Zaplanuj_a_zyskasz_wi_cej_czasu(1).pdf

PLANOWANIE

maga innego skupienia i równoległe ich

wykonywanie bądź przenikanie się zakłó-

ca Twoją pracę.

Notuj, co zrobiłeś i ile to trwało, a zoba-

czysz, ile zyskasz czasu! A więcej czasu to

możliwość zrobienia czegoś dodatkowe-

go, co może przynieść wiele sukcesów.

By zyskać jak najwięcej czasu, stosuj za-

sadę „zrób to od razu”.

J. W. Goethe powiedział:

"Zaczynaj wszystko, co możesz zro-

bić lub o czym marzysz. Zuchwałość

mieści w sobie geniusz, siłę i czary. Nie

zwlekaj!"

Zastanów się, w jakich godzinach pra-

cuje się Tobie najbardziej produktywnie

– wczesnym rankiem, późnym wieczo-

rem…? Zadania najtrudniejsze wykonuj

wtedy, kiedy jesteś w najlepszej formie.

Zrób analizę Twojego rytmu pracy nie

tylko w odniesieniu do godzin, w których

pracuje Ci się najlepiej, ale zrób ją także

w odniesieniu do dnia tygodnia czy mie-

siąca, a nawet całego roku!

ANALIZA ABC, która zawiera techniki dotyczące ustalania zarówno hierarchii wartości jak i rankingu

zadań.

Zadania typu:

A – te, które muszą być zrobione (np. bliski deadline)

B – te, które powinny być zrobione

C – te, które mogą być zrobione, jeśli zadania typu A i B zostaną zrealizowane.

Zadania A powinny stanowić 5-15 % wszystkich zadań i generować 65 % efektów.

Zadania B to 20% wszystkich zadań, zaś generują one 20 % efektów.

Zadania C z kolei wpływają na efekty w 15% i stanowią 65% całości zadań.

ZASADA PARETO , która głosi, iż 20% wykonywanych zadań ma swoje odzwierciedlenie w 80%

efektów.

Czyli np.

20% Twoich Klientów – 80 % zysku

20% produktów Twojej i rmy – 80% zysku tej i rmy

20% ubrań w Twojej szai e – 80 % czasu, jaki w nich chodzisz

Zgodnie z tą zasadą należy skupiać się na tych zadaniach i działaniach, które przynoszą Tobie lub Twe-

mu zespołowi największe efekty!

Kiedy masz już ustalony cel, powinieneś nauczyć się odróżniać sprawy ważne od spraw pilnych.

torów, na odreagowanie, na świeże spoj-

rzenie, a tym samym podnisie na Twoją

wydajność i efektywność.

By efekty Twojego planowania były

jeszcze większe, skup się na wyeliminowa-

niu ze swojego grafiku tzw. pożeraczy

czasu/złodziei czasu. Wystrzegaj się zło-

dziei czasu, którymi są w dużej mierze

spotkania, posiedzenia zarządu, telefony,

komunikatory internetowe, niektóre pra-

cownicy, telewizja, rozrywki, z których nie

tylko nie masz pożytku, ale nawet nie

sprawiają Ci przyjemności. Złodziej czasu

to także nadmiar nieuporządkowanych

dokumentów i plików, dlatego unikaj

„chomikowania”. To także niejasno okre-

ślone cele, a wiadomo, iż „temu, kto nie

wie do jakiego portu zmierza, nie sprzy-

ja żaden wiatr”[Seneka]. To przecenianie

swoich sił oraz kompetencji, zbyt wiele

nowych spraw, którym trzeba poświęcić

wiele czasu, zbyt mała ilość informacji,

która powoduje, że szukamy, szukamy…

a czas upływa nieubłaganie…

Wypisz swoich złodziei czasu i poszukaj

recept na uporanie się z nimi!

Dbając o efekty, rozróżniaj skuteczność

od efektywności. Choć są podobne, to róż-

nica tkwi – jak zazwyczaj – w szczegółach.

Planując, iż np. telemarker wykona 80

telefonów dziennie, bądź wyczulony na

niuanse między wspomnianą skuteczno-

ścią a efektywnością. O jego skuteczności

będzie świadczyć wykonanie tych 80 te-

lefonów, natomiast o jego efektywności

będzie świadczyć ilość trafnych kontak-

tów, które przybliżą go do celu, jaki zos-

tał mu postawiony przez swojego przeło-

żonego lub i rmę.

A ��

– �� -

��

By planowanie miało swoje odzwiercied-

lenie w efektach i jakości, należy pamiętać

o równowadze.

Jak powiada Stefan Zweig „Muzyka

składa się także z pauz”. Pamiętaj, by Two-

ja praca przeplatana była wypoczynkiem,

relaksem, przerwami, czasem nawet i ci-

szą. Pozwoli to na naładowanie akumula-

MATRYCA EISENHOWERA

PILNE

NIEPILNE

WAŻNE

Telefony

Sytuacje kryzysowe

Sprawy naglące

Zadania opatrzone datą realizacji

Zapobieganie, codzienna aktywność

Budowanie związku

Szukanie nowych możliwości

Planowanie, rekreacja

Codzienność, zapracowanie

Pewna korespondencja

Pewne telefony

Pożeracze czasu

Przyjemności

NIEWAŻNE

III

Niektóre telefony

Pewne korespondencje, raporty

Niektóre spotkania

Najbliższe sprawy naglące

A��

��

– ��

Pewnie niejednokrotnie zastanawiałeś/aś

BUSINESS COACHING 1/2009

PLANOWANIE

ZAPLANUJ

A ZYSKASZ WIĘCEJ CZASU

Ilona Pawełczyk, Aleksandra Ziąber

W dzisiejszym świecie biznesu menedżerowie zaliczają się

do grona osób narażonych na pracę pod presją czasu. Wiąże

się to nie tylko z dużą ilością obowiązków, jakie wypełniają,

ale także z odpowiedzialnością za ich wykonywanie. Jak to

wszystko pogodzić, a do tego zachować równowagę między

życiem zawodowym a osobistym, pozostając efektywnym?

O��

��

– ��

Kiedyś jedna z nas przeczytała, iż „nie

mamy czasu dla siebie, a już na pewno

dla innych” . Co ma zatem zrobić mene-

dżer, by obowiązki były wykonywane

w sposób przynoszący wymierne i oczeki-

wane efekty, a jednoczenie by w natłoku

pędzących spraw znaleźć czas także dla

siebie. Na odpoczynek, na zregenerowa-

nie psychofizyczne, na własny rozwój,

realizację marzeń etc.? Planować?

Tak, planować i jeszcze raz planować.

Ale planować z głową. gdyż żadna ze skraj-

ności nie jest dobrym rozwiązaniem: ani

przesadne planowanie co do minuty ani

zupełny jego brak.

Za przykład skrajności w planowaniu

może posłużyć poniższy fragment [Pa-

palagi].

„Widziałem człowieka, któremu pękała

głowa, który wytrzeszczał oczy i poruszał

ustami niczym umierająca ryba, który zie-

leniał i czerwieniał, wymachiwał rękoma

i nogami, ponieważ jego służący przyszedł

o mgnienie oka później niż obiecał. To mg-

nienie oka było dla niego wielką, nie dają-

cą się odpokutować stratą. Służący musiał

opuścić domostwo, Papalagi przegonił go

wymyślając:

„Ukradłeś mi dość czasu. Człowiek, który

nie szanuje czasu, nie jest go wart.”

Tylko jeden raz spotkałem człowieka,

który miał dużo czasu, który nigdy nań nie

narzekał, był jednak biedny, brudny i za-

niedbany. Ludzie obchodzili go szerokim

łukiem i nikt go nie poważał. Nie rozumia-

łem takiego postępowania, ponieważ chód

tego człowieka był nieśpieszny, a oczy uś-

miechały się spokojnie i przyjaźnie. Gdy go

zagadnąłem, wykrzywił twarz i powiedział

smutno: „Nigdy nie wiedziałem, jak korzystać

z czasu, dlatego jestem biednym, pogardza-

nym głupcem”…

By efektywnie planować należy pa-

miętać, że samo zaplanowanie, idealnie

napisany plan czy wypełniony po brzegi

kalendarz nie gwarantuje sukcesu! Ten

plan i działania z nim związane musisz

jeszcze wcielić w życie, zacząć działać!

A wszystko po to, by cel został osiągnięty!

„Zanim zorganizujesz innych, zorga-

nizuj się sam!” [Eric Webster]

W pracy menedżera zorganizowanie

samego siebie przekłada się również na

organizowanie pracy podległym pracow-

nikom. Myślisz sobie: przecież wiem, na

co poświęcam swój czas, gdyż on jest naj-

bardziej cenny. Przeanalizuj, na co poświę-

casz ten czas (zapraszamy do Planu dzia-

łania: narzędzie alokacji czasu) i zobacz,

w którym miejscu podział Twoich zdań

wymagałby poprawek/udoskonaleń.

Pamiętaj, że o Twoim statusie jako

menedżera nie decyduje ilość spotkań

i chroniczny brak czasu, a efekty!

Z�� – ��

��

Wiedza, iż planowanie jest niezbędnym

elementem uskutecznienia działań oraz

ogrom korzyści wypływających z tego,

pozwala skupić się na aspekcie planowa-

nia i wszystkim, co się wiąże z takim pla-

BUSINESS COACHING 1/2009

>>>

ZAPLANUJ A ZYSKASZ WIĘCEJ CZASU

nowaniem, aby Twoje zadania były wyko-

nywane zarówno terminowo, jak i z wyso-

ką jakością.

Najpierw należy skupić się na celu bądź

celach, jakie chcemy osiągnąć. Warto,

byś zaplanował sobie zarówno cele krótko-

terminowe, jak i te długofalowe, prywatne

i te zawodowe.

Wyznaczając cele, należy pamiętać, by

wyznaczać je w taki sposób, aby były jasne

i znaczące. W przeciwnym razie ich osią-

gnięcie nie stanowi wartości ani dla Ciebie

ani dla Twojego podopiecznego. Ustalenie

celu można przedstawić, wykorzystując do

tego, najpopularniejszy model SMART (od

pierwszych liter angielskich wyrazów).

SMART oznacza, że cele muszą być:

innych). Osiągalność celów mówi o tym, iż

powinny być one wysokie, ale jednocze-

śnie realistyczne. Cele powinny być traf-

ne, czyli zgodne z potrzebami człowieka

i i rmy, w której pracuje. Powinny zostać

również osadzone w czasie, czyli należy

ustalać termin realizacji celów.

ich zadań, co w konsekwencji może wiązać

się z sytuacjami kryzysowymi.

Ćwiartka czwarta zaś to wykonywanie

zadań nieważnych i niepilnych. Tutaj wła-

śnie mieszczą się wszelkie czynności, któ-

re powodują marnotrawstwienie czasu.

W konsekwencji może to doprowadzić do

Notuj, co zrobiłeś i ile to trwało,

a zobaczysz, ile zyskasz czasu!

Wyznacz swoje cele, korzystając z na-

rzędzia w załączonym Planie Działania.

Wyznaczanie celów wiąże się z nada-

waniem im priorytetów. Tutaj pomocne

mogą okazać się trzy zasady z planowania.

Jeśli większość Twoich zadań to pole

z ćwiartki pierwszej, to w konsekwencji

możesz być narażony na stres, wypalenie

zawodowe, ciągłą gonitwę oraz „gasze-

nie pożarów”. Skupiając się w większości

na ćwiartce drugiej rezultatami może być

równowaga, dyscyplina, perspektywa i wi-

zja pewnych działań, choć mogą pojawić

się także drobne kryzysy.

Pozostając dłużej w ćwiartce trzeciej

możesz przybierać charakter kameleona,

patrząc krótkowzrocznie na swoje plany

i działania, gdyż w końcu prawie wszystko

jest staje się pilne. Jednocześnie możesz

stracić kontrolę nad wykonywaniem swo-

całkowitej utraty odpowiedzialności, któ-

ra jest ważna na Twoim stanowisku, a na-

wet do zwolnienia z pracy.

P��

��…

W której ćwiartce najwięcej spędzasz cza-

su każdego dnia…? Jakie konsekwencje

możesz ponieść, odnosząc podane powy-

żej przykładowe zadania do swojego śro-

dowiska i charakteru pracy…?

Odkładanie spraw „na później”, prze-

kładanie z dnia na dzień rodzi w nas nie-

chęć do tych zadań, a tym samym frustrację

i zdenerwowanie. Co gorsza – przekłada-

jąc zadania, odkładasz także efekty. Dla-

tego większe zadania dziel na mniejsze –

unikniesz wtedy niepotrzebnego stresu.

Oddzielaj zadania twórcze od tych

administracyjnych – każdy rodzaj wy-

• S – Stretching (rozwijające)

• M – Measurable (wymierne)

• A – Achievable (osiągalne)

• R – Relevant (trafne)

• T – Time-scaled (umiejscowione

w czasie).

Cele, jakie wyznaczasz, powinny być roz-

wijające, tzn. nakierowane na osiągnięcie

takiego poziomu, który przewyższy stan

obecny. Wymierne – należy ustalić spo-

soby pomiaru ich realizacji (jeśli nie da się

w sposób ilościowy, to można wykorzy-

stać do tego celu informacje zwrotne od

5 GŁÓWNYCH MYŚLI

1 . „Jeżeli nie wiesz, do jakiego portu płyniesz, żaden wiatr nie będzie właściwy” Seneka Młodszy

– metody wyznaczania celów oraz priorytetów.

2 . Odróżnianie rzeczy ważnych od pilnych w celu lepszej organizacji siebie

i swojego zespołu.

3 . Gotowe wskazówki, by efektywnie zaplanować pracę zespołu.

4 . „Zrób więcej w tym samym czasie” – 7 skutecznych i sprawdzonych metod

działania.

5 . Dobre praktyki jednego z menedżerów – skorzystaj ze sprawdzonych i prostych metod.

BUSINESS COACHING 1/2009

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: