji Mechanicznej. Jest ono unikatowe w skali kraju, ponieważ jego głównym podmiotem nie jest dokumetacja papierowa, lecz ta w formacie elektronicznym. Choć oczywiście musi operować archiwaliami które przenosi na odpowiednie nośniki.
Statut szczegółowo ustala zasób archiwum w który wchodzą: materiały fotograficzne i audiowizualne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, niezależnie od okresu ich wytworzenia, powstałe i utrwalone sposobem fotograficznym,fonograficznym i wideofonicznym, bez względu na ich postać, oraz inne rodzaje materiałów archiwalnych powstające w jednostkach organizacyjnych powołanych do wytwarzania takiej dokumentacji. Zasób w przeciwieństwie do Archiwum Akt Dawnych jest ciągle powiększany, pozatym może ono przechowywać materiały archiwalne jako depozyty.
Struktura Organizacyjna jest podobna do pozostałych archiwów centralnych, również składa się z oddziałów z tym wyjątkiem że mamy tu doczynienia z innym nazewnictwem wynikającym ze specjalności tej jednostki. I tak istnieją komórki organizacyjne zajmujące się digitalizacją, programowaniem, czy mikrofilmowaniem. Personel wyższego szczebla pod każdym względem ma identyczne regulaminowo obowiązki co w pozostałych archiwach.
Zależnie od źródła z jakiego korzystamy, możemy się spotkać iż w Polsce są 4 a nie 3 archiwa centralne, ponieważ istnieje także Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które swym zakresem obejmuje całe terytorium kraju, oraz podlega Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Jest to jedyne polskie archiwum które przechowuje dokumentację pracowniczą upadłych i zlikwidowanych firm Przejmowanie przez nich dokumenty wymagają często kilkudziesiętnego okresu przechowania. Niektóre z nich po przekwalifikowaniu wejdą do zasobu przechowywanego wieczyście. Takie dokumenty z kategorią A można tu składować od 2010 roku. Aktualnie wszystkich dokumentów jest tu 50 kilometrów bieżących, z ponad 200 przedsiębiorstw.
Po omówieniu archiwów centralnych należy jeszcze wspomnieć o tych pozostałych które nie mają tak dużego zasięgu terytorialnego. Ciekawym przykładem jest Archiwum Państwowe w Kaliszu, ponieważ działając na terenie dwóch b. zaborów - pruskiego i rosyjskiego (granicą była rzeka Prosna) - przechowuje akta wytworzone przez dwa różne systemy kancelaryjne, pisane w dwóch różnych językach (niemieckim i rosyjskim), oraz to iż działa na terenie aż trzech województw: wielkopolskiego, łódzkiego i dolnośląskiego. Wszystko to wynika oczywiście ze zmian terytorialnych jakie miały miejsce w przeszłości i zgodnie z zasadą pertynencji dokumentacja znajduje się w miejscu jej wytworzenia. Sieć archiwów regionalnych nie pokrywa się z obecnym podziałem administracyjnym Polski (na województwa i powiaty) i w każdym z obecnie istniejących województw może być kilka archiwów państwowych i ich oddziałów. Pod względem organizacynym mniejsze archiwa nie różnią się znacząco od tych większych, co najwyżej możemy zauważyć zmiany w istnieniu takich jednostek jak pracownie konserwacyjne, której np. nie ma w Archiwum kaliskim.
Podsumowując sieć archiwów państwowych w Polsce to dobrze zorganizowana jednostka budżetowa, odpowiednio zhierarchizowana i zarządzana.Zarówno archiwa historyczne jak i administracyjne posiadają wspólny cel, a mianowicie jak najlepszą opiekę nad materiałami archiwalnymi.
Noane