ROZWÓJ KADRY MENEDŻERSKIEJ oceny.doc

SYSTEM OCEN OPARTY NA KOMPETENCJACH

Organizacje na pewnym etapie odczuwają potrzebę wprowadzenia formalnego systemu oceny obowiązującego wszystkich pracowników.

Istnieje szereg systemów ocen, które są skuteczne i efektywne w zależności od charakteru firmy i etapu rozwoju na jakim się znajduje.

Są systemy oparte na mierzalnych wynikach osiąganych przez pracownika np. w dziale sprzedaży: uzyskana marża, ilość nowych klientów, itp. Takie systemy koncentrują się na efektach pracy i zazwyczaj szybko funkcjonują w firmie.

Trudność powstaje, kiedy to już nie wystarcza. Kiedy poszukuje się narzędzia skutecznie mierzącego realizację wszystkich celów strategicznych firmy.

Można stworzyć system oceny, który pozwoli badać wymagane przez firmę umiejętności. Aby to zrobić musimy mieć narzędzie pozwalające uzyskać informację na temat elementów jakościowych pracy. Np. jak ocenić u menedżera umiejętność zarządzania zespołem, lub przedsiębiorczość; czy u pracownika działu sprzedaży postępowanie etyczne lub orientację na klienta. W takim przypadku nie sposób zmierzyć poziomu danej cechy lub umiejętności i ująć jej w formie liczbowej. Na ocenę takich jakościowych kryteriów pracy pozwala system oparty na kompetencjach ponieważ one najlepiej odzwierciedlają działanie pracowników oraz cele firmy. Jest to system odzwierciedlający potrzeby organizacji i ściśle skorelowany z wyznaczonymi celami strategicznymi dla firmy.

Kompetencje jest to zdolność ludzi do określonego działania, do realizacji postawionych zadań.
 
Kompetencje są wskaźnikiem, który najlepiej pozwala ocenić możliwość i zdolność ludzi do realizacji celów firmy, a pracownikom pozwala zrozumieć oczekiwania przedsiębiorstwa. Kompetencje są sformułowane jako konkretne kryteria zachowań i umiejętności: np. orientacja na klienta, umiejętność planowania i organizowania lub umiejętność tworzenia wizji rozwoju organizacji.

Po co firmie system ocen?

Po to by efektywnie i kompleksowo zarządzać ludźmi i procesami w organizacji.

System ocen oparty na kompetencjach jest doskonałym punktem wyjścia do stworzenia spójnego systemu zarządzania ludźmi. Przedsiębiorstwo definiując kluczowe Kompetencje dostaje do ręki bardzo użyteczne narzędzie. Raz wykonana praca stanowi podstawę innych działań we wszystkich obszarach HR w firmie. Począwszy od zatrudniania pracownika, poprzez ocenę jego pracy i wynagradzanie, do planowania rozwoju i ścieżek kariery.

Cykl zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.

System ocen pozwala na to, że zatrudniając pracownika wybieramy go w oparciu o ocenę kluczowych kompetencji z punktu widzenia przyszłych zadań i obowiązków. Oceniamy kompetencje stanowiska oraz zdefiniowane dla całej firmy.

Podczas oceny okresowej oceniamy te same kompetencje, które ocenialiśmy podczas zatrudniania pracownika. Możemy zaobserwować rozwój pracownika, służy nam to jako informacja dotycząca szkoleń oraz projektowania ścieżki kariery w firmie. Programujemy szkolenia na podstawie informacji uzyskanych podczas oceny z naciskiem na obszary rozwoju jakie zostały podczas tej oceny określone.

Na podstawie oceny okresowej oprzeć możemy system wynagrodzeń. Wynagrodzenie jest ściśle skorelowane z oceną kompetencji, a co za tym idzie z realizacją celów i wartości firmy oraz osobistych osiągnięć pracownika na danym stanowisku. Realizacje celów i wartości firmy odzwierciedlają kompetencje firmowe, a pracę na danym stanowisku kompetencje stanowiska.

Podczas podejmowania decyzji o awansie, możemy oceniać, u danego pracownika, kompetencje innego stanowiska. System oceny zostaje taki sam, wykorzystujemy ocenę kompetencji dla firmy (ponieważ są one uniwersalne) i oceniamy jedynie kompetencje kluczowe na nowym stanowisku. Dla pracownika jest to bardzo jasne i przejrzyste, ponieważ system, oraz jego idea zostają niezmienione. Zmieniają się jedynie oceniane kompetencje.

Rzecz, o której warto pamiętać to fakt, iż każdy system ocen usztywnia organizację. Wprowadzając pewne ramy (to za co pracownik będzie oceniany) wprowadzamy jednocześnie granice.

System ocen pracowniczych - co to oznacza dla organizacji?

Oznacza to ZMIANĘ. Z wszystkimi jej konsekwencjami pozytywnymi i trudnościami, które występują podczas procesu wprowadzania zmiany.

Wdrożenie nowego systemu ocen pracowniczych pociąga za sobą przygotowania i głębokie zmiany w organizacji. Przed przystąpieniem do działania firma musi odpowiedzieć sobie na szereg pytań, na przykład:

Kiedy warto wdrożyć system?

System warto wprowadzać wtedy kiedy jesteśmy absolutnie przekonani co do słuszności takiego posunięcia. Zarówno pod względem wyników analizy potrzeb organizacji i etapu jej rozwoju jak również świadomości jaki nakład pracy nas czeka. Nakład pracy włożony we wdrożenie systemu musi być współmierny do korzyści jakie firma będzie miała z wprowadzenia i funkcjonowania systemu.

Raczej nie warto wdrażać systemu w sytuacji kiedy organizacja przeżywa inną zmianę (np. restrukturyzację, wdrażanie kompleksowego systemu informatycznego, itp.). Uniemożliwi to efektywną pracę nad nim.

Jeżeli wdrażać system to tylko kompleksowo. Praca bez zaangażowania potrzebnych zasobów, połowiczna, bez przekonania nie daje efektów. W rezultacie powstaje twór, który nie spełnia oczekiwań, nie stanowi kroku w kierunku poprawienia efektywności organizacji i lepszego wykorzystania jej potencjału. Korzyści są żadne a zasoby poświęcone na realizację projektu (czas, pieniądze) zostają zmarnowane.

Etapy procesu

Można założyć, iż zaprojektowanie i wdrożenie systemu ocen pracowniczych w firmie będzie projektem trwającym minimum około jednego roku do dwóch lat.

Należy wziąć pod uwagę dodatkowy wysiłek jaki osoby objęte systemem będą musiały włożyć na etapie jego przygotowań i wdrażania. Oznacza to potrzebę poświęcenia dodatkowej ilości czasu, który w innym przypadku byłby wykorzystany na wykonywanie swojej pracy.

Proces wdrażania takiego systemu zazwyczaj budzi sporo obaw i niechęci wśród kadry. Jest to rzecz nowa, zmiana, której naturalnie ludzie się obawiają. Tym ważniejsze jest rzetelne przygotowanie i umiejętnie przeprowadzenie całego procesu. Poniżej przedstawiony jest schemat działań z jakich składa się praca nad systemem.

Poszczególne etapy procesu

Analiza organizacji

Należy dokonać analizy firmy i określić jakie rozwiązanie jest najskuteczniejsze i czy jest to wprowadzenie systemu oceny czy może coś innego. Na tym etapie firma powinna przejść, wspomniany wcześniej, ciąg rozumowania:

Na podstawie przeprowadzonej analizy przygotowuje się konkretną propozycję dotyczącą kierunków działań. W zależności od wniosków podejmuje się pracę nad systemem opartym na kompetencjach lub inne działania, efektywniejsze na tym etapie dla organizacji. Następuje decyzja co do dalszych kroków, zostaje przygotowany harmonogram prac oraz ramy czasowe.

Określenie celu i oczekiwanych rezultatów wdrożenia systemu ocen

Na tym etapie powstają założenia systemu oceny. Określa się dokładnie po co to robimy i jakie efekty powinna firma zauważyć po jego wprowadzeniu i funkcjonowaniu.

Zdefiniowanie kluczowych kompetencji dla organizacji

Ten etap prac obejmuje już przygotowywanie systemu. Wymagane on zaangażowanie i poświęcenie dodatkowej ilości czasu ze strony menedżerów i pracowników zapraszanych do dyskusji, której celem jest wybór konkretnych kompetencji.

Najlepiej przygotowuje do tego wcześniejsze zebranie informacji od pracowników na podstawie opracowanych ankiet. Wyniki ankiet stanowią punkt wyjściowy podczas wspólnej pracy Zarządu i przedstawicieli menedżerów nad wyborem kompetencji kluczowych dla firmy. Procedura wyboru kompetencji polega na dochodzeniu do wspólnego zdania i na przekonywaniu się. Nad całością czuwa konsultant lub osoba odpowiedzialna za projekt ze strony firmy.

W skrócie, prace na tym etapie będą miały na celu:

§       opracowanie paneli dyskusyjnych,

§       wybór kompetencji na panelach dyskusyjnych dla całej organizacji,

§       zebranie i uporządkowanie wybranych kompetencji.

Zdefiniowanie kluczowych kompetencji dla stanowisk menedżerskich

Praca na tym etapie polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu paneli dyskusyjnych, na których wybierane są kompetencje dla stanowisk menedżerskich w firmie i dla grup stanowisk (np. specjalistów w dziale handlowym, finansowym). W panelach tych uczestniczą menedżerowie i pracownicy na samodzielnych stanowiskach.

Opracowanie procedury oceny

Wszystkie wybrane kompetencje zostają uporządkowane. Powstają odpowiednie formularze ocen dla poszczególnych grup stanowisk, skala ocen i procedury ocen.

Opracowanie szkoleń dla osób objętych systemem

Powstanie harmonogram czasowy szkoleń. Szkolenia powinny obejmować wszystkie osoby objęte systemem. Ich celem jest przedstawienie systemu, nauka jak proces oceny powinien przebiegać, jak oceniać i jak przygotować się do bycia ocenianym. Przewiduje się szkolenia grupowe dla pracowników oraz coaching indywidualny dla menedżerów i Zarządu.

Zakres szkolenia dla poszczególnych menedżerów będzie dobrany najtrafniej, gdy będzie poprzedzony oceną potencjału. Pozwoli to na dokładne określenie obszarów, w których kierownik potrzebuje wsparcia. Unikniemy uczenia go czegoś co potrafi i wykorzystuje w pracy.

Wdrożenie oceny okresowej

Etap ten obejmuje:

§       przeprowadzenie spotkań informacyjnych dla pracowników,

§       przeprowadzenie szkoleń dla Zarządu, menedżerów i pracowników,

§       przeprowadzenie oceny próbnej i udzielanie na bieżąco pomocy i informacji zwrotnej,

§       wprowadzenie ewentualnych zmian i poprawek,

§       monitorowanie przeprowadzania pierwszych ocen okresowych, wspieranie całego procesu.

Monitorowanie procesu

Bardzo ważne jest ciągłe wsparcie menedżerów w początkowym okresie funkcjonowania systemu w firmie. Wsparcie dla organizacji jest również istotne w dalszych latach funkcjonowania systemu. Menedżerowie powinni mieć możliwość prowadzenia konsultacji jeżeli będą mieli jakiekolwiek wątpliwości .Dodatkowo firma powinna podtrzymywać wysoką jakość oceny poprzez ciągłe szkolenia i informacje dla pracowników.

Informacje zawarte na naszej stronie internetowej są własnością firmy Solution,
która posiada wszelkie prawa autorskie do nich.
Publikacje częściowe lub całościowe bez naszej zgody są zabronione.
Jezeli chcą Państwo skorzystać z tych informacji
prosimy o kontakt telefoniczny: 058 6229080.